Secretariaatsmedewerker

Jij bent die actieve en enthousiaste secretariaatsmedewerker die graag ondersteuning biedt aan diverse teams en collega's! Je zorgt ervoor dat door jouw manier van ondersteuning bieden het team soepel en georganiseerd kan werken. Daarbij ben je bezig met het plannen van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten!

Voor de provincie Groningen zijn we op zoek naar 2 secretarieel medewerkers voor 24 tot 32 uur per week. We bieden een overeenkomst aan van 4 maanden met kans op verleningen. Deze functie is ter vervanging van zwangerschaps- en ouderschapsverlof.

• Contract van 4 maanden met kans op verlenging
• Eigen keuze: 24 tot en met 32 uren per week
• Bruto uurloon: € 14,31 tot € 20,07
• Opbouw van een eindejaarsuitkering

Voor deze functies zijn we op zoek naar een secretariaat medewerker die beschikt over verschillende talenten. Je kunt hierbij denken aan actief handelen en een assertieve houding. Voordat er iets aan je gevraagd wordt, heb je het gesignaleerd. Je vindt het een uitdaging om steeds een stap vooruit. Ook kun je snel schakelen , ben je klantgericht en ben je flexibel inzetbaar. Daarbij werk je graag nauwkeurig en ontgaat je niks.

Jij hebt het volgende in bezit;

• een afgerond MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning of een soortgelijke opleiding;
• ervaring met Office, MS Teams en eventueel Ibabs;
• ervaring binnen de gemeente, overheid of een bestuurlijke omgeving;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal;
• ruim voldoende beheersing van de Engelse taal.

Als secretarieel medewerker ben jij belangrijk voor verschillende teams, samen met collega- ondersteuners. Je zorgt o.a. voor telefoonbeantwoording van interne en externe relaties. Daarbij regel jij vergaderingen, bijeenkomsten en plan je teamvergaderingen in. Ook stel je agenda's op en organiseer je teamexcursies. Dit doe je in eerste instantie binnen het domein Beleid. Deze teams bestaan uit Gaswinning, Regionale Economie en Programma- en Projectfinanciering, maar eventueel ook binnen andere teams.

Wat je nog meer gaat doen:

• mailbox en agenda secretariaat actueel houden;
• ingekomen brieven / uitgaande brieven verwerken;
• het opstellen van opdrachtbrieven;
• actie- en besluitenlijsten maken van de diverse overleggen;
• financiële administratie verwerken in systemen.

Jouw vak oefen je uit vanuit ons provinciehuis. Dit doe je aan de voet van de Martinitoren in het hart van de stad Groningen. We werken met ruim 800 collega’s aan de ontwikkeling van onze mooie provincie. Samen en gedreven maken we ons hard voor stad en ommelanden.

Je maakt onderdeel uit van het basisteam Teamondersteuning. Je thuisbasis is een team van ongeveer 15 collega's. Je kan ook werkzaamheden uitvoeren binnen andere teams. Door de aard van de functie is het belangrijk dat je zichtbaar en bereikbaar bent. Wij vinden het belangrijk dat je grotendeels op kantoor werkt. Deels thuiswerken behoort natuurlijk wel tot de mogelijkheden. De werkdagen zijn in overleg.

Heb jij het in je om de Provincie Groningen een stukje mooier te maken? Dan ben je klaar om de uitdaging aan te gaan! Stuur dan je cv en motivatiebrief. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!