Tempo Team

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretaresse

De Universiteitsbibliotheek Groningen (UBG) is hét informatieknooppunt van de Rijksuniversiteit Groningen. De Bibliotheek levert een breed scala aan diensten op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening voor onderwijs en onderzoek op een dusdanige wijze dat zij optimaal bijdraagt aan de doelstellingen van de universiteit.
De bibliotheekorganisatie is één geïntegreerde organisatie met meerdere locaties, die uit de sector Backoffice, de sector Publieksdiensten, de sector Erfgoed en een staf bestaat. Daarnaast is het Documentatiecentrum Nederlandse Politieke Partijen ondergebracht in de Universiteitsbibliotheek.
De bibliotheekorganisatie wordt geleid door een managementteam, dat wordt gevormd door de Directeur/Bibliothecaris, de drie sectorhoofden en een Management Controller.

Het secretariaat van de bibliotheek zorgt voor de algemene en secretariële ondersteuning van de Directeur/Bibliothecaris en het managementteam. Het secretariaat bestaat uit 3 medewerkers. Vanwege projectwerkzaamheden van één van de Secretaresses is er een tijdelijke vacature ontstaan.

Functieomschrijving

  • algemene en secretariële werkzaamheden voor de Directeur/Bibliothecaris, en het MT
  • telefoon- en e-mailverkeer
  • agendabeheer: plannen, agenderen en coördineren van afspraken
    (Voornamelijk het inplannen van ingewikkelde afspraken binnen de hele RuG.
  • post: ordenen en beheren van binnenkomende post en e-mail
  • het (zelfstandig) uitvoeren van allerlei correspondentie
  • het organiseren van vergaderingen
  • studentmedewerkersadministratie (registratie aanstellingen)
  • informatieverstrekking
  • bestellen en beheer kantoorartikelen, NS-businesscards

Functie-eisen

  • afgeronde secretaresseopleiding op minimaal MBO+-niveau
  • ervaring in een vergelijkbare functie
  • goede beheersing van MS Office
  • in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
  • een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (zowel mondeling als schriftelijk)
  • een proactieve, enthousiaste en flexibele houding.

Wat erg belangrijk is in deze functie is ervaring met Google Apps. Binnen de RuG wordt veel gewerkt met Google mail, calendar, drive, keep en docs.
Ook is het belangrijk dat je snel inzicht hebt in de priorieiten van afspraken binnen de gehele Rijksuniversiteit.

Voor deze functie zijn de volgende competenties van belang:
klantgerichtheid, verantwoordelijkheidsgevoel, leervermogen, samenwerken en accuratesse.

Arbeidsvoorwaarden

De Rijksuniversiteit Groningen biedt een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring tot maximaal € 2.770,- bruto per maand (schaal 6 CAO Nederlandse Universiteiten) bij een volledige werkweek. Het betreft een aanstelling van 24 uur per direct tot en met juni 2020. De vaste werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag en vrijdag.

Interesse? Solliciteer dan direct!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Vaardigheden

Scholing: MBO

Uren per week: 24

Salaris: € 14,-

Contract: Je solliciteert via Tempo-Team, leuk! Om je sollicitatie af te ronden, maak je de eerste keer eenvoudig een account aan. Via je 'mijn Tempo-Team' account log je gemakkelijk in en solliciteer je de volgende keer nog eenvoudiger. Daarnaast vind je i