Olympia

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretaresse Gemeente Amsterdam

We zijn op zoek naar een pro-actieve en ervaren secretaresse die goed in teamverband kan werken. Je bent bij voorkeur flexibel inzetbaar tussen 24 en 32 uur per week.

Je vaste takenpakket bestaat onder andere uit de volgende werkzaamheden:
•Agendabeheer, afsprakenbeheer en mailboxbeheer van vier teamleiders en de afdeling Erfpacht & Uitgifte.
•Het plannen van bijeenkomsten en vergaderingen voor medewerkers van de afdeling.
•Tevens het organiseren van projectactiviteiten.
•Voortgangsbewaking van uitgezette procedures en acties.
•Begeleiding in procedure plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken.
•Het verwerken van teksten, correspondentie en bewaken van lay-out/huisstijl en documentregistratie.
•Het aanmelden en ontvangen van gasten, reserveren van parkeerplekken, catering bestellen en overige facilitaire ondersteuning. •Vervanging bij afwezigheid van de andere secretaresses op het secretariaat.

Vaardigheden

• Een MBO- opleiding op secretareel gebied is een vereiste.
• Ervaring met agenda- en mailbeheer.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Kennis van MS Office en een uitstekende beheersing van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

Competenties
• Plannen
• Klantgerichtheid
• Stressbestendig
• Verantwoordelijkheid

Let op: in de maand december moet je volledig inzetbaar zijn, verder verlof in overleg.

Scholing: MBO

Over de werkgever

De afdeling Erfpacht & Uitgifte is verantwoordelijk voor het zorgvuldig, klantgericht en transparant uitvoeren en vormgeven van het Amsterdamse erfpachtstelsel. Jaarlijks wordt er voor enkele honderden miljoenen euro’s grond in erfpacht uitgegeven. Deze contracten worden door de afdeling administratief, juridisch en financieel beheerd en waar nodig worden deze contracten aangepast. Het gaat inmiddels over meer dan 250.000 erfpachtcontracten. Op dit moment wordt ook gewerkt aan een fundamentele vernieuwing van het erfpachtstelsel. Het stelsel van voortdurende erfpacht wordt omgezet naar een stelsel van eeuwigdurende erfpacht en dat brengt weer allerlei nieuwe organisatorische en procesmatige uitdagingen met zich mee. Bij de afdeling Erfpacht & Uitgifte werken ruim 240 medewerkers, verdeeld over vijf teams.



Wat wij bieden

• Afhankelijk van je opleiding en werkervaring bedraagt het salaris minimaal €2.412,- en maximaal €3.485, -bruto per maand op basis van 36 uren per week;
• Een verantwoordelijke en uitdagende functie, bij een gemeentelijke organisatie die een bijdrage levert aan de ontwikkeling van Amsterdam;
• Een parttime functie van 24-32u per week;
• Een tijdelijk contract van 6 maanden.

Bij Olympia is iedereen welkom. Dus jij ook. Wij helpen dagelijks mannen en vrouwen, van jong tot oud en van iedere afkomst aan een leuke baan. We maken graag kennis met je.

Uren per week: 32

Salaris: € 327,67

Contract: tijdelijk