Parttime management ondersteuner gezocht in Hilversum!

StudentJob -  Hilversum

Functie omschrijving


Bedrijf: YoungCapital Secretariële vacatures


Voor onze opdrachtgever, een non-profit organisatie in Hilversum, zijn we op zoek naar een kandidaat die aan de slag kan als management ondersteuner voor 16 uur per week. Het gaat hierbij om 2 vaste dagen per week, namelijk de donderdag en vrijdag.

De managementondersteuning is binnen deze non profit organisatie ondergebracht onder stafeenheid bedrijfsvoering, zowel voor het College, het MT en de hoofden van de stafeenheden
als voor de organisatie. Het gaat om één generiek profiel, waarbij het werk
onderling collegiaal wordt verdeeld en het Hoofd Bedrijfsvoering de gemaakte en
de te maken afspraken op afstand volgt.

De Managementondersteuner is verantwoordelijk voor:

1. Management- en
secretariële ondersteuning.

2. Het uitvoeren van
receptiewerkzaamheden.

3. Het uitvoeren van
werkzaamheden betreffende de personeelsadministratie.

Werkzaamheden:

1.
Management- en secretariële
ondersteuning:

- organiseert
en bereidt voor naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen,
completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie bij,
attendeert op bijzondere aandachtspunten, notuleert en verzorgt inhoudelijk de
verslaglegging en bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en
genomen besluiten;

- bewaakt de
agenda van het College en management, deelt deze in en attendeert het College
en management op afspraken;

- zet op (of
doet opzetten) het werkarchief van het College en management en het archief met
afdelings-/College-informatie t.b.v. gerichte managementinformatie, voortgangsrapportage,
e.d. en houdt deze bij, completeert de dossiers en legt kruisverwijzingen en
dossierrelaties systematisch vast.


2.
Het uitvoeren van
receptiewerkzaamheden:

- ontvangt
bezoekers;

- behandelt
alle inkomende telefoongesprekken en verstrekt informatie.


3. Het
uitvoeren van werkzaamheden betreffende de personeelsadministratie:

- controleert
(mutatie)formulieren op afwijkingen met al vastgelegde personeelsgegevens en
bewerkt de mutaties opdat deze kunnen worden opgenomen in het geautomatiseerde
personeelsinformatiesysteem;

- beantwoordt
vragen van medewerkers over aspecten betreffende de personeels- en
salarisadministratie;

- verricht
diverse (administratieve) beheersactiviteiten die samenhangen met de instroom,
doorstroom en uitstroom van medewerkers Commissariaat (en voor de externe
inhuur), zoals de afhandeling van aanstellingen, bevorderingen, personele
mutaties en dergelijke en het controleren of dit juist verwerkt is;

- verwerkt
ziekmeldingen.

Functie-eisen:

  • Per direct 16 uur per week beschikbaar;
  • Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
  • Aantoonbare werkervaring als secretaresse is vereist;
  • Aantoonbare werkervaring met het schrijven van teksten en notuleren;
  • Uitstekende beheersing van het Microsoft Office pakket;
  • Perfecte beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Woonachtig in Hilversum of directe omgeving;
  • Je bent representatief en klantvriendelijk.
Ben je geïnteresseerd in deze functie?
Klik op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen snel contact met je op. Het is tijdens het aanmelden mogelijk om je CV te uploaden. Heb je vragen over deze vacature bel dan naar 036-5483420!










Vacature info

Dienstverband

  • Vast

Opleidingsniveau

  • HBO
  • MBO
  • WO/Universitair

Regio/Provincie

  • Noord-holland

Branche

  • Accountancy
  • Zakelijke dienstverlening

Taalvaardigheid

  • Nederlands