Standplaats: EINDHOVEN
Duur: zsm - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 04-07-2025
Voor de gemeente Eindhoven zijn we op zoek naar een Medewerker Onboarding & Recruitment.
Taken Coördinatie en operationele organisatie Onboardingprogramma
16 uur per week
• Coördineren en boeken van ruimtes en catering.
• Organiseren van sprekers en interne contacten inclusief bevestigingen en briefings.
• Draaien van rapportages, opstellen en bijhouden van deelnemerslijsten en wijzigingen hierin.
• Voorbereiden en samenstellen van welkomstpakketten, inclusief contact met leveranciers voor bestellingen en facturatie.
Communicatie
• Opstellen en verzenden van uitnodigingen, welkomstmails en de opvolging hiervan.
• Contact en afstemming met de fotograaf. Bevestigen en agenderen van sprekers.
• Overleg voeren over aanpassingen en deze communiceren met en aan belanghebbenden.
• Beheer en verwerking van aanpassingen in de presentatie van de dag.
• Beheer van de mailbox waar alle in- en externe vragen binnenkomen.
• Beheer en verwerken van aanpassingen in de digitale leerlijn.
Uitvoering
• Aanwezigheid op locatie en tijdstippen van de onboarding en faciliteren van activiteiten.
Evaluatie
• Verzamelen van feedback en rapporteren van resultaten.
Taken Recruitment Ondersteuning
4 uur per week
• Administratieve Taken: Bijhouden van de 'Werk' mailbox en vragen doorgeleiden naar de betreffende recruiter.
• Vacaturebeheer:
• Vacature input leveren aan afd. communicatie ten behoeve van publicatie- en beheer van deze publicaties op LinkedIn.
• Meehelpen bij pré-selectie van cv's bij (bepaalde) vacatures.
• Kandidaten afwijzen en Tags toekennen in ATS aan de kandidaten database in Ubeeo.
• Procesondersteuning:
• Documenten (selectieformulier, gespreksleidraad) opstellen en doorsturen naar de vacaturehouder.
• Ondersteunen bij het bijwerken van processtappen tijdens de W&S procedures.
• Backoffice-taken: Als 'superuser' gebruikersvragen over Ubeeo beantwoorden.
• Overige Ondersteuning:
• Ondersteunen bij (social- en wervings) campagnes, zoals Meet & Greet (faciliteiten en sprekers).
• Ondersteuning bij reguliere introductiedagen (faciliteiten en sprekers).
Vacaturetekst Medewerker onboarding en recruitment
De afdeling
Je komt te werken binnen de sector Personeel & Organisatie (P&O), waar je deel uitmaakt van een betrokken team van ruim 100 collega's. Samen zorgen jullie voor een optimale ondersteuning van de organisatie en de medewerkers, waarbij jij specifiek verantwoordelijk bent voor ondersteuning bij de onboarding van nieuwe collega's. Deze functie is per direct beschikbaar en loopt in ieder geval tot eind 2025.
Jouw rol
Wil jij een cruciale rol spelen in het verwelkomen van nieuwe medewerkers en ervoor zorgen dat zij een inspirerende en efficiënte start maken? Als medewerker onboarding & recruitment ben jij vooral de centrale coördinator in het organiseren en uitvoeren van ons onboardingsprogramma. Met jouw inzet leg je de basis voor een positieve medewerkerservaring en een succesvolle integratie binnen onze organisatie. Daarnaast ondersteun je het team recruitment, in de beschikbare uren, daar waar mogelijk en nodig.
Wat ga je doen?
Als medewerker onboarding & recruitment ben je verantwoordelijk voor het plannen, coördineren, organiseren en uitvoeren van het onboardingsprogramma. Dit programma is ontwikkeld voor de instroom van nieuwe collega's binnen de hele gemeente. Je bent het aanspreekpunt voor alle interne en externe betrokkenen en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Van het boeken van locaties en catering tot het coördineren van sprekers en versturen van de uitnodigingen: jij zorgt dat alles soepel verloopt.
Dit breng je mee
Om succesvol te zijn in deze rol, beschik je over:
•
• Goede plannings- en organisatievaardigheden en digitaal uitstekend onderlegd. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in administratieve ondersteuning binnen projecten of programma's. kunt complexe programma's met meerdere activiteiten en betrokkenen coördineren en structureren.
• Sterk stakeholdermanagement: Je weet effectief samen te werken met diverse interne en externe partijen, zoals HR, directieleden, sprekers en leveranciers.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden: Je communiceert helder en professioneel in de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling, met verschillende doelgroepen.
• Flexibiliteit en oplossingsgerichtheid: Je denkt in mogelijkheden en kunt snel schakelen bij onverwachte situaties.
Waar kom jij voor staan?
Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis. Bij ons krijg je ruimte om impact te hebben op de gemeente Eindhoven en de stad. Een informele werksfeer en oog voor een goede werk- en privébalans.
Aanvullende informatie (1):
•
• CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format. Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus zsm een geschikte kandidaat aan.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 8
- midden van de Gemeenten cao.
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
Aanvullende informatie (2):
•
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u deze opvragen bij inhuur@eindhoven.nl.
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.