Olympia

Helaas, deze vacature is niet langer actief
Bezig met laden

Vergelijkbare vacatures

Originele vacaturetekst

Ben jij, communicatief sterk, bevlogen en een initiator die organisatorisch inhoud kan geven?
Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek op zoek naar een Office Manager die bewezen succesvol is.

Als Office Manager (OM) vorm je een belangrijke spil in de organisatie.
Naast het vormen van het algemene secretariaat, draag je als office manager zorg voor een optimale werkomgeving door je (pro-)actief bezig te houden met financiële zaken en biedt je adequate ondersteuning bij het organiseren van de bijeenkomsten.

Je taken zullen op de verschillende functiegebieden bestaan onder andere uit:

Algemeen secretariaat
• Afhandeling en filteren van inkomende telefoongesprekken;
• Afhandeling en filteren van inkomende post;
• Afhandeling en filteren van e-mails in de algemene e-mailbox;
• Agendabeheer directeur;
• Voorraadbeheer kantoorartikelen;
• Voorraadbeheer cateringartikelen;
• Bereid de interne besprekingen voor samen met de Directeur;
• Het opstellen, implementeren en beheren van procedures en processen;
• Up to date houden CRM systemen;

Financieel
• Opstellen samenwerkingsovereenkomsten;
• Opmaken facturatieschema;
• Opmaken facturen;
• Betalen van inkomende facturen;
• Budget van evenementen opstellen/ werkelijke kosten;
• BTW aangiftes;
• Salarisbetalingen;
• Verzekeringen;

Evenementen/ projecten
• Ondersteunen in aanloop van een evenement, drukwerk, bijhouden deelnemerslijsten
nabellen, inplannen van partnermeetings;
• Logistiek ondersteunen in aanloop en tijdens een evenement;
• AVG, overeenkomsten van partners/ leveranciers afstemmen;

Facilitair
• Draagt zorg voor een ordentelijke kantooromgeving;
• Intern eerste aanspreekpunt voor alle facilitaire zaken (inclusief leveranciers);

Personeelszaken
• Uitzetten van vacatures;
• Opstellen van arbeidscontracten/ zzp overeenkomsten ;
• Salaris verwerking;
• Verzorgt de administratie vakantiedagen;
• Verzorgt de administratie voor ziekte verzuim ;

ICT
• Intern eerste aanspreekpunt voor ICT vraagstukken;
• Beheer van accounts en bijbehorende programma’s;

Vaardigheden

Naast dat je hebt affiniteit met onze doelgroepen en onze evenementen ben je goed in multitasking, kun je makkelijk overzicht houden over de meerdere vakgebieden en projecten, terwijl je oog houdt voor details en nauwkeurig werkt.
Je herkent jezelf in onze drie kernwaarden: betrokken, zorgvuldig en persoonlijk.
Je vindt het prettig om samen te werken in een team en voelt je thuis in een kleine, professionele en informele organisatie.

Verder beschik je over:
• Minimaal Afgeronde relevante HBO opleiding;
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een administratieve/organisatorische rol;
• Ervaring in de evenementenbranche is een pré;
• Affiniteit met HR, ICT en financiële administratie;
• Goede beheersing van MS Office, (Word, PowerPoint en Excel) en Outlook;
• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden;
• Drive, enthousiasme, humor en kwaliteit;
• Zowel een denker als een doener, met een aangeboren nieuwsgierigheid, ondernemend, stressbestendig en resultaatgericht;
• Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in zowel woord als geschrift;
• Gezien de landelijke dekking zijn we op zoek naar een collega die centraal in Nederland woont, bij voorkeur in Amsterdam;

Scholing: HBO

Over de werkgever

Onze opdrachtgever heeft ervaring in het faciliteren en organiseren van forums en rondetafelgesprekken op Raad van Bestuur-niveau.
Tijdens diverse events komen de topbeslissers van Europa bij elkaar, om in een vertrouwelijke omgeving de toekomst dialoog met elkaar te voeren.
Je komt te werken in een klein team waarin je veel zelfstandig zal werken.
Het kantoor is gevestigd in Amstelveen met goede ov verbindingen.



Wat wij bieden

• Veel vrijheid in je werk;
• 32-40 uur per week beschikbaar;
• Salaris maximaal €3000.- per maand obv 40 uur per week;
• Fulltime baan met uitzicht op vast contract ;
• Reiskosten worden vergoed;

Bij Olympia is iedereen welkom. Dus jij ook. Wij helpen dagelijks mannen en vrouwen, van jong tot oud en van iedere afkomst aan een leuke baan. We maken graag kennis met je.

Uren per week: 40

Contract: tijdelijk