1. Treedt op als point of contact voor het MID:
- Het bereikbaar zijn en het uitvoeren van de backofficefunctie voor MID gedurende vastgestelde tijden;
- Onderhoud operationele contacten met het MID inzake meldingen en informatievragen en waar nodig het verstrekken van achtergrondinformatie.
- Het bieden van ondersteuning aan MID en optreden als backoffice en ondersteunen van MID bij vragen waar zij niet uitkomen.
- Het controleren op volledigheid, juistheid en tijdigheid van aangeleverde gegevens en daarover rapporteren binnen de COID.
- Coördineert introductie en geeft voorlichting aan nieuwe medewerkers MID van de contractpartner over procedures en werkprocessen bij COID en draagt zorg voor aanvraag van Mulan-gebruikersnaam.
2. Het aannemen, registreren, toewijzen en doorzetten naar adviesteam of DKP van meldingen van integriteitschendingen, misstanden en klachten ter behandeling en optreden als Centraal Klachtenpunt Defensie (CKP) door:
- Het ontvangen van een meldingen en klachten middels workflow(s);
- Beoordelen of ontvangen meldingen/klachten betrekking hebben op Defensie of defensiemedewerkers, zo niet dan wordt de melder hierover geïnformeerd en indien mogelijk verwezen naar een ander loket;
- het contact opnemen met MID in geval van onduidelijkheid/onjuistheid/onvolledigheid ontvangen melding en/of klacht;
- het beoordelen van casuïstiek of het meldingen/klachten ongewenst gedrag of klachten onbehoorlijk bestuur betreft;
- Het registreren van alle meldingen en klachten in het HRHD;
- Het terugkoppelen van toegekend casenummer naar MID
- Het terugkoppelen van toegekend casenummer naar melder indien cases binnengekomen zijn via de inbak van SID door middel van het verzenden van een ontvangstbevestiging;
- Het toewijzen van melding/klacht aan juiste team/adviseur of behandelaar/decentraal klachtenpunt;
- doorgeleiden naar instanties binnen Defensie in situaties waar geen sprake is van vermoedens van integriteitschendingen, misstanden of klachten;
- Doorverwijzen naar instanties buiten Defensie in situaties waar geen sprake is van vermoedens van integriteitschendingen, misstanden of klachten of indien deze geen betrekking hebben op Defensie.
- Het (on)gevraagd direct informeren van adviesteam, D-COID, H-Advies over urgente en (media)gevoelige meldingen en klachten.
3. Het periodiek of op ad-hocbasis beschikbaar stellen van geaggregeerde managementinformatie m.b.t. Meldingen, voortgang van behandeling en/of nazorg door:
- Het uitzetten, verzamelen, beoordelen en rapporteren van de enquêtes naar aanleiding van (nog te ontwikkelen) klanttevredenheidsonderzoeken;
- Het signaleren van termijnen van voortgang van de behandeling van meldingen, misstanden en/of klachten;
- Het genereren van overzichten van meldingen, misstanden en/of klachten t.b.v. Rapportages en managementinformatie;
- Het bijhouden en monitoren kwaliteit aangeleverde gegevens door MID of derden en hierover rapporteren;
4. Levert in voorkomende gevallen ondersteuning binnen de COID in de vorm van administratieve ondersteuning of deelname aan werkgroepen.
5. Is key-user Citrix Sharefile van CAOP binnen COID door:
- Het zich te bekwamen in het gebruik van Citrix Sharefile;
- het optreden als POC, namens de COID, voor Citrix Sharefile van het CAOP, gerelateerde zaken.
Kennis/Opleidingseisen:
mbo+-werk- en -denkniveau
Vertrouwenspersoonopleiding
Ervaringseisen:
Ruime ervaring in het omgaan met (personeels)vertrouwelijke informatie;
Ruime administratieve ervaring binnen Defensie;
Bekend met de werking van de gangbare kantoorsystemen; Microsoft Office
Ervaring met het verwerken van gegevens in geautomatiseerde informatiesystemen zoals HRHD en/of Citrix Sharefile en SWR;
Competenties:
Mensgericht, Nauwkeurig, Klantgericht, Communiceren, Samenwerken, Resultaatgericht, Verantwoordelijk.
Fysieke eisen:
Cfm-bureaufunctie, werken met beeldscherm en communicatiemiddelen
Salarisniveau
schaal 7Minimum salaris:
€2.900 bruto per maandMaximum salaris:
€4.000 bruto per maandAantal uren per week
38Plaats
Utrecht - Kromhoutkazerne, UtrechtOverige arbeidsvoorwaarden
Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of adv-uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.
Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.
De afdeling Centrale Organisatie Integriteit DefensieDe Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) is onderdeel van de Bestuursstaf en ondersteunt, als objectieve en onpartijdige expert binnen Defensie, de bevordering van de integriteit en het integriteitsbewustzijn van de organisatie en haar medewerkers. Dit doet zij door de organisatie te adviseren en ondersteunen in het op een zorgvuldige manier omgaan met en onderzoeken van integriteitsmeldingen en -klachten. Daarnaast ondersteunt zij bij het oefenen met morele fitheid en door te adviseren over preventieve maatregelen waarmee schendingen kunnen worden voorkomen. Tot slot draagt zij bij door middel van het creëren en ter beschikking stellen van kennis en trendanalyses.
De COID bestaat uit betrokken en enthousiaste integriteitsprofessionals en bevindt zich in de fase van groei en professionele (door)ontwikkeling. Zij acteert in een dynamische omgeving waarbij onderwerpen en vraagstukken aan bod komen die het verschil kunnen maken voor zowel melder, lijnmanager maar ook de defensieorganisatie als geheel. Onze inzet daarbij is om recht te doen aan alle betrokkenen.
De afdeling Advies en Analyse heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de uitvoering van het integriteitbeleid door de HDO¿en, lijnfunctionarissen en medewerkers met o.a. Adviezen en risicoanalyses. De afdeling Advies en Analyse adviseert bij meldingen van integriteitschendingen, misstanden en klachten die via het (externe) Meldpunt Integriteit Defensie (MID) of leidinggevenden binnenkomen. Geleid deze door binnen Defensie en beantwoordt vragen van leidinggevenden en of medewerkers.
De afdeling bestaat een hoofd en 8 teams met (senior) adviseurs integriteit, 1 team risico-analisten en 2 medewerkers Servicepunt Integriteit Defensie (inbegrepen het Centraal Klachtenpunt (CKP)).
Functionaris is belast met het optreden als CKP en point of contact voor het (externe) MID, het aannemen, registreren en toewijzen aan adviesteam of DKP ter behandeling van meldingen van integriteitschendingen, misstanden en klachten. Daarnaast het periodiek of op adhoc basis beschikbaar stellen van geaggregeerde management-informatie mbt meldingen/klachten, monitort en rappelleert t.a.v. Voortgang en/of nazorg. Tenslotte zorgt de mdw voor het doorverwijzen naar instanties binnen of buiten het ministerie van Defensie in situaties waar geen sprake is van integriteitschendingen, mistanden of klachten.
Wanneer je ons team komt versterken op de functie van medewerker SID zal je niet hoofdzakelijk bezig zijn met de dingen zoals beschreven in de functiebeschrijving. Medewerkers SID zijn integraal onderdeel van de organisatie die zorgt voor het soepel laten functioneren van de COID. Dit doen ze in teamverband en meestal samen met de medewerkers van Bedrijfsvoering COID. Door de groei van de COID en de dynamiek binnen de defensieorganisatie zullen de meeste werkzaamheden van deze functionaris worden verricht binnen het samengestelde team van BV en A&A SID. Daarbij hebben werkzaamheden specifiek voor het SID altijd prioriteit. De medewerkers SID stemmen onderling af hoe ze dit sluitend inplannen. Medewerkers van de COID werken integraal samen , vaak in multidisciplinaire teams. Dat maakt het werken bij de COID interessant en afwisselend.
Kom vooral een keer op de koffie of thee om beeld en geluid te krijgen bij deze functie en werken bij de COID en ervaar de dynamiek en vooral ook de gezelligheid van ons team.
Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Contact
- Werving & selectie
- sollicitatiebs@mindef.nl
- LTKOL P.P.E.J. Teluij
- PPEJ.Teluij@mindef.nl
Het salaris bedraagt €2900 - €4000