De Volksbank

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Management Assistent

Ben jij zeer servicegericht, kun jij goed in teamverband werken, en weet je ook zelfstandig je weg te vinden en hou je van afwisseling? Heb je daarnaast secretariële ervaring, bij voorkeur op een juridische afdeling of advocatenkantoor? Voor de afdeling Juridische & Fiscale zaken (JFZ) zijn wij op zoek naar een energieke Management Assistent.

Over de functie
Je werkt samen met één andere management assistente. Jullie zijn beiden verantwoordelijk voor het ontzorgen van de medewerkers van de afdeling JFZ. Je hebt binnen de afdeling een aantal eigen taken met daarnaast gezamenlijke werkzaamheden. Tijdens afwezigheid van je collega neem je werkzaamheden over. Een goed onderling contact waarbij je open en eerlijk naar elkaar bent, is hierbij erg belangrijk.

Je wordt o.a. verantwoordelijk voor

  • Ondersteuning van alle collega’s binnen de afdeling;
  • Zelfstandige taken zoals; agendabeheer, organiseren van vergaderingen, afhandelen van telefoonverkeer, afhandeling van correspondentie, ontvangen van gasten, printen van stukken, maken van PowerPoint presentaties, redigeren van Word stukken, maken rapportages, verwerken personeelszaken;
  • Afdelingsspecifieke werkzaamheden, zoals het opmaken van processtukken en roladministratie van de advocaten;
  • Alle overige voorkomende secretariële werkzaamheden.
Over de afdeling
De afdeling Juridische & Fiscale zaken is onderdeel van General Counsel. De afdeling JFZ bestaat uit 4 teams: Retail, Finance & Litigation, Corporate Affairs en Tax. De afdeling is gevestigd in het hoofdkantoor in Utrecht en bestaat uit circa 39 collega’s. JFZ heeft een hoog ambitieniveau en werkt voor alle onderdelen van de Volksbank. De afdeling is mede erop gericht om in nauwe samenwerking met de business partners de niet financiële risico's te beheersen met als belangrijkste focus het bewaken en versterken van de integriteit van de bedrijfsvoering om zo de reputatie van de Volksbank veilig te stellen. Er wordt naar gestreefd zaken zoveel mogelijk zelf te behandelen. De afdeling is goed vertegenwoordigd in externe expertisegroepen van bijvoorbeeld de Nederlandse Vereniging van Banken. Professionele en persoonlijke groei wordt gestimuleerd met ruime mogelijkheden om zowel intern als extern opleidingen en cursussen te volgen.

Vaardigheden

We zijn op zoek naar een teamplayer die ook zelfstandig goed zijn of haar weg weet te vinden. Je weet snel te schakelen, bent flexibel en vindt het leuk om mee te denken. Je bent benaderbaar en trekt zaken naar je toe. Je bent bereikbaar, proactief, flexibel en toont initiatief en je voelt daarbij goed aan wanneer zaken nog afgestemd dienen te worden. Je bent stressbestendig en kunt goed relativeren. Je hebt te maken met informatie van vertrouwelijke aard en weet daar goed mee om te gaan. Kun je goed plannen en organiseren en ben je nauwkeurig? Dan maken we graag kennis met jou.

Verder heb je:

  • Een afgeronde secretariële opleiding, minimaal MBO+ werk- en denkniveau
  • Ervaring als secretaresse in een juridische omgeving is een pré
  • Minimaal 5 jaar werkzaam als management assistant
  • Een pro-actieve werkhouding
  • Affiniteit met juridische werkzaamheden
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en de Engelse taal goed in woord en geschrift
  • Ruim voldoende beheersing van MS Office applicaties
  • Uitstekende beheersing van Outlook
  • Minimaal 32 uur beschikbaar. (Tot maart 2020 in ieder geval beschikbaar op maandag en vanaf maart 2020 beschikbaar op woensdag en vrijdag. Overige dagen zijn in overleg in te plannen)

Scholing: MBO+