Olympia

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Receptiemedewerker (parttime)

Na jaren van innovatie binnen de locatie van onze opdrachtgever DHL Ricoh is er een nieuwe centrale rol ontstaan voor de ‘Reception 2.0’. De naamgeving van de receptie dekt daarmee volledig de lading. Een inspirerende omgeving waarbij ontvangst en gastvrijheid van groot belang zijn.

RECEPTION
  • Voert vloeiend telefoongesprekken in het Nederlands en Engels en legt deze zonodig vast. Verbindt inkomende telefoongesprekken door met de juiste afdeling/medewerker en verstrekt desgewenst informatie.
  • Selecteert de inkomende (elektronische) post en legt deze voor bij de ontvanger.
  • Archiveert (vertrouwelijke) stukken en levert op verzoek stukken uit het archief.
INTELLIGENCE
  • Je bereidt (in overleg met het management/medewerkers) vergaderingen en presentaties voor. Je verzamelt ten behoeve van de agendapunten relevante gegevens en stelt de agenda samen. Distribueert agenda en bijlagen aan de deelnemers.
  • Rapportages, brieven en gespreksverslagen stel je op aan de hand van aanwijzingen, memo’s of ingesproken banden en werkt deze uit. Je controleert op stijl-, taal- en spelfouten en verzorgt de lay-out.
  • Je reserveert interne vergaderingen en maakt afspraken over de verzorging en de benodigde vergaderhulpmiddelen.
CONTACT
  • Je staat voortdurend in contact met je omgeving, de gasten, de klant, medewerkers en je collega’s. Je staat open voor contact en hebt daarin een proactieve houding.
OFFICE
  • De volledige administratie van de toegangscontrole, urenregistratie en ziekteregistratie is bij jou in goede handen.
  • Je legt bescheidene ter ondertekening voor. Draagt zorg voor kopiëren, registreren, frankering en verzending.
  • Je stelt documentatie- en circulatiemappen samen en houdt losbladige handboeken bij.
  • Je verricht administratieve werkzaamheden om daarmee het management te ontlasten.
  • Verder verricht je diverse algemene office werkzaamheden.
HOSPITALITY
  • Het ontvangen van bezoekers waarbij gastvrijheid het sleutelwoord is.
  • Je treedt de gasten tegemoet en je speelt daarin de rol van Hospitality Expert.
  • De door jou verzorgde tour door het bedrijf wordt beleefd als een ‘Experience’.

Vaardigheden

  • Je hebt een representatief voorkomen en bent van nature gastvrij en behulpzaam.
  • Je bent innovatief en vernieuwend. Je herkent jezelf in de visie ‘2.0’.
  • Sociaal zeer vaardig, in het contact met collega’s van diverse geledingen.
  • Mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvaardig in de Nederlandse en Engelse taal is benodigd voor het opstellen en redigeren van brieven en memo’s en het te woord staan van klanten en collega’s.
  • Je hebt plan- en organisatievermogen, werkt accuraat en systematisch met een dienstverlenende instelling, om werkprocessen optimaal te laten verlopen.
  • Je hebt kennis van de organisatie, processen en producten en het (kunnen) onderkennen van de wisselwerking met de omgeving.
  • Relevante Mbo opleiding, goede kennis van het gehele Office-pakket, eventueel aangevuld met een secretariële opleiding.
  • Woonachtig in de omgeving Bergen op Zoom, Roosendaal, Breda en Goes.

Scholing: MBO

Over de werkgever

DHL Supply Chain is onderdeel van het wereldwijde DHL. Voor klant Ricoh in Bergen op Zoom is DHL verantwoordelijk voor de logistieke processen binnen de EMEA regio en beheert DHL twee productie afdelingen. Het Ricoh Warehouse beslaat meer dan 50.000 vierkante meter voor onder andere de opslag van kopieerapparaten, printers, faxen en toners. Met ruim 350 medewerkers zorgen we voor een dagelijkse omzet van meer dan 12.000 orders.
Als dienstverlener zijn we enorm ambitieus; we willen de beste en dus de eerste keus zijn voor onze klanten. Elke medewerker draagt bij aan deze ambitie en het algemene succes van de organisatie. We geven je graag de ruimte om het beste uit jezelf te halen.

Wat wij bieden

  • Je gaat werken in een inspirerende omgeving waarbij je samen met je collega’s trots bent op je job.
  • De werktijden zijn in dagdienst.
  • Een normale werkweek bedraagt ongeveer 16 tot 24 uur per week (parttime).
  • Een tijdelijk dienstverband met bij goed functioneren kans op vast werk.
Bij Olympia is iedereen welkom. Dus jij ook. Wij helpen dagelijks mannen en vrouwen, van jong tot oud en van iedere afkomst aan een leuke baan. We maken graag kennis met je.

Uren per week: 16

Salaris: € 327,67

Contract: tijdelijk