Olympia

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretarieel medewerker

De Secretarieel medewerker Stadsdeel Zuid ondersteunt secretarieel en administratief de processen in Stadsdeel Zuid in de brede zin. De secretarieel medewerker zal een aantal teamleiders en teams in het stadsdeel ondersteunen en werkt dan ook afdelingsoverstijgend. De ondersteuner is gesitueerd binnen het Gebiedspool Management Office (GPMO) maar zal voor meerdere afdelingen werken en inzetbaar zijn. Op deze manier werkt de ondersteuner samen met een groot aantal collega’s.

Je werkzaamheden bestaan uit:
•Agendabeheer, plannen van afspraken en administratieve ondersteuning;
•Regie voeren op compleetheid PVB dossiers van meerdere teams;
•Aanvraag accounts en autorisaties nieuwe medewerkers;
•Organisatie kleine secretariële processen zoals aanschaf bloemen;
•Bijhouden van gegevens m.b.t. personeelszaken;
•Redactielid nieuwsbrief afdeling Gebiedspool;
•Ondersteuning organisatie evenementen en bijeenkomsten.

Vaardigheden

•Je beschikt minimaal over een afgeronde relevante secretariële opleiding mbo (bijv. Directiesecretaresse);
•Je hebt ruime werkervaring met secretariële werkzaamheden en de ondersteuning van leidinggevenden, ervaring bij de gemeente Amsterdam is een pré;
•Je kunt goed overweg met MS office en Outlook, uitstekende Excel vaardigheden zijn een pré.

Competenties
•Samenwerken: je draagt bij aan een stimulerende werksfeer en een goed gezamenlijk resultaat;
•Klantgericht: je speelt in op de wensen en behoeften van de collega’s van de gebiedspool;
•Verantwoordelijkheid: je bent aanspreekbaar op eigen handelen, je werkt zorgvuldig en gewetensvol;
•Stressbestendig: je blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
•Omgevingsbewust: je laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie;
•Plannen: je plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.

Scholing: MBO

Over de werkgever

De gemeentelijke organisatie bestaat uit vier clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen).

De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie en Bedrijfsvoering bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de realisatie van fysieke projecten, inrichting van straten en pleinen, groen en parken, inzamelen van huishoudelijk afval en welzijnswerk in de buurt. Bij het ontwerp van nieuw stedelijk beleid hebben de stadsdelen een adviesrol. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

Het team Gebiedspool Management Office (GPMO) is onderdeel van de afdeling Gebiedspool van Stadsdeel Zuid. De gebiedspool binnen het stadsdeel levert expertise en capaciteit voor de uitvoering van gebiedsplannen, uitvoeringsplannen, programma’s en projecten en de advisering van het bestuur op diverse onderwerpen. Het is een flexibele, innovatieve, hands-on afdeling die uitwisseling van kennis en mensen tussen stadsdeel en stedelijke organisatieonderdelen bevordert. Dit doet gebiedspool deels met eigen mensen, maar ook door de inzet van collega’s uit directies, uitvoerende afdelingen of maatschappelijke partners te organiseren. Om de dynamiek binnen de Gebiedspool beheersbaar te houden is ondersteuning nodig. Daarvoor is in elk stadsdeel een team GPMO. Het GPMO opereert vanuit drie diverse onderdelen: subsidies in control, projecten in control en personeelsadministratie / afdelingsondersteuning.

Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op:
https://www.amsterdam.nl/

Wat wij bieden

• Een salaris van € 2.435 tot€ 3.520 per maand op basis van 36 uur afhankelijk van opleiding en ervaring
• Het betreft een fulltime functie van 36 uur per week
• Een reiskostenvergoeding van € 0,06 cent per kilometer met een maximum van € 3,60 euro per dag
• Het betreft een tijdelijk dienstverband met kans op verlenging
• Werken bij de gemeente Amsterdam in een prettige en dynamische omgeving!

Bij Olympia is iedereen welkom. Dus jij ook. Wij helpen dagelijks mannen en vrouwen, van jong tot oud en van iedere afkomst aan een leuke baan. We maken graag kennis met je.

Uren per week: 36

Salaris: € 327,67

Contract: tijdelijk