Secretaresse Deloitte Amsterdam

Start People Inhouse A.S. Watson B.V. -  Amsterdam
30+ dagen geleden   |   122x bekeken

Deloitte is een professionele dienstverlener met wereldwijd 200.000 medewerkers en kantoren in meer dan 150 landen. Met ruim 4.500 medewerkers en 18 kantoren verspreid over heel Nederland is Deloitte een van de grootste aanbieders van professionele dienstverlening op het gebied van accountancy, belastingadvies, consultancy, risk management en financiële advisering.

The Edge, het gebouw waar Deloitte Amsterdam in is gevestigd, is een van 's werelds meest duurzame gebouwen en staat bekend om de vele slimme technologische innovaties van het pand. Naast het feit dat het een indrukwekkend gebouw is om in te mogen werken, is het makkelijk te bereiken met het openbaar vervoer en de auto.

Functiebeschrijving
Wij zijn op zoek naar een Executive Assistant/Secretaresse die graag aan de slag gaat binnen de zakelijke dienstverlening.

Bijbehorende werkzaamheden:

Agendabeheer/communicatie

  • Verzorgt agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner, director en senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald;
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald;
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor partner/director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties;
  • Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements
  • Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen;
  • Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
  • Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

Inkomende en uitgaande correspondentie
  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
  • Stelt concepten en/of platte teksten op;
  • Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit, al dan niet in samenwerking met DP&S.
  • Monitort en/of begeleid de verwerking van uitgebreidere stukken die zijn uitgezet bij DP&S.

Inhoudelijke ondersteuning
  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op;
  • Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages.

Kwaliteit
  • Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende, ook wanneer deze afdeling overstijgend zijn.

Voor deze functie staat Public Policy centraal, waarbij het gaat om belangenbehartiging in Den Haag. Hier horen ondersteunende werkzaamheden bij zoals: het loggen van gehouden gesprekken, het bijhouden van een library van talking points, het onderhouden van Sharepoint en het bijhouden van een register van contactpersonen.

Functie-eisen
  • MBO/HBO werk en denkniveau;
  • Begrip van politiek in NL en de firma is een pre
  • Praktijkvaardigheden met administratieve systemen;
  • Praktijkkennis met functie specifieke software en systemen, met name MS Office;
  • Praktijkvaardigheden met archivering/documentatiesystemen;
  • Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Je bent zorgvuldig en accuraat;
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld;
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten;
Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.
  • Per direct beschikbaar
  • Fulltime beschikbaar
  • Woonachtig in omgeving Amsterdam

Aanvullende competenties:
  • Leergierig
  • Flexibel
  • Gemotiveerd/ bereid tot hard werken
  • Zelfstandig
  • Pro actief
  • Representatief

Arbeidsvoorwaarden
Leuke en uitdagende fulltime functie voor lange tijd waarbij je na 3 gewerkte maanden op uitzendbasis op contract gaat bij Deloitte.
Salarisindicatie afhankelijk van opleiding en aantal jaren relevante werkervaring. Richtlijn: €2000-€2300




Aanbevolen vacatures

Verkoper Nuon B2B Noord-Holland
Amsterdam   Nuon Sales Force
14 dagen geleden
Finance & HR Assistant (20-24 uur)
Amsterdam   Force field vr
18 dagen geleden
Fulltime Secretaresse Deloitte Amsterdam
AMSTERDAM   Start People Inhouse A.S. Watson B.V.
Vandaag

Meer vergelijkbare vacatures

Vacature info

Functie

Functiegroep

Aantal uren

  • 40 uur

Per wanneer

  • Direct
  • In overleg

Dienstverband

  • Vast

Opleidingsniveau

  • HBO

Opleidingsrichting

  • Management

Werkervaring

  • Minder dan een jaar

Regio/Provincie

  • Zuid-holland

Branche

  • Accountancy
  • Zakelijke dienstverlening
  • Industrie

Taalvaardigheid

  • Engels
  • Nederlands