Bezig met laden

Vergelijkbare vacatures

In de functie van Office manager ben je onderdeel van het Front Office team. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor alle ondersteunende activiteiten. Binnen het team kunnen jullie van elkaar taken overnemen, maar heeft iedereen een eigen aandachtsgebied. Jouw focus ligt op Office Management en het ondersteunen van de consultants. De kern van je taken en je verantwoordelijkheden zijn:

- Beantwoorden van de telefoon en de deur, ontvangen van gasten. Er is geen receptie dus jij bent het eerste aanspreekpunt van de organisatie.
- Zorgen voor een representatieve uitstraling van het kantoor.
- Coördinatie van kantoorartikelen, beheer kantoorpand, ondersteunende diensten: o.a. Inkoop van dranken en kantoorartikelen, schoonmaak, reparatiewerkzaamheden, koeriersdiensten. Het onderhouden van contacten met deze leveranciers.
- Het coördineren van de Assessment Centre rapportenstroom: tegenlezen, uitsturen naar de deelnemer, versturen naar de klant, inplannen van eventuele nabespreking.
- Ondersteunen van je Front Office collega’s bij het voorbereiden/inplannen van Assessment/Development Centres.
- Beantwoorden van support vragen (zowel per mail als telefonisch) van klanten en deelnemers.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer voor de Director Nederland/Countrymanager. Dit houdt o.a. in:
- Afspraken inplannen, zowel intern als buiten de organisatie
- Boeken van reizen, hotels

Vaardigheden

- Circa 2-3 jaar werkervaring op het gebied van officemanagement en administratieve ondersteuning binnen een commerciële organisatie
- Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau
- Je bent enthousiast, klantvriendelijk en sociaalvaardig
- Je bent een goede planner en organisator, je hebt oog voor details en je werkt nauwkeurig
- Je bent stressbestendig en flexibel
- Je neemt initiatief en kunt goed schakelen in onverwachte situaties
- Je legt gemakkelijk contact met collega’s uit verschillende landen
- Naast het Nederlands, heb je een goede kennis van het Engels, zowel gesproken als geschreven
- Computervaardigheden: handig met Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint and Excel)
- Het betreft een fulltime functie van 40 uur per week

Onze opdrachtgever biedt jou een fulltime functie met een vast dienstverband. Salaris indicatie circa € 2.500,- o.b.v. fulltime afhankelijk van ervaring en opleding.

Heb je interesse of wil je meer informatie omtrent deze functie dan mag je mailen naar jeanine.westland@topsecretaries.nl

Scholing: MBO

Over de werkgever

Onze opdrachtgever is een internationaal assessmentbureau. Op het kantoor in Utrecht werken momenteel circa 20 medewerkers met passie voor hun werk en als experts op hun vakgebied, klantgericht, flexibel en professioneel.

Uren per week: 40

Solliciteer later

Adecco

Top Secretaries Midden-Nederland
Adecco

Telefoon (030) 233 34 89 | E-mail middennederland@topsecretaries.nl