Office Manager

Solliciteer op de website van de werkgever

Thuisleefgids.nl zoekt een Office Manager!

Ben jij een duizendpoot die goed kan plannen, communiceren en organiseren? En ben je op zoek naar een verbindende functie in een dynamische, creatieve startup in de zorg? Dan is deze vacature wat voor jou! 

Functie in de organisatie

Doelstelling van de functie: 

De functie is voor drie halve dagen in de week, in overleg te bepalen welke dagen en tijden handig zijn en het beste uitkomen. Het betreft een ondersteunende functie voor een start-up die groeit. Binnen de functie is het van belang dat de directie van het bedrijf wordt ondersteund zodat zij zich bezig kunnen houden met sales en met de operatie. Er wordt nauw samengewerkt met het team dat sterk in beweging is en behoefte heeft aan structuur en overzicht. Daarom zoeken we een collega die flexibel en proactief is, punctueel en kritisch en graag meedenkt in het verbeteren van de processen van ons groeiende bedrijf. We zijn een software bedrijf en houden dan ook van nadenken over het zo goed mogelijk automatiseren van onze processen. Hierover meedenken is dan ook een onderdeel van de functie. 

Werkzaamheden

De Office Manager houdt zich voornamelijk bezig met: 

  • Klantcontact via mail en soms telefoon met zowel grote organisaties (zorgorganisaties, gemeenten en leveranciers) alsmede met consumenten;
  • Voelt zich verantwoordelijk om klanten zo goed mogelijk te ondersteunen/adviseren en tracht een zo optimaal mogelijke oplossing te realiseren samen met het team; 
  • Het administratief ondersteunen van projecten tijdens de uitvoering waar mogelijk; 
  • Administratieve werkzaamheden voor subsidie projecten; 
  • Administratieve werkzaamheden zoals het afhandelen van een bestelling (na training); 
  • Regelt kantoormiddelen en zorgt dat het reilt en zeilt op kantoor; 
  • Diverse facilitaire taken als lunch verzorgen, kantoorplanning en vergaderzaal boeken; 
  • Stelt offerte- en contracten op en stuurt deze door naar klanten in opdracht van Sales; 
  • Borgt documentatie in AFAS en Microsoft teams, zodat documenten te allen tijde makkelijk en snel terug te vinden zijn; 
  • Voert het secretariaat van de organisatie, in het bijzonder de directie, waaronder correspondentie, beleggen van vergaderingen, notuleren en archiveren;  
  • Verantwoordelijk voor bijhouden van personeelsadministratie. Dit is wel grotendeels geautomatiseerd. 
Uren:
20 - 32
Dienstverband:
fulltime, parttime

Over de werkgever

Over Thuisleefgids.nl
Thuisleefgids ondersteunt mensen bij het maken van een juiste keuze bij het inkopen van producten en diensten die bijdragen aan langer thuis blijven wonen. Het online platform van Thuisleefgids biedt een overzicht van producten en diensten en tevens gebruikerservaringen.

Wij werken elke dag hard om onze klanten te helpen de beste oplossing te vinden voor hun zorgvraag! Het is onze missie om de zorgmarkt transparanter, toegankelijker en zelfs ietsje leuker te maken. We krijgen namelijk vroeg of laat allemaal wel eens met zorg te maken en dan wil je gewoon dat het goed geregeld is.

Je wil dan de best passende oplossing vinden, voor de beste prijs met de snelste levering en uiteraard de allerbeste service! En wanneer je product vergoed wordt wil je dit natuurlijk ook direct kunnen regelen. En daar zijn wij voor. We ontzorgen onze klanten namelijk op alles en dat is wel zo makkelijk!

Kortom, we zijn een bedrijf met een grote ambitie waar je als gedreven professional een verschil kan maken en waar ambitie en creativiteit gewaardeerd worden. Ons team is maatschappelijk betrokken, de saamhorigheid is groot en je komt te werken op een hip en fris kantoor in Utrecht.

Wie weet zit jij snel bij ons aan tafel om te brainstormen over jouw nieuwe functie!

Vaardigheden

Punctueel en georganiseerd 
Weet goed overzicht te houden en zorgt dat de documenten makkelijk en snel terug te vinden zijn in AFAS en Microsoft Teams. Draagt zorg door ondersteuning directie, sales en marketing door administratieve werkzaamheden uit handen te nemen. Je krijgt er energie van om orde te scheppen, kunt snel schakelen en denkt vooruit. 

Kennis van systemen 
Geen opleiding voor systemen nodig naast een basisopleiding office, met name bereid om mee te denken en goed kunnen communiceren is van belang. De medewerker wordt ondersteund door het team. Beschikt over basiskennis m.b.t. Word, Excel, power-point en overige gangbare PC-applicaties en is bereid met nieuwe systemen te leren werken. CMS, ERP en Sharepoint. Ervaring met werken in AFAS is een pluspunt. 

Assertief 
Neemt initiatief in het optimaliseren van administratieve processen en betrekt het team hierbij. Lost knelpunten tijdens ontwerp en uitvoeringsfase grotendeels zelfstandig op. Overlegt de oplossingen voor deze knelpunten met het team. Koppelt problemen actief terug en denkt mee hoe de onderneming slim kan groeien. 

Sociale vaardigheden
Treedt tactvol op naar klanten en overige relaties. Is sterk in communicatie en stelt het belang van de klant voorop. Weet het bedrijf te vertegenwoordigen naar klanten en overige marktpartijen.  

  • Voor deze functie is er geen minimale werkervaring vereist

Opleiding

MBO-4

Wat wij bieden

Salaris:
€ 1.800,- tot € 2.100,- per maand
Solliciteer

Solliciteer op de website van de werkgever

Of solliciteer later

Thuisleefgids

Marjet Pels
Thuisleefgids

Telefoon 0648231311 | E-mail marjet@thuisleefgids.nl