Job Description
Start: 1. August 2026 | unbefristet | Voll- oder Teilzeit (Tandem) | Bezahlung: bis E 8 TVöD / A 8 LBesOBW
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Das Ordnungs- und Bürgeramt steht mit rund 450 Mitarbeitenden in sieben Abteilungen für einen verlässlichen und bürgernahen Service. Die Abteilung Straßenverkehr gewährleistet die Sicherheit und Ordnung auf den Straßen der Stadt Karlsruhe. Als Assistenz unterstützen Sie die Abteilungleitung direkt, koordinieren zentrale Abläufe und sorgen dafür, dass Informationen und Unterlagen für Entscheidungen sorgfältig aufbereitet werden.
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Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag\n
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- Kommunikation und Korrespondenz: Als erste Ansprechperson übernehmen Sie die professionelle Koordination des E-Mail- und Telefonverkehrs der Abteilungsleitung. Sie priorisieren und leiten relevante Informationen gezielt weiter und sorgen für eine effiziente Abstimmung mit der Abteilungsleitung sowie internen und externen Gesprächspartner*innen.
- Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Sie verwalten das Büromaterial, bearbeiten Dienstreisen und prüfen E-Rechnungen. Zudem übernehmen Sie die Koordination von Aufgaben im Bereich der Hausverwaltung und stellen damit einen reibungslosen organisatorischen Ablauf im Arbeitsumfeld sicher. Weiterhin prüfen Sie Fahrtenbuchauflagen und ordnen diese entsprechend an.
- Unterstützung und Vertretung: Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation des täglichen Arbeitsablaufs. Darüber hinaus übernehmen Sie bei Bedarf die Vertretung in anderen Sekretariatsbereichen und tragen so zu einem verlässlichen und flexiblen Ablauf innerhalb der gesamten Verwaltung bei.
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Ihr Profil auf einen Blick\n
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- Qualifikationen: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst, als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement mit erfolgreicher abgeschlossener "Ersten Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA)" oder eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement mit der Bereitschaft zur Weiterqualifizierung für den neuen Aufgabenbereich.
- Fachkenntnisse: Idealerweise bringen Sie erste Berufserfahrung im Assistenzbereich mit und arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen Office-Tools. Zudem zeigen Sie Offenheit und Lernbereitschaft sich in neue Systeme einzuarbeiten.
- Kompetenzen: Sie überzeugen durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten. Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude, dabei handeln Sie zuverlässig, loyal und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick aus. Gleichzeitig handeln Sie stets diskret und gehen auch mit sensiblen Informationen verantwortungsvoll um.
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Ihre Bewerbung\n
Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Ordnungs- und Bürgeramt, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 24.04.2026 | Kennziffer: 320.26.006
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Ansprechperson Auswahlverfahren: Helga Ax, Personalstelle, Telefon 0721 133-3218, E-Mail: helga.ax@oa.karlsruhe.de
Fachliche Ansprechperson: Tamara Martin, stellvertretende Abteilungsleitung, Telefon 0721 133-3251, E-Mail: tamara.martin@oa.karlsruhe.de