Olympia

Julian Smit
Olympia

Telefoon 020 489 26 34 | E-mail j.smit@olympia.nl

Management assistent Belastingen!

Ben jij een verantwoordelijke, stressbestendige en klantgerichte managementassistent die goed kan plannen? Ben jij tevens handig met ICT systemen en heb jij ervaring met MS Office systemen? Ben jij toe aan een nieuwe stap in jouw loopbaan? Kom dan onze prachtige organisatie versterken! Wij hebben tijdelijk versterking nodig voor de periode van 13 mei t/m 30 augustus 2019 i.v.m. zwangerschapsverlof. Ben jij beschikbaar van mei tot en met augustus 2019, dan zijn wij op zoek naar jou!

De functie
Als managementassistente ondersteun je het (programma) management op verschillende administratieve vlakken. Je maakt deel uit van het BMO bedrijfsbureau en verricht je onder andere alle handelingen met betrekking tot de externe inhuur. Je maakt inkooporders aan en verwerkt deze in AFS, je bewaakt de contracten en bent verantwoordelijk voor de interne dienstverlening binnen Belastingen. Daarnaast ben je in staat om bij afwezigheid van collega’s de complexe agenda van de manager te beheren en waar nodig afspraken te maken. Ook bewaak je de voortgang van projecten. Verder ben je verantwoordelijk voor alle andere voorkomende secretariële en administratieve taken.

Je werkzaamheden als managementassistent op secretarieel niveau bestaan uit:
•Afhandelen van verschillende afdelings-emailboxen;
•Bewaken van het telefoonverkeer, aannemen van boodschappen en het verstrekken van algemene informatie;
•Ontvangen van bezoekers;
•Verzorgen van de email (correspondentie) en bewaken van de huisstijl;
•Coördineren en verzorgen van de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen en overlegvormen. Daarbij hoort ook het opstellen van de actie- en besluitenlijsten en het bewaken van de actiepunten;
•Digitaal archiveren van de stukken, aanmaken van dossiers
•Bij afwezigheid van de vaste managementassistente, kun je de agenda van de manager beheren bij het regelen van afspraken;
•Organiseren van verschillende bijeenkomsten zoals vergaderingen, medewerkersbijeenkomsten en recepties en festiviteiten e.d.
•Het bijhouden en aanvullen van diverse werkvoorraden op facilitair gebied. (Denk aan legitimatiebewijzen, cadeaubonnen, parkeerkaarten, NS-business cards enz.

Je werkzaamheden op administratief niveau bestaan uit:
•Adviseren op aandachtsgebied m.b.t. externe inhuur en het doen van verbetervoorstellen;
•Verrichten van administratieve ondersteunende taken voor de diverse managers/ teams;
•Beheren van diverse administratieve bestanden; zoals, AFS, Topdesk en IBabs
•Analyseren van gegevens en vervaardigen van administratieve overzichten, met name in Excel
•Verrichten van scan- en upload werkzaamheden.

Vaardigheden

Wij vragen
•MBO+ werk- en denkniveau;
•3-5 jaar werkervaring als managementassistent en/of soortgelijke secretariële functie;
•Ervaring met agendabeheer en notuleren;
•Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
•Uitstekende kennis en ervaring met MS Office systemen;
•Handig met ICT-systemen en –platformen
•Beschikbaar van mei t/m augustus 2019
•Je werkt in ieder geval op de woensdagen en vrijdagen i.v.m. personele bezetting

Competenties
•Plannen;
•Omgevingsbewustzijn (organisatiesensitief, diplomatiek en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen);
•Klantgerichtheid (charismatisch, dienstverlenend en vlot);
Samenwerken (een teamspeler met een flexibele instelling);
•Stressbestendig;
•Verantwoordelijkheid (in staat de voortgang in projecten goed te bewaken en te verbinden en binnen de gestelde kaders initiatief laat zien).
•Accuraat

Scholing: MBO

Over de werkgever

Organisatie
Belastingen gemeente Amsterdam ontvangt jaarlijks ca. 500 miljoen euro. Dat is geld van Amsterdammers, dat is geld voor de stad. Belastingen gemeente Amsterdam draagt er zorg voor dat Amsterdammers hun rechtmatige bijdrage betalen voor de voorzieningen in de stad. Denk bijvoorbeeld aan het wegennet, het onderhoud van de grachten, de sociale voorzieningen en de leefbaarheid in de stad. Dit gebeurt door het heffen van belastingen zoals de afvalstoffenheffing, onroerendzaakbelasting, toeristenbelasting etc. En hiernaast zorgt Belastingen Amsterdam ook voor de afdracht van Amsterdam aan de Rijksbelastingdienst. De burgers moeten er op kunnen vertrouwen dat Belastingen gemeente Amsterdam op een goede manier met hun gegevens en hun geld omgaat. Belastingen gemeente Amsterdam is als organisatie volop in ontwikkeling en streeft er elke dag naar om een risicobewuste organisatie te zijn, die effectief en resultaatgericht samenwerkt met partners in de keten. Het is een prachtige organisatie, met volop kansen en mogelijkheden voor mensen die hun nek durven uit te steken!

Afdeling Centrale Processen en Advies (CP&A):
CP&A levert de organisatie een ´hands on’ betrouwbare en wendbare ondersteuning en is de motor voor innovatie, ontwikkeling en externe oriëntatie. Zowel bij het dagelijkse presteren als bij de vindtocht naar innovatieve werkwijzen. Dat doet zij samen met partners in de stad, bijdragend aan een Belastingdienst die voor Amsterdammers past in het tijdsbeeld van nu.

CP&A bestaat uit Team Gegevensregie (GGR), Team Juridische Zaken en Advies (JZ&A), team Bureau Management Ondersteuning (BMO) en Fiscaal Advies & Control (FAC).
BMO is de spil in de organisatie. Voor heel Belastingen voeren zij de ondersteunende en faciliterende werkzaamheden uit. De functie van managementassistent is in team Bureau Management Ondersteuning (BMO) belegd en wordt aangestuurd door de coördinator.
Team Gegevensregie (GGR) ondersteunt en adviseert Belastingen bij ontwikkeling en implementatie van datagedreven werken, de uitvoering van de operationele productiewerkzaamheden en bij de implementatie van nieuwe innoverende processen en producten. Team Juridische Zaken en Advies (JZ&A) en Fiscaal Advies en Control (FAC) draagt zorg voor de ontwikkeling van het fiscaal beleid en het voeren van procedures die daar betrekking op hebben. JZ&A adviseert over de interne- en externe communicatie, compliance en risicomanagement en legt de verbinding tussen bestuurlijke ontwikkelingen in college en raad en de uitvoeringspraktijk van Belastingen en omgekeerd.

Wat wij bieden
Wij bieden
•Afhankelijk van je opleiding en werkervaring bedraagt het salaris maximaal €3376 ,- bruto per maand (salarisschaal 8) op basis van 36 uren per week;
• Een reiskostenvergoeding van 0,06 cent per kilometer tot maximaal 3,60 euro per dag;
• Een tijdelijk dienstverband 13 mei t/m 30 augustus 2019;
• Een fulltime functie op basis van 36 uur per week werken, 32 uur werken is ook bespreekbaar.

Bij Olympia is iedereen welkom. Dus jij ook. Wij helpen dagelijks mannen en vrouwen, van jong tot oud en van iedere afkomst aan een leuke baan. We maken graag kennis met je.

Uren per week: 36

Contract: tijdelijk

Solliciteer
Of solliciteer later
Contactgegevens

Julian Smit
020 489 26 34
j.smit@olympia.nl

Olympia
Bloemerstraat 56
6511EL,  Nijmegen