Voor de gemeente Tilburg is JS Consultancy op zoek naar een Coördinator Evenementen. Dit betreft een functie voor 18-36 uur per week, per z.s.m. voor een periode van 6 maanden (met optie tot verlenging).
Het nieuwe Stadhuis is in trek als evenementenlocatie. Het gaat hierbij altijd om evenementen met een link naar de interne organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werkcongressen, rondleidingen, ceremoniële huwelijken in het Paleis, raadsvergaderingen en recepties. Ook werkt Tilburg steeds meer met en in verbinding met de stad, waardoor er zowel binnen als buiten de kantoren meer activiteiten plaatsvinden. Het Stadhuis, het Paleis-Raadhuis en ook de Stadswinkel spelen hierin een belangrijke rol. De afgelopen jaren hebben ze daarom hard gewerkt aan een visie op het werken in verbinding én de visie Gastvrij Tilburg. Als facilitaire duizendpoot komt jouw organisatietalent, communicatieve vaardigheden en kennis van facilitaire processen hierbij goed van pas.
* Je maakt evenementen mogelijk en vormt een nauw team met je collega coördinator evenementen en de facilitair ondersteuner;* Je bent de linking-pin in de driehoek tussen de aanvrager (klant), teammanagers en medewerkers van het Servicepunt en externe partners (bijv. cateraar, schoonmaak etc.); * Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van werkzaamheden en processen binnen het team, met als speciale focus evenementen;
* Je zorgt met de collega's van Faciliteiten voor het uitdragen van de Tilburgse Gastvrijheid; * Je signaleert knelpunten en draagt bij aan de oplossing ervan door gevraagd en ongevraagd advies hierover te geven aan het management;
* In het verlengde hiervan hoort ook dat je de belangrijke kwesties escaleert;* Je voert projecten uit met betrekking tot het faciliteren van evenementen en creëert draagvlak door verbinding te maken met alle betrokken partijen;* Het uitwerken en evalueren van de werkwijze en de werkwijze en visie op evenementen maken onlosmakelijk deel uit van je functie;
* Je initieert en implementeert procesverbeteringen;* Je bent verantwoordelijk voor de management informatie, analyseert deze en geeft op basis hiervan een advies aan het management;
* Je ben aanwezig bij evenementen waar nodig in uitgebreid dagvenster;
* Betreft werkzaamheden onder leiding en toezicht en van structurele aard.
Hoe ziet je dag eruit?Je start je dag met een check op de uitvoering van de dagelijkse evenementen en bent daarvoor fysiek in het Stadhuis aanwezig. Daarna heb je een afspraak staan met een collega van bestuurszaken die graag een evenement in het Paleis wil organiseren, je inventariseert de wensen en gaat kijken of dit past binnen de mogelijkheden die de ruimten van het paleis bieden en de al in Topdesk bestaande reserveringen.Na je afspraak heb je een overleg met twee collega’s van Faciliteiten over de ontwikkelingen in het kader van Tilburg Gastvrij. Je luncht in het Werk café en zoekt een voor jou passende werkplek om de resultaten uit het overleg te verwerken in een stappenplan. Dit kan zowel op kantoor als thuis zijn. In de middag heb je een overleg via MS Teams met de senior van je team. Jullie bespreken het vlekkenplan en de consequenties daarvan voor de verschillende facilitaire processen. Jij maakt hiervoor de actielijst en zet de verschillende acties uit.