Über uns
Im Zuge der Neustrukturierung unseres seit den 1990er-Jahren bestehenden Unternehmens im internationalen Kunstbereich mit Sitz in der Münchner Innenstadt suchen wir zur Unterstützung unseres Teams eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
Ihre Aufgaben
Eigenständige Organisation und Koordination des Büroalltags
Bearbeitung eingehender Post (geschäftlich & privat) sowie Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung
Angebots- und Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Dienstleistern und Partnern
Organisation nationaler und internationaler Kunsttransporte, einschließlich Abstimmung mit Speditionen und Zollbehörden
Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung von Leihgaben, Wanderausstellungen und Kooperationen
Prüfung von Objektlisten, Zustandsberichten und Vollständigkeit bei Rückläufen
Betreuung und Pflege des Archivs: Erfassung, Inventarisierung und Digitalisierung von Kunstwerken und Dokumenten (inkl. Scannen und Aufbereitung von Film- und Bildmaterial)
Pflege vom Datenbanksystem (z.B. FileMaker)
Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams und der Geschäftsführung
Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Min. 5 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Projektkoordination, idealerweise im internationalen Kunst-, Kultur- oder Stiftungsumfeld
Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
Sorgfältige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
Sicherer Umgang mit Apple-Systemen und sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (insbesondere Word, Excel)
Allgemeine technische Affinität und Routine im Umgang mit digitalen Abläufen
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Interesse an Kunst, Kultur und internationalen Zusammenhängen
Wir bieten
Eine vielseitige Tätigkeit in einem inspirierenden Umfeld
Ein wertschätzendes, familiär geprägtes Arbeitsklima
Zentrale Lage in der Münchner Innenstadt
Enge Zusammenarbeit mit einem engagierten Team und spannenden Kunstprojekten
Klingt nach Ihnen?