Coördinator informatiebeheerplannen, hotspots en selectielijsten

Het programma ‘Informatie Op Orde’ (IOO) kent haar bestaansrecht als reactie op de kabinetsreactie naar aanleiding van het rapport ‘Ongekend Onrecht’. Daarin liet de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) zich kritisch uit over de wijze waarin zij tijdens het onderzoek zijn voorzien van informatie. Aansluitend daarop zien ze over de afgelopen jaren een groeiende noodzaak binnen de Rijksoverheid, en ook het Ministerie van Financiën, voor het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding. Naar aanleiding van deze ontwikkelingen is er binnen het Ministerie van Financiën een tijdelijke programmadirectie IOO opgericht voor het duurzaam op orde brengen van de informatiehuishouding, alsook het verbeteren van de informatievoorziening. Het programma heeft onder andere de volgende hoofdtaken: het definiëren van verbetermaatregelen, transparant en open communiceren, verbeteren van kennis, houding en gedrag en dit verankeren in de organisatie, het afbakenen van de aard en omvang van de informatie en het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid.
Het programma IOO bestaat, naast de programmadirecteur, uit programmamanagers voor de verschillende actielijnen en een staf (secretaris, controller, QA, secretariaat, communicatie). De uitvoeringsdiensten Belastingdienst, Douane en Toeslagen hebben elk een eigen actieplan en eigen programmateam met programmamanager. De programmadirectie stuurt in opdracht van de Bestuursraad op de realisatie van de plannen en verantwoordt hierover via een tweemaandelijkse rapportage. De onderliggende programma’s en projecten rapporteren de voortgang aan het programma IOO.
Om tot de gewenste resultaten te komen zijn de activiteiten opgesplitst in verschillende ‘Actielijnen’, waaronder het programma Actielijn 2 ‘Aard & Omvang van informatie’. Binnen Actielijn 2 lopen diverse projecten, waaronder e-mailarchivering, chatberichtarchivering, beleidsdossiers-op-orde, van ‘onbeheerd naar beheerd’ (o.a. opschonen netwerkschijven), selectielijsten, hotspots en informatiebeheerplannen.
De programmamanager ‘aard en omvang van informatie’ (Actielijn 2) zoekt een coördinator ‘informatiebeheerplannen, hotspots en selectielijsten’. Voor wat betreft hotspots en selectielijsten geldt voornamelijk een monitoring rol, en ten aanzien van informatiebeheerplannen is ook sprake van realisatie. Het project moet nog vorm worden gegeven met betrokkenen van het beleidsdepartement, de Belastingdienst, Douane en Dienst Toeslagen. Voor nu zijn de beoogde resultaten van het project:1.Het ontwikkelen van en sturen op een voortgangsmonitor selectielijst, hotspot en informatiebeheerplan. Deze monitor wordt gebruikt om binnen deze onderwerpen te sturen op voortgang en kwaliteit (inhoud en proces);2.Eén informatiebeheerplan of, indien nodig, meerdere plannen per organisatieonderdeel (beleidsdepartement, Belastingdienst, Dienst Toeslagen, Douane) dat voldoet aan de eisen van het aankomende departementale kwaliteitssysteem en aan Art. 16 Archiefregeling.oRichting het beleidsdepartement heeft de coördinator een trekkersrol in de realisatie. Richting de Belastingdienst, Douane en Dienst Toeslagen geldt meer een monitoringsrol, maar is het wel zaak dat ook daar wordt gestuurd op voortgang en kwaliteit
Voor deze onderdelen zullen één of meerdere werkgroepen moeten worden opgezet voor ontwikkeling, kennisuitwisseling, bewaken van voortgang, risico’s en kwaliteit.

Als Coördinator informatiebeheerplannen, hotspots en selectielijsten
* Heb je kennis van de ontwikkeling en inrichting van informatiebeheerplannen, selectielijsten en hotspots* Stel je een beknopt projectplan op dat aansluit bij het programmaplan, het aankomend kwaliteitssysteem en is afgestemd met de betrokkenen bij het beleidsdepartement, de Belastingdienst, Douane en Dienst Toeslagen
* Begeef je je comfortabel op het snijvlak van IT, archiefbeheer en organisatie/business* Weet je wanneer op het vlak van informatiebeheerplannen, selectielijsten en hotspots de organisatie ‘in control’ is en weet je aandachtspunten en kansen te identificeren en daarop te sturen* Weet je mensen vanuit inhoud en vanuit diverse belangen aan elkaar te verbinden zodat de organisatie steeds een stap voorwaarts maakt;
* Zorg je bij realisatieonderdelen voor een resultaat dat gedragen wordt en goed is ingebed in de staande organisatie.* Weet je op heldere wijze voortgang, risico’s en knelpunten uit te werken in rapportages en korte nota’s, gericht aan managers/bestuurders. * Je geeft advies over het handelingsperspectief, met daarin verschillende belangen gewogen en brengt hiermee de organisatie een stap voorwaarts;* Je bent zelfstandig en zelfwerkzaam en signaleer je aan de programmamanager wat je nodig hebt (uit andere actielijnen) om je resultaten te bereiken.