De afdeling Product en Portfolio (P&P) speelt een cruciale rol in het sturen en realiseren van de informatievoorziening (I-dienstverlening) van de Dienst Toeslagen. Onze focus ligt op het strategisch plannen en beheren van alle veranderinitiatieven binnen de organisatie en het leveren van waardevolle en haalbare oplossingen die aansluiten bij de behoeften van de uitvoering. De afdeling P&P houdt zich voornamelijk bezig met: portfoliomanagement, productmanagement, contract- en servicemanagement en programmamanagement.
De opdracht:Hoofddoel: het op orde brengen van de administratieve organisatie (AO), gericht op procesinrichting, eigenaarschap en borging.
Hiervoor zijn een aantal subdoelen te benoemen:
•Inzicht in alle processen van Dienst Toeslagen
•Benoemen van proceseigenaren
•Vaststellen welke gegevens minimaal worden beschreven
•Beschrijven van onderkende processen
•Beheerproces AO onderkennen, eigenaar benoemen, beschrijven en implementeren
•Per onderkend proces de eventuele relatie met het verwerkingenlandschap vastleggenHet hoofddoel is het optimaliseren van de administratieve organisatie (AO) door de processen, verantwoordelijkheden en borging te verbeteren. Dit houdt in dat de manier waarop administratieve taken worden uitgevoerd, gestructureerd, vastgelegd en geborgd, wordt verbeterd, zodat de processen efficiënter, betrouwbaarder en duurzamer worden.
Uitleg:Het op orde brengen van de administratieve organisatie (AO) is een cruciaal aspect van het goed functioneren van een organisatie. Het zorgt voor:•Duidelijkheid: processen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vastgelegd, waardoor iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en wie waarvoor verantwoordelijk is.•Efficiëntie: door processen te optimaliseren en te stroomlijnen, wordt de administratieve last verminderd en worden taken efficiënter uitgevoerd.•Betrouwbaarheid: een goed ingerichte AO vermindert de kans op fouten, fraude en andere misstanden en zorgt voor betrouwbare informatievoorziening.•Borging: het vastleggen van procedures en het implementeren van controles zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken nageleefd worden en de kwaliteit van de administratie geborgd is.•Controle: een AO bevat maatregelen voor interne controle, zoals het vierogenprincipe, waardoor processen en gegevens gecontroleerd worden en risico’s geminimaliseerd.•Sturing: de AO biedt managers de informatie die zij nodig hebben om de organisatie effectief te sturen en beslissingen te nemen.Door het op orde brengen van de administratieve organisatie wordt de basis gelegd voor een efficiënte, betrouwbare en duurzame bedrijfsvoering. Dit omvat het vastleggen van processen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, evenals het implementeren van controles en het borgen van de kwaliteit van de administratie.
Vanuit deze rol stuur je een multidisciplinair team aan van 20 tot 25 fte. Je bent in staat om op tactisch en strategisch niveau te schakelen en governance vraagstukken rondom de verschillende processen en bijbehorende eigenaren te begeleiden. Je bent verantwoordelijk voor het opstarten en inrichten van dit project, evenals voor het bewaken van de voortgang. Daarnaast heb je vanaf het begin nadrukkelijk oog voor de lange termijn en de (strategische) borging van de projectresultaten in de organisatie. De resultaten dienen te leiden tot een langdurige stabiele basis voor de organisatie om door te kunnen ontwikkelen op verschillende vlakken (compliancy, innovatie en efficiëntie). Hiervoor dien je in staat te zijn om de langetermijn doelen en strategie van de Dienst Toeslagen te vertalen naar prioritering en uitvoering.