TU Delft

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretaresse/Management Assistente

Faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen

De faculteit Civiele Techniek biedt onderwijs en onderzoek op internationaal vooraanstaand niveau. Innovatie en duurzaamheid zijn hierin centrale thema's. Het onderzoek beslaat wereldwijde maatschappelijke vraagstukken en is nauw verweven met zowel onderwijs als het werk van een breed scala aan kennisinstituten. De faculteit kent de afdelingen Transport & Planning (T&P), Materials, Mechanics, Management & Design (3MD), Engineering Structures (ES), Geosciences & Engineering (GSE), Water Management (WM), Hydraulic Engineering (HE) en Geoscience & Remote Sensing (GRS).

Voor meer informatie over de afdeling GSE, zie hieronder:

https://www.tudelft.nl/citg/over-faculteit/afdelingen/geoscience-engineering/

Functie omschrijving

Zoek jij een baan als secretaresse met de nodige verantwoordelijkheid, afwisseling, uitdaging en genoeg ruimte voor initiatief en zelfstandigheid? Dan is dit je kans! Wij zijn op zoek naar een secretaresse voor de afdeling Geoscience and Engineering.

Als secretaresse bij GSE heb je samen met je collega een duo-baan, maar ga je onderdeel uitmaken van een team van zes secretaresses. Als duo-partner werk je gedurende de week samen aan het ondersteunen van een deel van de staf van de afdeling, maar verricht je ook enkele bredere taken.

Werken bij een wetenschappelijke afdeling als GSE staat voor afwisseling, hectiek en werken in een internationaal georiënteerde werkomgeving. Je bent het professionele eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, (gast)onderzoekes en bezoekers en vindt het leuk om met mensen van allerlei achtergronden en niveaus samen te werken.

Als aanspreekpunt behandel je telefoongesprekken, e-mails, ontvang je bezoekers, verstrek je - zowel intern als extern - informatie (mondeling en schriftelijk) en beheer je verschillende agenda’s, van bijvoorbeeld sectiehoofden.

Verder verzorg je - in samenwerking met de ondersteunende diensten - de administratieve verwerking van diverse uiteenlopende zaken (bijv. aanstellingen en mutaties van personeel en financiën) en organiseer je bijeenkomsten. Je zorgt incidenteel voor de verslaglegging van een overleg.

Je regelt zelfstandig je opgedragen taken en toont initiatief bij werkzaamheden die op je pad komen.

Tot slot: bij het secretariaat van GSE staat samenwerking met elkaar centraal! Waar nodig help je je collega secretaresses, en helpen zij jou.

Functie eisen

Je beschikt over een relevante afgeronde MBO opleiding met aantoonbare werkervaring. Echter, beschik je over een flinke dosis relevante werkervaring maar heb je niet het juiste diploma dan nodigen we ook jou uit om te solliciteren.

Je bent bekend met administratieve werkzaamheden, beheerst Office MS en Outlook en weet je weg te vinden in digitale systemen. Je bent vriendelijk, representatief en servicegericht. Daarnaast ben je probleemoplossend ingesteld, kun je goed tegen drukte en verlies je daarbij de prioriteiten niet uit het oog. Je hebt gevoel voor humor en bent proactief waarbij je het als een uitdaging ziet om samen de afdeling naar een hoger niveau te brengen. Verder ben je enthousiast, leergierig en vind je het leuk om zelfstandig binnen een team te werken.

Vanwege het internationale karakter van GSE verwachten wij uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.

Ervaring binnen een universitaire organisatie zien wij als een pré.

Arbeidsvoorwaarden

De functie heeft een omvang van minimaal 24 uur per week en maximaal 32 uur per week uur per week (0,6 FTE - 0,8 FTE). Het gaat om een contract voor 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Afhankelijk van opleiding en ervaring is het salaris voor deze functie gebaseerd op schaal 6-7 (max € 3052,- bruto p/m bij fulltime).

TU Delft biedt goede mogelijkheden voor ontwikkeling en doorgroei, en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals korting bij zorgverzekeraars en op een sportabonnement. Je kunt afspraken maken over flexibele werktijden; het is mogelijk om jaarlijks via het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden je eigen beloningspakket samen te stellen; en je ontvangt een maandelijkse werkkostenbijdrage. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten.

Informeren en solliciteren

Voor informatie over de inhoud van de vacature kun je terecht bij Myrthe van Nus, tel: 015-27 88100, e-mail: G.M.F.vanNus@tudelft.nl.

Wil je solliciteren naar deze functie of heb je vragen over de sollicitatieprocedure, mail dan onder vermelding van FX2020-105 naar fx@tudelft.nl. Jouw sollicitatie (motivatie en cv) ontvangen we graag op hetzelfde e-mailadres vóór 29 februari 2020.

De eerste selectie zal worden uitgevoerd worden door FleXelect.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Uren per week: 24-32 uur per week

Salaris: € 327,67 per maand