Standplaats: LEIDEN
Duur: 25-08-2025 - 25-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 22-07-2025
Aanleiding
De hoogheemraden van Rijnland en Schieland en Krimpenerwaard maken sinds enige tijd actief gebruik van Microsoft 365 (M365) met SharePoint en Teams als kernapplicaties voor samenwerking en documentopslag. Hoewel Corsa nu het centrale DMS/RMA is, worden in de praktijk steeds meer documenten in SharePoint en Teams opgeslagen, al dan niet ontstaan vanuit samenwerkingsverbanden. Het is daarom nodig om M365 nu en doordacht verder in te richten, met duidelijke kaders voor informatiebeheer, beveiliging en gebruikersadoptie. Met als doel om
a) terugvindbaarheid van documenten te vergroten,
b) efficiënter documentbeheer te kunnen voeren,
c) informatie beter te kunnen beveiligen, en
d) wettelijke verplichtingen zoals de Archiefwet, Woo en AVG te kunnen naleven.
Om dit te kunnen realiseren is tijdelijk extra personele capaciteit nodig om het huidige team dat voor deze opdracht aan de laat staat te versterken.
Doel van de opdracht
Het verkennen en realiseren van een toekomstbestendige, compliant en gebruikersgerichte inrichting van de bestaande Microsoft 365 (Sharepoint/Teams) als Document Management Systeem (DMS), compliant aan wet- en regelgeving en geldende standaarden en normen. De focus ligt op een DMS inrichting maar bij voorkeur (afhankelijk van kennis en ervaring medewerker) ook integratie van Microsoft Purview voor informatiebeveiliging (DLP).
De medewerker is verantwoordelijk voor het adviseren, plannen, ontwerpen, bouwen, configureren en integreren van de Microsoft 365-omgeving. Hij of zij vertaalt functionele vragen naar concrete technische oplossingen en bedenkt manieren om bedrijfsprocessen en procedures te stroomlijnen. Daarbij wordt optimaal gebruikgemaakt van de kennis en ervaring binnen de eigen organisatie en het netwerk van de medewerker, waardoor oplossingen niet alleen technisch solide zijn, maar ook aansluiten bij bewezen praktijkinzichten.
Taken en verantwoordelijkheden
• Functioneel ontwerp en inrichting
• Meedenken en adviseren over het ontwerpen van document- en recordbeheerprocessen (opslag, versiebeheer, toegang, retentie).
• In gezamenlijkheid met de Rijnland medewerkers inrichten van een metadata- en classificatiestructuur conform MDTO en NEN-ISO 16175.
• Inrichten van SharePoint-documentbibliotheken, inhoudstypen (zoals Document Sets), kolommen en Team/Site templates.
• Configureren van recordbeheerfunctionaliteiten en bewaartermijnen, afgestemd op Corsa-koppeling of Purview.
• Technische implementatie
• Selecteren en configureren van M365-componenten zoals SharePoint (Premium) en Microsoft Purview. Implementeren van workflows en automatiseringsregels (bijv. met Power Automate).
• Inrichten van provisioning voor Teams/SharePoint op basis van templates.
• Optimaliseren van zoekfunctionaliteit, mogelijk met integratie met Copilot en Graph Connectors.
• Mogelijk ook: inrichten van vertrouwelijkheidslabels en DLP-beleid in Purview.
• Beveiliging en compliance
• Inrichten van auditlogs, activity monitoring, waarschuwingen en rapportages via Purview.
• Borgen van compliance met Archiefwet, Woo, AVG en normen/standaarden zoals BIO, MDTO en DUTO.
• Adviseren over inzet van scenario's voor M365 en Corsa als DMS/RMA.
• Opstellen en toepassen van inrichting voor koppeling Teams/SharePoint ?" Corsa (BCT connector).
• Onderzoeken en testen van integraties met documentsjablonengenerator, digitale handtekening en e-mailarchivering (zoals Xential en Validsign).
• Adoptie en training
• Mede ontwikkelen van communicatie- en adoptieaanpak voor pilotgebruikers.
• Trainen van key-users en begeleiden van gebruikers tijdens de pilot.
• Monitoren van gebruik, verzamelen van feedback en bijsturen waar nodig.
Gewenste expertise en profiel
• Heeft ruime ervaring met Microsoft 365-implementaties in complexe (semi-)publieke omgevingen.
• Is vertrouwd met het inrichten van SharePoint als DMS én RMA, inclusief koppelingen met archiefsystemen zoals Corsa.
• Heeft diepgaande kennis van Microsoft Purview, inclusief retentiebeleid, vertrouwelijkheidslabels en bij voorkeur ook DLP.
• Combineert technische expertise met een pragmatische, planmatige en resultaatgerichte aanpak.
• Denkt mee vanuit het grotere geheel en weet vanuit kennis en ervaring te adviseren in oplossingsrichtingen.
Verwachte inzet
De start van de werkzaamheden is zo spoedig mogelijk. De duur van de opdracht is maximaal 8 maanden. Verlenging van de opdracht na de einddatum behoort tot de mogelijkheden.
Functie-eisen:
De persoon die wij zoeken:
Heeft ruime ervaring met Microsoft 365-implementaties in complexe (semi-)publieke omgevingen.
Is vertrouwd met het inrichten van SharePoint als DMS én RMA, inclusief koppelingen met archiefsystemen zoals Corsa.
Heeft diepgaande kennis van Microsoft Purview, inclusief retentiebeleid, vertrouwelijkheidslabels en bij voorkeur ook DLP.
Combineert technische expertise met een pragmatische, planmatige en resultaatgerichte aanpak.
Denkt mee vanuit het grotere geheel en weet vanuit kennis en ervaring te adviseren in oplossingsrichtingen.Letop! Kandidaat dient beschikbaar te zijn op 1 augustus voor een intakegesprek.