Randstad Groep Nederland

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Bestuurssecretaresse

Voor onze opdrachtgever Universiteit Utrecht zijn we op zoek naar een bestuur secretaresse voor het departement Wiskunde. Het gaat om een tijdelijke opdracht voor in ieder geval 6 maanden voor 24-32 uur in de week. Ben jij een ervaren secretaresse en heb je ervaring in een leidinggevende rol? Lees dan snel verder.

Het Mathematisch Instituut is onderdeel van de Faculteit Bètawetenschappen van Universiteit Utrecht, en vormt samen met het Freudenthal Instituut het Departement Wiskunde. De internationale staf van het Mathematisch Instituut bestaat uit van ca 60 stafleden en 35 gastmedewerkers die frequent worden aangevuld met bezoekers voor korte of langere tijd. Binnen het domein Bestuurlijke Ondersteuning van de Faculteit Bètawetenschappen zijn wij op zoek naar een bestuurssecretaresse voor Departement Wiskunde.
De bestuurssecretaresse biedt ondersteuning aan het departement Wiskunde als geheel en aan het Mathematisch Instituut in het bijzonder. In deze rol werk je nauw samen met het hoofd van het Departement (tevens hoofd Mathematisch Instituut) en met de bestuurssecretaris.

In de functie als bestuurssecretaresse houdt je je dagelijks bezig met de taken ondersteuning van het hoofd van het instituut, plannen van afspraken en organiseren van bijeenkomsten, zorgdragen voor administratieve afwikkeling van aanstellingen in samenwerking met Domein HR, administratie en goedkeuren van declaraties en facturen. Het betreft administratieve, organisatorische taken en taken gericht op de bedrijfsvoering.
Hiernaast geef je leiding aan het instituutssecretariaat. Dit secretariaat is de spil binnen het Mathematisch Instituut en fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en gasten. Het team bestaat uit drie parttime secretaressen. Vanwege ziekte en zwangerschapsverlof is het secretariaat uitgebreid met twee tijdelijke krachten.

Het instituutssecretariaat voert bijvoorbeeld de volgende taken uit: algemene secretariële ondersteuning in hotelreserveringen, behandeling e-mail, archivering, telefoonbeantwoording en- afhandeling, ziek/beter-meldingen, bestellingen, mede organiseren van instituutsactiviteiten zoals seminars en congressen, inplannen en inrichten van werkplekken, onderhouden van in- en externe websites.

Jij bent een ervaren secretaresse met leidinggevende ervaring. Je bent zelfstandig, je durft initiatief te nemen en bent daadkrachtig. Je houdt het overzicht, bent nauwkeurig en kunt goed uit de voeten met ad hoc situaties. Daarnaast heb je gevoel voor onderhoud en inrichting van digitale apparatuur. Je bent flexibel, servicegericht en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Tenslotte beschik je over:

  • HBO werk- en denkniveau
  • een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • goede kennis van Microsoft Office programma’s

Wij bieden een functie in een afwisselende academische omgeving voor 6 maanden voor 24 – 32 uur per week. Voor de functie als bestuurssecretaresse is er een salarisindicatie van €2.579 –€ 3.445 op basis van 38 uur. Herken jij jezelf in bovenstaande tekst en ben jij enthousiast geworden na het lezen? Solliciteer dan direct!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Vaardigheden

Scholing: MBO

Uren per week: 32

Salaris: € 327,67

Contract: Je maakt een 'mijn Randstad' account aan om te kunnen reageren op onze vacatures. Dit doe je automatisch wanneer je voor het eerst een sollicitatie afrond bij Randstad, heel eenvoudig dus. Via je 'mijn Randstad' account beheer je gemakkeli