Gemeente Venlo - Record Manager
Team Archief- en Informatiebeheer draagt zorg voor onze analoge en digitale archieven. Door technologische en vakinhoudelijke ontwikkelingen staat het archief voor een aantal grote uitdagingen. Met het inrichten van de digitale dossiervorming en archivering staan we voor tal van uitdagingen en nog onontgonnen gebied. Voor de tijdelijke aanvulling van de huidige recordmanagers zijn we op zoek naar een recordmanager.
De functie Record manager:
De functie is gericht op het doelmatig en efficiënt beheren van digitale documenten (records). De recordmanager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, invoeren en beheren van tactisch beleid. Je volgt de ontwikkelingen in het vakgebied daarom op de voet en bent in staat om deze te vertalen naar eisen ten aanzien van het zaaksysteem en vakapplicaties. Op operationeel niveau begeleid je in processen de digitale vernietiging, vervanging en overbrenging naar een e-depot. Ook zorg je er op een creatieve manier voor dat medewerkers worden ondersteund en gestimuleerd om hun dossier op de juiste manier te vormen.
Als recordmanager vervul je een spilfunctie en kom je in contact met de hele organisatie, alle werkprocessen en bijbehorende systemen. Daarbij adviseer en ondersteun je proceseigenaren zodat een goede dossiervorming is geborgd in hun werkproces.
Door er voor te zorgen dat het informatiebeheer in processen en systemen aan de voorkant (tijdens het ontwerp) wordt ingericht , zorgt de recordmanager ervoor dat de digitale archivering correct verloopt. Dit principe noemen we archive by design.
Om archive by design toe te kunnen passen, beschikt de recordmanager over een bedrijfsregister waarin alle benodigde informatie wordt vastgelegd. De zaaktypecatalogus maakt onderdeel uit van dit register en het beheer daarop valt onder de verantwoordelijkheid van de recordmanager. In de zaaktypecatalogus wordt o.a. Voor ieder zaaktype vastgelegd uit welke documenten het dossier bestaat, welke bewaartermijnen wettelijk bepaald zijn en welke applicaties binnen de organisatie worden gebruikt.
Nadat een werkproces is afgerond, landt het dossier in het e-depot (het ‘digitale archief’) als het langdurig of blijvend moet worden bewaard. De recordmanager werkt daarom nauw samen met de e-depotspecialist om er samen voor te zorgen dat digitale dossiers aan de juiste eisen voldoen om voor lange termijn digitaal beschikbaar, leesbaar, authentiek en integer te blijven.
Taken van de Record manager:
Adviseren en ondersteunen van proceseigenaren bij het inrichten van werkprocessen, op aspecten rondom dossiervorming en archivering, zodat wordt voldaan aan de Archiefwet;
(mede-)opstellen van beleid en kaders m.b.t. Archivering en de uitvoering daarvan monitoren;
Bepalen hoelang records moeten worden bewaard;
Samenwerken met functioneel beheerders van informatiesystemen, zodat records binnen die systemen op de juiste manier en bij voorkeur geautomatiseerd, geregistreerd, gemetadateerd, opgeslagen en (tijdig) vernietigd worden;
Afstemmen met de e-depotspecialist over de vereisten waar records al gedurende het lopende werkproces aan moeten voldoen om ze uiteindelijk in het e-depot op te kunnen nemen;
Bewaken en toetsen van de goede, geordende en toegankelijke staat van records en hierover rapporteren naar de gemeentearchivaris;
Ontwikkelingen volgen op het gebied van informatie- en archiefbeheer door een netwerk te onderhouden met specialisten van gemeenten en andere overheidsorganisaties, en deze kennis omzetten in toepasbare invullingen binnen de eigen organisatie;
Intern aanspreekpunt vormen voor complexe vakinhoudelijke vragen, zichtbaar en benaderbaar zijn voor medewerkers en proceseigenaren;
Beheer uitvoeren op de zaaktypecatalogus en het inrichtingskader en toezien op een adequaat gebruik hiervan;
Bewustwording en kennis vergroten bij management en medewerkers op het gebied van recordmanagement en het monitoren van de naleving;
Als Record Manager:
beschik je over een HBO/HBO+werk-en denkniveau en bij voorkeur een opleiding in de richting van documentaire informatievoorziening (SOD-1 én SOD-2 of vergelijkbaar);
heb je bij voorkeur ervaring met genoemde werkzaamheden bij een overheidsinstelling;
heb je ervaring met zaakgericht werken en digitaal werken;
voel je je verantwoordelijk, heb je een klantgerichte werkwijze, beschik je over goede communicatieve vaardigheden en stel je hoge eisen aan de kwaliteit van je werk.