Ben jij klaar voor de uitdaging om het middelpunt van de actie te zijn in een dynamische omgeving en ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt? Dan hebben wij de perfecte baan voor jou!

• Schaal 7, trede afhankelijk van ervaring
• Tijdelijk met wellicht uitzicht op vastigheid
• Stadskantoor Sittard
• Tussen de 20 en 24 uur per week

Om succesvol invulling te geven aan deze dynamische rol als management assistent voor de afdeling Projecten, zijn we op zoek naar iemand die:

• Een MBO+/HBO werk- en denkniveau heeft,
• Aantoonbare werkervaring heeft in een vergelijkbare functie,
• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden bezit, zowel mondeling als schriftelijk,
• Zowel zelfstandig als in teamverband goed kan functioneren,
• Communicatieve vaardigheden en proactiviteit behoren tot je kerncompetenties,
• Je bent flexibel, servicegericht en hebt uitstekende vaardigheden in het gebruik van het MS Office-pakket,
• Daarnaast heb je affiniteit met het opzetten van digitale vergaderingen en ervaring met het werken met een zaaksysteem en
• Tot slot maken evenwicht, flexibiliteit en stressbestendigheid jou tot een betrouwbare teamspeler.

Jouw rol als managementassistent is van cruciaal belang voor het ondersteunen van de teammanager en het team Projecten. Je beheert de agenda van de teammanager, coördineert afspraken en organiseert zowel interne als externe vergaderingen en bijeenkomsten, waarbij gastvrijheid centraal staat. Daarnaast bereid je vergaderingen voor, houd je actiepunten bij en verwerk je documenten digitaal. Ook ondersteun je je collega's bij het college- en Raadsproces en neem je notulen tijdens bestuursoverleggen.

• Je draagt bij aan een soepele werking van het team door agendabeheer, e-mailverwerking en postafhandeling op je te nemen,
• Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het redigeren en verzenden van correspondentie,
• Als zelfstandig professional organiseer je alle secretariële taken binnen de afdeling, waaronder het volgen van specifieke procedures voor postverwerking, het regelen van attenties en het bijhouden van verzuimregistratie.

Het team Projecten fungeert als de resultaatgerichte motor voor projectontwikkeling en realisatie binnen de gemeente. Ontwikkelingsprojecten worden tot aan de definitieve fase gezamenlijk doorlopen met het team Ruimtelijke Ontwikkeling, terwijl infrastructuurprojecten worden behandeld met het team IPOR (inrichting en planning openbare ruimte). Vervolgens ontwerpt en realiseert het team Projecten deze projecten en draagt ze over voor onderhoud en beheer. Binnen het team Projecten werken (senior) projectmanagers, projectleiders (civieltechnisch, cultuurtechnisch en bouwtechnisch), directievoerders, toezichthouders, projectondersteuners en administratieve en secretariële ondersteuners samen.

Ben je enthousiast geworden na het lezen van deze vacature en denk je deze functie is iets voor mij? Reageer of solliciteerd dan snel!