Documentcontroller

Voor BAM Energie & Water zijn we op zoek naar een Documentcontroller die energie krijgt van het structureren en controleren van al onze documenten en informatie!

De komende jaren gaat er op Schiphol veel veranderen. De energietransitie is hier vol aan de gang met veel projecten gericht op elektrificatie, wat betekent dat het energienet op een duurzame manier flink uitgebreid moet worden. Kabels worden verzwaard, openbare verlichting moet duurzaam worden gemaakt, duizenden laadpalen worden geplaatst en er moet worden nagedacht over vraagstukken zoals de inzet van waterstof, de toekomst van het gasnet en het verduurzamen van de luchtvaart. Hierbij worden ook veel documenten geproduceerd. Dit alles moet in goede banen worden geleid. Jij kan daar een belangrijke rol in spelen!

Wat ga je doen?

Als Documentcontroller ben jij (mede) verantwoordelijk voor het waarborgen van de aanwezigheid, juistheid en registratie van al onze formele documenten. Je beheert, verzendt en archiveert revisies in ons document managementsysteem (DMS). Je werkt met documenten voor de onderhoudsfase (OPEX), projecten (CAPEX) en algemene documenten voor de organisatie. Met jouw kennis van SharePoint til je onze werkwijze naar een hoger niveau. Jij zorgt ervoor dat onze informatiesystemen altijd up-to-date zijn. Verder omvat jouw rol:

• Samenstellen van opleverdossiers: Je werkt nauw samen met het klantteam om opleverdossiers samen te stellen en controleert of deze actueel, betrouwbaar en compleet zijn.
• Bewaken van doorlooptijden: Je houdt zicht op doorlooptijden, reactie- en acceptatietermijnen en rapporteert deze aan de betrokken projectmedewerkers om de voortgang te bewaken.
• Indienen van documenten: Je dient documenten in bij onze klant via systemen zoals VISI, Catenda en SharePoint en informeert betrokkenen hierover.
• Metadata beheer: Je zorgt ervoor dat alle formele documenten en tekeningen in het document managementsysteem voorzien zijn van de vereiste metadata velden.
• Beheer van papieren documenten: Je zorgt ervoor dat alle papieren versies van formele documenten goed beheerd zijn.
• Up-to-date houden van het DMS: Je houdt het document managementsysteem up-to-date en zorgt ervoor dat alle partijen hierover geïnformeerd worden.
• Jaarlijkse documentenplanning: Je maakt een jaarlijkse planning voor alle terugkerende documenten die opgesteld moeten worden.
• SharePoint beheer: Je verzorgt de mappenstructuur in SharePoint en beheert alle standaard templates.
• Implementatie kennisniveau: Je zorgt ervoor dat het kennisniveau van het document managementsysteem op orde is bij (nieuwe) medewerkers die de systemen gebruiken.
• Operationele ondersteuning: Je biedt operationele ondersteuning in het gebruik van de systemen, inclusief het verlenen van de juiste autorisaties.
• Maandelijkse rapportages: Je verzamelt informatie voor diverse maandelijkse rapportages voor het management en de opdrachtgever en helpt mee met het opstellen.
• Afstemming met klant: Je stemt af met onze klant (Schiphol) hoe documenten onderling uitgewisseld worden en werkt hierbij samen met onze informatie-/IT-manager.

Jouw werkomgeving

Je komt terecht bij BAM Energie & Water op Schiphol. Dit is een dynamische omgeving waar veel gebeurt en geen dag hetzelfde is. BAM Energie & Water heeft een meerjarig contract op Schiphol voor het uitvoeren van projecten en beheer en onderhoud van de ondergrondse infrastructuur. Wij zijn verantwoordelijk voor de openbare verlichting, verkeersregelinstallaties, gas- en waterleidingen en het laag- en middenspanningsnet.
Het team procesbeheersing bestaat uit kwaliteitsmanagement, procesmanagement, risicomanagement, informatiemanagement en systems engineering. Als Documentcontroller kom je in dit team terecht. Jouw werkzaamheden voer je uit voor het projectenteam (CAPEX) en het onderhoudsteam (OPEX) van BAM Schiphol en je zal dan ook veel met hen in contact staan.

Wij bieden jou

Bij BAM Energie & Water geloven we in het investeren in onze medewerkers en het creëren van een positieve en inclusieve werkcultuur. In deze uitdagende en afwisselende baan kom je ter werken in een branche die volop in beweging is en hierin speel jij een belangrijke rol.
Verder bieden wij jou:

• Een salaris tussen de € 3.000,- en € 4.000,- bruto per vier weken, afhankelijk van jouw kennis en ervaring. Dit is op basis van een 40-urige werkweek en exclusief 8% vakantiegeld.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de cao Technisch Installatiebedrijf, zoals 38 vakantiedagen per kalenderjaar o.b.v. Een fulltime dienstverband.
• Een reiskostenvergoeding, laptop en iPhone om jouw werk uit te kunnen voeren.
• Een unieke kans om jezelf in de breedte te ontwikkelen, waarbij je via onze eigen 'BAM Learning' op de hoogte blijft van de nieuwste technieken en kennis. Daarnaast zijn andere cursussen en trainingen altijd bespreekbaar.
• Fijne extra's zoals gemiddeld 40 procent korting op jouw sport(school)abonnement en korting op o.a. Privéverzekeringen, HP-producten en Microsoft Office.

Hier herken jij jezelf in

Als Documentcontroller en gestructureerd en gedetailleerd werken jouw passie. Je kunt goed zelfstandig werken, je eigen werk organiseren en bent stressbestendig. Daarnaast ben je een teamspeler om zaken voor elkaar te krijgen. Je weet mensen te motiveren om volgens de structuur te werken die jij graag wilt. Je wordt blij van overzicht, orde en netheid en dat die je terug in je eigen werk, maar verwacht dat ook van anderen als het gaat om documenten. Je creëert je eigen overzicht en zorgt dat je altijd 'in control bent'. Iedere punt en komma zet jij op de goede plek. Daarnaast ben je communicatief sterk zodat je makkelijk met collega's en onze klanten in gesprek gaat.
Verder beschik je over het volgende:

• Je beschikt over mbo of hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring, waarbij je ervaring hebt opgedaan op het gebied van document management of een administratieve rol.
• Je bent digitaal goed onderlegd, je bent goed thuis in SharePoint en andere DMS-systemen.
• Je hebt een planmatige en resultaatgerichte aanpak waarmee jij het team kan enthousiasmeren.
• Je hebt ervaring en kennis van Ms Office (Word en Excel), waarbij je jouw weg weet te vinden in de opmaak van documenten.

#LI-VB1