Standplaats: OISTERWIJK
Duur: 27-05-2024 - 01-11-2024
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 05-04-2024
Managementassistent bestuur (interim)
28 uur per week
Het betreft een tijdelijke functie van 27 mei t/m 1 november 2024 in verband met zwangerschapsverlof. Je werkdagen zijn van dinsdag t/m vrijdagochtend.
Werk waar je blij van wordt!
Werken bij de gemeente Oisterwijk betekent werken in een prachtige omgeving. Niet voor niets wordt Oisterwijk de parel in 't groen genoemd. De Oisterwijkse bossen en vennen zijn je achtertuin, daar loop je dus gemakkelijk even heen om je collega te ontmoeten of om je hoofd leeg te maken.
Jouw dagen zijn heel afwisselend omdat je vooruit denkt en steeds ziet wat er morgen, volgende week of volgende maand moet gebeuren. Je zorgt samen met jouw collega's voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning van het college en directie. Uiteraard zorg je ervoor dat je de juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Je gaat aan de slag binnen het bestuurssecretariaat met de nadruk op ondersteuning van de wethouders. Bij afwezigheid vervang jij je collega managementassistentes.
• Je levert secretariële ondersteuning en je faciliteert aan het college en directie;
• Je beheert mailboxen, complexe agenda's, stemt af met ambtelijke organisatie en verricht alle daarmee samenhangende werkzaamheden;
• Je voert verschillende administratieve taken uit;
• Je biedt gevraagd en ongevraagd ondersteuning aan je collega's;
• Je zorgt dat het college en directie zich kunnen focussen op dagelijkse uitdagingen, zonder zorg voor randzaken;
• Het proces van collegevergaderingen is bij jou in goede handen. Je zorgt voor tijdige behandeling, voortgang en afdoening van collegevoorstellen;
• Organiseert en coördineert bijeenkomsten, vergaderingen en activiteiten, draagt zorg voor de voorbereiding, reserveren van faciliteiten, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Daarnaast signaleer je knelpunten en doe je verbetervoorstellen.
Wat breng je mee?
• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring binnen een gemeente als bestuurssecretaresse of managementassistent;
• Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau (niveau 4) met bij voorkeur een relevante secretariële opleiding;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, bent bekend met MS Office en weet je digitale weg snel te vinden;
• Je bent een samenwerker en hebt een flexibele werkhouding;
• Je weet je werkzaamheden goed te plannen, bent accuraat en werkt zorgvuldig. Je gaat vertrouwelijk om met gegevens;
• Je weet als geen ander je hoofd koel te houden in de soms hectische, veeleisende omgeving waarin je goed tot je recht komt;
• Door je uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden is een half woord genoeg, handel jij resultaatgericht & pragmatisch en prioriteer jij je werkzaamheden;
• Iedereen voelt zich op zijn gemak bij je door je enthousiaste en energieke persoonlijkheid. Je weet van aanpakken en samenwerken;
• Tot slot heb je een flexibele houding als het om werktijden gaat.
Functie-eisen:
Kandidaat voldoet aan de in de functiebeschrijving genoemde opleidingseis. Dit moet blijken uit de CV.
Kandidaat heeft ervaring met MS Office. Dit moet blijken uit de CV.
In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan, vanwege de aard van de opdracht, deze opdracht niet ingevuld worden door een ZZP'er. Geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies (met een modelovereenkomst) zijn daarbij niet toegestaan.
Wensen:
Kandidaat beschikt over 1 of meer referenties
Kandidaat beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
Kandidaat heeft recente werkervaring in een vergelijkbare functie. Dit moet blijken uit de CV.
Is kandidaat in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten met de opdracht?
Is kandidaat/bent u beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag is aangegeven?
Kandidaat past binnen het team. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.
Kandidaat kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek.
Kandidaat voldoet volledig aan de gevraagde eisen. Dit moet blijken uit het CV.