Standplaats: TILBURG
Duur: 08-09-2025 - 01-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 22-08-2025
Organisatie:
De divisie Facility Services levert facilitaire- en vastgoed diensten, advies, beleid en services aan
het College van Bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University. De
belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, het aanbieden van
sportvoorzieningen, inkoop & contractmanagement, evenementondersteuning,
managementondersteuning, post & documentmanagement en het regisseren van schoonmaak,
catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren,
werken en verblijven op de campus.
Binnen FS valt de opdracht onder de afdeling University Services & Schools Management
Support (US&S MS). US&S MS coördineert de managementondersteuning op de universiteit
door het leveren van ondersteuning op het gebied van opleiding, kennisdeling, uniformering en
HR-zaken. Dit doen we door het aanbieden van opleidingen en workshops, het organiseren van
bijeenkomsten voor kennisdeling en door te werken aan uniformering van processen en
procedures. Hiërarchisch maken al deze medewerkers deel uit van US&S MS, maar functioneel
worden ze aangestuurd door de leidinggevende voor wie ze werken.
Binnen onderhavige DAS-aanvraag zoeken we naar een Management/Office-assistent voor het secretariaat van Facility Services. In verband met de langere afwezigheid van de management assistente is FS op zeer korte termijn zoek naar tijdelijke vervanging.
Werkzaamheden
• Plannen, organiseren en voorbereiden van MT-bijeenkomsten, notuleren en agendabeheer;
• Plannen, organiseren van beleidsgesprekken met de portefeuillehouder, agendabeheer van besluitvormingstrajecten binnen FS en FS gerelateerde onderwerpen binnen Tilburg University;
• Overige algemene secretariële werkzaamheden zoals telefoonbeantwoording, beheer van mail, archiveren, bestellen kantoorartikelen, catering, etc.;
• Zorgdragen voor de juiste logistiek afhandeling van beleidsstukken;
• Organiseren van allerlei activiteiten van de afdeling en bijdragen aan activiteiten voor personeelswelzijn;
• Beantwoorden van allerhande vragen en verzoeken van medewerkers;
• Regelen van reis en verblijf voor dienstreizen;
• Het controleren, verwerken en betaalbaar stellen van facturen.
Competenties
Hierbij is het van belang dat de kandidaat beschikt over de volgende competenties:
• Accuratesse
• Organisatiesensitiviteit
• Integriteit
• Hospitality
Functie-eisen:
Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring
Kandidaat is uiterlijk 8 september 2025 beschikbaar
Kandidaat is minimaal 32 uur per week beschikbaar
Kandidaat is minimaal 3 dagen per week op de campus van Tilburg University aanwezig (altijd
ma en di)
Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met MS365
Kandidaat is servicegericht, accuraat en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke
uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels.