Medewerker Bestuurssecretariaat

fh. SRQ144210

Gemeente Leeuwarden

Algemene informatie
Het Shared Servicecentrum (SSC) is een organisatieonderdeel binnen de gemeente Leeuwarden en volop in ontwikkeling. Verschillende werkzaamheden van dezelfde werksoort zijn of worden bij elkaar geplaatst in het SSC, waardoor we een professionele en efficiënte organisatie worden.
Het SSC biedt volop mogelijkheden om naast het optimaliseren van gemeentelijke processen invulling te geven aan de positie die we als hoofdstad van Fryslân en centrumgemeente binnen Fryslân willen innemen.

Het dienstverleningspakket van het SSC bestaat uit taken die noodzakelijk zijn voor het primaire proces. Het gaat hierbij om uitvoerende taken, project- en adviestaken op het gebied van interne dienstverlening, bedrijfsvoering, personeel en organisatie, informatiemanagement, financiële dienstverlening, communicatie en bestuur ondersteuning, informatiebeheer, juridische zaken en inkoop.

De secretariële ondersteuning van enkele onderdelen van het SSC is ondergebracht bij de sector Facilitair Beheer en Documentaire Informatie (FBDI). Ook het bestuurssecretariaat valt onder het FBDI.

Functieomschrijving
Als medewerker van het bestuurssecretariaat lever je een bijdrage aan het effectief functioneren van het college van burgemeester en wethouders door het uitvoeren van secretariële en logistieke zaken.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt meerdere bestuurders op secretarieel gebied in de breedste zin van het woord;
• Je beheert de agenda's van meerdere bestuurders en plant zelfstandig afspraken in;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor klanten en burgers;
• Je ontvangt en verwijst klanten en burgers;
• Je draagt zorg voor de telefonische bereikbaarheid met zowel collega's als met klanten en burgers;
• Je hebt representatieve taken zoals het ontvangen en te woord staan van bezoekers en zorgt voor de verwerking van inkomende en uitgaande post en e-mail;
• Je bereidt actielijsten, stukken en documenten voor en ondersteunt bij de voorbereiding van de vergaderingen van de bestuurders.

Functie-eisen
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega die snel kan schakelen en waarbij integriteit, representativiteit en accuratesse vanzelfsprekend is.

Wie ben jij?

• Je bent een secretaresse die beschikt over een relevante MBO opleiding aangevuld met een ruime ervaring als bestuur secretaresse;
• Je hebt ruime kennis van en ervaring met het MS Office pakket (Outlook, Word, Excel etc.)
• Je bent flexibel in de omgang;
• Je werkt nauwkeurig en je kan snel schakelen;
• Je beschikt over goede communicatievaardigheden zowel in woord als geschrift;
• Je stelt hoge eisen aan zowel de kwantiteit als kwaliteit van je werk;
• Je bent een teamwerker, maar kan ook goed zelfstandig werken.
• Je beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je bent een secretaresse die beschikt over een relevante MBO opleiding aangevuld met een ruime ervaring als bestuur secretaresse;
  2. Je hebt ruime kennis van en ervaring met het MS Office pakket (Outlook, Word, Excel etc.)
  3. Je beschikt over goede communicatievaardigheden zowel in woord als geschrift;
  4. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  5. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.