Wat ga je doen?

Een volwassen informatiehuishouding is voor de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) in Den Haag onmisbaar. Door de duurzame toegankelijkheid en integriteit van onze data en informatie te waarborgen kunnen we de veiligheid van 18 miljoen Nederlanders en onze militairen op missie beschermen. Vanwege veranderende wetgeving en technologische ontwikkelingen moeten we hiervoor continu werken aan verbeteringen. Kom jij als Adviseur Informatiehuishouding de MIVD hierbij helpen?

Dit maakt jouw baan uniek
De komende jaren versterkt de MIVD de interne informatiehuishouding en gaan we (meer) datagedreven werken. Dit doen we steeds meer gezamenlijk met de AIVD. Daarnaast sluiten we aan bij de ontwikkeling van Defensie om informatiegestuurd op te treden en proberen we open te zijn waar mogelijk. Zo kunnen we nog beter onze belangrijke taak uitvoeren en voldoen aan wet- en regelgeving. In dat kader zoeken we een Adviseur Informatiehuishouding bij het Expertisecentrum Informatiehuishouding (ECI) binnen de Informatiehuishouding Unit (IHU).
De Medewerker Informatiehuishouding houdt zich bezig met:

1. Het structureren, doorzoeken en verwerken van informatie- en datastromen door;

• Het filteren, doorzoeken, verwerken en interpreteren van inkomende datastromen;
• Filteren van relevante documenten uit de datastromen en het overzetten hiervan;
• Interne en externe klanten adviseren, bijstaan en instrueren op het gebied van data- en informatieverwerking;
• Het zelfstandig en/of in samenspraak met collega's verzamelen van additionele informatie ten behoeve van een tijdige en correcte uitvoering van documentaire informatie werkzaamheden;
• Het overzichtelijk archiveren en presenteren van de informatie in de centrale opslaglocaties (zowel in digitale als in hardcopy vorm);
• Het geven van input voor managementrapportages o.g.v. Monitoring en kwaliteitsbewaking van producten, documenten en autorisaties.

2. Het verrijken /verdiepen van bestaande informatie tbv inlichtingen (deel)producten door;

• Het uitvoeren van operationele werkzaamheden ten behoeve van een tijdige en correcte uitvoering van documentaire informatiebeheerwerkzaamheden en het archiveren van formele (digitale) documenten;
• Het adviseren over de wijze waarop de noodzakelijk geachte informatie kan worden verrijkt;
• Het aandragen van informatie ten behoeve van rapportages teneinde de producten te kunnen presenteren of toe te lichten;
• Het participeren in discussies omtrent het informatiebeheer binnen de MIVD om het eigen inzicht en dat van anderen te verhogen;
• Het zorgdragen voor alle noodzakelijke activiteiten (uniformiteit) binnen en tussen producten.

3. Het registreren en ontsluiten van informatie en datastromen door:

• Het registeren en verwerken van inkomende en uitgaande data en informatie;
• Het op de juiste manier wegzetten van de ingekomen data door het toepassen van de juiste naamconventie voor verdere ontsluiting;
• Het ontsluiten en beheren van data d.m.v. Uploaden in informatieverwerkingssystemen;
• Het maken en beheren van diverse templates en overzichten en deze binnen de Unit IM beschikbaar stellen;
• Het volgens de vigerende voorschriften opslaan van (on)gerubriceerde informatie in de (werk)archieven;
• Het optreden als datamanager binnen de Unit IM door middel van het inrichten en bijhouden van het deel van de digitale werkomgeving dat aan een bureausectie is toebedeeld;
• Het zorgdragen voor een correcte toepassing op de vanuit de Wiv voortvloeiende verplichting op het gebied van registratie en ontsluiting van informatie en data.

4. Ondersteunt de organisatie op het gebied van functioneel beheer, o.a. Door het:

• Inrichten, bewerken en onderhouden van tabellen en formulieren in bepaalde applicaties, op het gebied van authorisatiebeheer en informatiemanagement;
• Informeren en (proactief) advies uitbrengen over beheerde omgevingen;
• Periodiek controleren van beheerde omgevingen en zelf initiëren van (verbeteringsacties) acties;
• Analyseren, beoordelen en oplossen van (dreigende) storingen, zowel telefonisch als remote.

5. Algemene ondersteuning van de Unit Informatiehuishouding door:

• Het zorgdragen voor een tijdige en correcte uitvoering van informatiebeheer werkzaamheden, inclusief gebruikersondersteuning ten behoeve van de organisatie;
• Het op de juiste wijze verwerken van verzoeken van interne en externe klanten;
• het geven van input voor verbetering van Kwaliteitszorg, beheer en dienstverlening rondom informatiestromen (dynamisch en semi-statisch informatiebeheer);
• uitvoeren van het centrale informatiebeheer waaronder de archieven;
• het leveren van een bijdrage aan uniformering, stroomlijning, kwaliteit en uitvoering van de processen en werkzaamheden in nauwe coördinatie met de andere bureaus binnen IHU.

Wie zoeken we

Kennis en vaardigheden:

• MBO+ werk/denk niveau;
• Kennis van de opdracht van de MIVD, de Generieke aanwijzing en de taak van de Unit IM daarbinnen als ondersteunende entiteit;
• In staat om mee te ontwikkelen in lijn met ontwikkelingen binnen het vakgebied;
• Communicatief vaardig en klantgericht;
• Kennis en ervaring in toepassing van de Wiv 2017 en de archiefwet binnen de organisatie is een pre;
• Kennis van de organisatie en werkwijze van Defensie is een pre.

Opleidingseis:

• Afgeronde opleiding op MBO4 of hoger;
• Je hebt een goede beheersing van Engelse taal.

Ervaringseisen en competenties:

• Ervaring met functioneel applicatie beheer is een pre;
• Ervaring op het gebied van project management/coördinatie;
• Ervaring met het gebruik van DM-systemen;
• Ervaring op het gebied van informatiemanagement en/of informatiebeheer,
• Ervaring op het gebied van archivering;
• Ervaring in een IM-gerelateerde functie is een pre.

Competenties Niveau

• analyseren 2
• klantgerichtheid 2
• resultaatgerichtheid 2
• Organisatiebewustzijn 2
• nauwkeurig 2
• flexibel 2
• samenwerken 2

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau

schaal 7

Minimum salaris:

€2.900 bruto per maand

Maximum salaris:

€4.000 bruto per maand

Contractduur

2 jaar

Aantal uren per week

38

Plaats

Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een dertiende maand van 8,33%. Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

De organisatie Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD)

Het ministerie van Defensie is een operationele en uitvoerende organisatie. Hoofddoel is het gereed stellen en beschikbaar houden van operationele eenheden en de succesvolle inzet daarvan, zowel in nationaal als internationaal verband.

De Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) is onderdeel van het ministerie van Defensie. De dienst ondersteunt bij het gereedstellen van de eenheden en bij militaire missies en vredesoperaties. Hiervoor verwerven we wereldwijd inlichtingen en veiligheidsinformatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De MIVD speelt zo een cruciale rol bij de besluitvorming door de militaire leiding en de politieke top.

Werk je bij de MIVD, dan doe je werk dat er echt toe doet. Je draagt bij aan het beschermen van de Nederlandse belangen en de nationale veiligheid. Bovendien werk je in een zeer dynamische omgeving. We doen er alles aan om te zorgen dat je op jouw vakgebied up-to-date blijft, bijvoorbeeld door middel van opleidingen en kennisuitwisseling met onze partnerdiensten.

Omdat je bij de inlichtingen- en veiligheidsdienst werkt en met gevoelige informatie te maken krijgt, kun je de inhoud van je werk niet met je vrienden en familie bespreken. Maar wel met je collega's. Daarom bouw je een bijzondere band op met hen. Er heerst een sterke onderlinge verbondenheid die er mede voor zorgt dat de meeste mensen lang bij de organisatie blijven werken. En allemaal werken we aan hetzelfde doel: de fysieke en digitale veiligheid van 18 miljoen Nederlanders.

De afdeling Bureau Informatiebeheer

Het bureau Informatiebeheer (IBM) is verantwoordelijk voor het centrale informatiebeheer conform de Wiv 2017 en de Archiefwet, inclusief de vernietiging van informatie. Zij biedt directe ondersteuning decentraal bij de afdelingen en teams, en centrale ondersteuning dienstbreed, o.a. Door implementatie van informatiebeleid, beheer van informatiestromen (o.a. Kwaliteitszorg), informatiesystemen en archieven en depots. Het Hoofd IBM is een van de vijf bureauhoofden van de Unit Informatiehuishouding en heeft vanwege de aard van de werkzaamheden en de gevraagde expertise achtergrond in informatiebeheer/archivering.

Bijzonderheden

Wees terughoudend met het bekendmaken dat u voor de MIVD wilt werken. Dit levert mogelijk risico's voor u op.
Een veiligheidsonderzoek is onderdeel van de sollicitatieprocedure.

Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.

Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.

De vacature wordt zowel intern als extern defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

De functie leent zich niet voor thuiswerken i.v.m. Het gerubriceerde karakter van de informatieverwerking.

Contact

• Dedicated HR
• info.sollicitatie@mindef.nl

• Dedicated HR
• info.sollicitatie@mindef.nl