Wat ga je doen?

Bureau Subsidies en Ontvangsten (BSO) is een defensiebreed expertisecentrum en servicebureau voor het werkveld inkomende subsidies en ontvangsten. Het bureau coördineert en ondersteunt subsidieaanvragen door dienstonderdelen en monitort de administratieve afhandeling en verantwoording van subsidietrajecten die dienstonderdelen ondernemen. Het bureau opereert als procescoördinator en dient zelf geen subsidieaanvragen in. Desgewenst fungeert BSO als aanspreekpunt voor externe partijen die met Defensie willen samenwerken bij het aanvragen van subsidies.

Bij directie Finance & Control CDS is de positie vacant voor een medewerker Bureau Subsidies en Ontvangsten (MBSO). MBSO geeft samen met het hoofd (HBSO) en twee adviseurs nadere invulling aan de dienstverlening door het subsidie- en ontvangstenbureau. MBSO heeft als taak de administratie te voeren van subsidieaanvragen en subsidietrajecten die BSO coördineert en ondersteunt. Tevens ondersteunt MBSO de implementatie en realisatie van subsidieprojecten. Daarnaast draagt de medewerker zorg voor interne administratieve processen en de samenwerkingsruimte van BSO.

MBSO is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van subsidieaanvragen. De projectadministratie van toegekende subsidies vindt plaats in samenwerking met de afdeling F&C van het desbetreffende dienstonderdeel. Tevens vindt ondersteuning plaats van nationale en internationale subsidieprojecten onder meer op het gebied van innovatie en duurzaamheid. MBSO voert de controle uit op de juistheid en volledigheid van subsidieaanvragen en draagt zorg voor het beheer van lopende subsidies. Bij complexe verzoeken overlegt MBSO samen met de collega's over te nemen besluiten. De functie is divers en interessant doordat de achtergrond van subsidieaanvragen verschilt en elke subsidieregeling eigen acceptatiecriteria kent.

MBSO is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

1. Levert ondersteuning en verstrekt advies door het:

• inventariseren, volgen en inhoudelijk analyseren van subsidieregelingen.
• ondersteunen van de inhoudelijke voorbereiding van subsidieaanvragen.
• ondersteunen van, en in voorkomende gevallen meeschrijven aan, subsidieaanvragen i.s.m. Projectleiders van Dienstonderdelen.
• begeleiden van subsidieaanvragen door Dienstonderdelen.
• ondersteunen van adviezen en oplossingsrichtingen aan en alternatieven voor Dienstonderdelen.
• ondersteunen van de implementatie en uitvoering van subsidieprojecten.
• ondersteunen van de inhoudelijke, procesmatige en procedurele voorbereiding van besluitvorming door BSO aangaande subsidies.
• uitvoeren van bijbehorende administratieve taken.
• vertalen van informatie over subsidieprogramma's naar nieuwe inzichten en adviezen.
• verzamelen, samenbrengen, interpreteren en analyseren van informatie uit verschillende informatiebronnen.

2. Evalueert en monitort door het:

• leveren van bijdragen aan de monitoring en procesbewaking van de uitvoering van subsidieaanvragen door het uitvoeren van onderzoeken (quick scans) en het voorzien in inhoudelijke adviezen aan Dienstonderdelen.
• zorg dragen voor het beheer van alle lopende subsidietrajecten van Defensie door middel van voortgangsrapportages en werkbezoeken.
• zicht houden op indientermijnen en Dienstonderdelen hier tijdig over informeren.
• signaleren en oplossen van knelpunten of wijzigingen in subsidieaanvraagtrajecten i.s.m. HBSO.
• coördineren van het contactennetwerk binnen de Dienstonderdelen (de Point of Contacts (POCs).
• in kaart brengen van het POC-netwerk de behoeften aan subsidies bij Defensie in overleg met het POC-netwerk.

3. Draagt bij aan de afronding en evaluatie door het:

• beoordelen van inhoudelijke en financiële eindrapportages na afronding van subsidieprojecten.
• vaststellen van definitieve subsidiebedragen in samenwerking met financiële collega's.
• adviseren over verbetering en bijstelling van (aanpalend) beleid, processen, producten en diensten.
• monitoren van het beheer- en onderhoudsproces en het schrijven van voorstellen voor procesoptimalisatie.

• MBSO verantwoordt de kwaliteit van inhoudelijke voorbereiding, advies (deel)producten en adviezen aan HBSO.
• Specifieke beleidslijnen, relevante wet- en regelgeving, processen, procedures en subsidieprogramma's vormen de basis voor de uitvoering van de werkzaamheden.
• MBSO beslist zelfstandig over de uitvoering en implementatie van diensten, de inhoud en procesgang van te leveren advies(deel)producten.

Contacten

• Het ondersteunen van contacten en intern schakelen met projectleiders, projectcontrollers, medewerkers en directies van DO's en inhoudelijke deskundigen over subsidieprojecten (resultaten), (financiële) kaders en randvoorwaarden.
• Het ondersteunen van in- en externe contacten over de voorbereiding en uitvoering van subsidieprojecten door af te stemmen, toelichting te geven en afspraken te maken.
• Interne en externe contacten kenmerken zich door inhoudelijke afstemming en advisering.
• Extern worden op nationaal niveau relaties onderhouden met o.a. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), ministeries, onderwijs- en onderzoeksinstellingen, TNO en private partners.
• Op internationaal niveau worden relaties onderhouden met de Europese Commissie en de NAVO.

Wie zoeken we

De medewerker BSO heeft de volgende kwalificaties en eigenschappen:

• Hbo-werk- en -denkniveau (bijv. Door een diploma bedrijfseconomie, bedrijfskunde, bestuurskunde, fiscaal recht).
• Vakinhoudelijke kennis inzake subsidies en affiniteit met de (rijks)overheid is een pre.
• Je hebt kennis van of ervaring in het verwerven en verantwoorden van EU-subsidies.
• Je werkt accuraat en bent analytisch ingesteld.
• Je beschikt over adviesvaardigheden en bent sterk in processen en het vormgeven van projecten (wie, doet wat wanneer en waarom).
• Je hebt ervaring met het lezen en interpreteren van wet- en regelgeving en juridische teksten.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede uitdrukkingsvaardigheid en schrijfvaardigheid in het Nederlands en het Engels.
• Je hebt ervaring met financieel-administratieve werkzaamheden (SAP is een pre).
• Je kunt goed prioriteren, structuur aanbrengen en plannen, maar je kunt ook snel schakelen als het moet.
• Je krijgt energie van samenwerken in een team.
• Je bent flexibel, creatief, proactief en klantgericht.

• Algemene theoretische kennis over en praktische ervaring in het aandachtsgebied subsidies en ontvangsten is een pre.
• Inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhangen en in relevante ontwikkelingen en processen.
• Vaardigheid in het signaleren en inhoudelijk analyseren van ontwikkelingen en beperkingen.
• Vaardigheid in het opstellen van adviesrapportages en notities en het inhoudelijk tot stand brengen van advies(deel)producten.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau

schaal 10

Minimum salaris:

€3.450 bruto per maand

Maximum salaris:

€5.500 bruto per maand

Contractduur

2 jaar

Aantal uren per week

38

Plaats

Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%. Het ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

De organisatie Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

Het Ministerie van Defensie is een operationele en uitvoerende organisatie. Defensiemedewerkers dragen samen bij aan de gereedstelling en inzetbaarheid van de Krijgsmacht. Samen werken wij aan de veiligheid voor de toekomst; bescherming van de mens in de samenleving. Wij zijn actief in een groot aantal takken van veiligheid, bescherming en ondersteuning van civiele autoriteiten bij rechtshandhaving, rampenbestrijding en humanitaire hulp. Wij zijn vertegenwoordigd in diverse regio¿s binnen en buiten Nederland.

De Commandant der Strijdkrachten (CDS) is als hoogste militaire adviseur, behoeftesteller en commandant verantwoordelijk voor de aansturing van de gereedstelling van operationele eenheden en de succesvolle inzet daarvan, zowel nationaal als internationaal. De CDS wordt op financieel-economisch terrein ondersteund door de Directie Financiën en Control (DF&C).

De afdeling Directie Financiën en Control, bureau Subsidies en Ontvangsten

Defensie is een operationele en uitvoerende organisatie. De Commandant der Strijdkrachten (CDS) is als hoogste militaire adviseur, behoeftesteller en commandant verantwoordelijk voor de aansturing van de gereedstelling van operationele eenheden en de succesvolle inzet daarvan, zowel nationaal als internationaal. De directie Financiën en Control (DF&C) ondersteunt de CDS financieel-economisch bij zijn werk.

Bureau Subsidies en Ontvangsten

Binnen de Defensiestaf (DS) bij DF&C CDS is in 2022 een centraal subsidie- en ontvangstenbureau geformeerd: het Bureau Subsidies en Ontvangsten (BSO). Dit bureau coördineert de inkomende subsidies en ontvangsten van de diverse Defensieonderdelen (DO¿n) en biedt ondersteuning aan DO¿n in het genereren van structureel meer opbrengsten uit subsidies en ontvangsten.

Bijzonderheden

• Het betreft een tijdelijke aanstelling voor een duur van 2 jaar met aansluitend de mogelijkheid tot verlenging.
• Heb je nog niet het juiste veiligheidsscreeningsniveau? Houd er dan rekening mee dat een veiligheidsonderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Wij zetten ons in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren. Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Contact

• Werving & selectie
• sollicitatiebs@mindef.nl

• Werving & selectie
• sollicitatiebs@mindef.nl