Administratief management assistant

Wens je een gratis talentscan (ter waarde van 450 euro)? Solliciteer dan snel voor deze vacature van Management Assistant.

Als personal assistant werk je nauw samen met de Italiaanse Site Manager en met de HR Project Manager. Je ondersteunt de volledige opstart van een nieuwe fabriek. En daar komt heel wat bij kijken. Je start ‘rustig’ en krijgt de kans om te leren en jouw administratie uit te bouwen. Geleidelijk aan zal je job steeds drukker en complexer worden en zal je je mannetje moeten staan ten dienste van de vele expats die er aan het werk zullen gaan.

Jouw takenpakket:

  • Als administratief assistant werk je samen met de Site Manager. Je organiseert zijn agenda, beantwoordt telefoons, plant vergaderingen en verwerkt de post.
  • Je coördineert de kantoorlogistiek, bestelt het kantoordrukwerk en de business kaartjes en je onthaalt bezoekers.
  • Je structureert de complexe papierstroom die bij het werken met expats komt kijken.
  • Je bewaakt mee de deadlines en spreekt er werknemers over aan. 
  • Voor de HR-manager verzamel je time sheets en zorg je voor de goedkeuring ervan door de afdelingsverantwoordelijken
  • Je beheert het volledige travel management van de expats, regelt de visa en de vluchten, en het verkeer van en naar de luchthaven.
  • Je beheert en coördineert het wagenpark van de expats, contacteert de leasingmaatschappij, en regelt het vervoer voor werknemers.
 

Vaardigheden

  • Je hebt een bachelor diploma Office Management of Management Assistance, of je hebt een gelijkwaardige ervaring en vaardigheden.
  • Je hebt ervaring als assistant, secretaresse of administratief medewerker. Ook een gemotiveerde junior is welkom.
  • Je hebt een zeer goede talenkennis. Engels is de voertaal in jouw job en dat spreek je vloeiend. Daarnaast spreek je vlot Nederlands en liefst ook een mondje Frans. (Italiaans is geen must, maar maakt ‘ la vita più bella’)
  • Als management assistant werk je zeer gestructureerd en heb je oog voor detail. Je houdt er van om een complexe administratie te organiseren en op orde te houden.
  • Je hebt het talent om goed je prioriteiten te bepalen. Ook in stressvolle situaties houd je het overzicht over je taken en deadlines.
  • Je bent een zelfstarter en kunt autonoom werken.
  • Je bent gericht op actie en op samenwerking. Je bent assertief, communiceert makkelijk en werkt vlot samen in team.
  • Als er zich een probleem voordoet zal je snel een oplossing uitwerken.
  • Je denkt analytisch en je kunt vlot rapportages maken in Excel. Kennis van SAP is een pluspunt.
 

Over de werkgever

Wat wij bieden

  • Je wordt management assistant in een internationale projectomgeving.
  • Je krijgt een verantwoordelijke en gevarieerde job waar je je steentje bijdraagt aan de volledige opstart van een nieuwe plant.
  • Het project loopt voorlopig voor 3 jaar. In deze periode kan je veel leren en een mooie ervaring opdoen voor je verdere loopbaan en je persoonlijke groei. 
  • Je krijgt een stevig loon en werkt in een 40/38 uursysteem en krijgt dus 12 extra ADV-dagen.

PS: 1/3e van de winst die WaW maakt door jou aan het werk te zetten gaat naar het sociaal project Make it Work. Zo draag je op jouw manier bij aan de tewerkstelling van moeilijk plaatsbare jongeren.

 

Uren per week: 40

Contract: tijdelijk

Solliciteer
Of solliciteer later

WaW

Kristel Smet
WaW

Telefoon 03 780 30 00 | E-mail sint-niklaas@waw.jobs