Directiesecretaresse

Als directiesecretaresse ben jij vooral een onmisbare steun voor de directeur zorg en welzijn en de directeur bedrijfsvoering. Jij ziet wat nodig is, anticipeert voordat er om gevraagd wordt en zorgt dat alles soepel en overzichtelijk verloopt.

Wat ga je doen?

In deze rol maak jij de dagen van het directieteam net een beetje makkelijker en effectiever. Als stille kracht achter het team ondersteun, anticipeer en organiseer je met oog voor detail en gevoel voor timing, zodat alles soepel verloopt. Je zorgt ervoor dat agenda’s en inboxen gestructureerd blijven, vergaderingen voorbereid zijn en dat alle lopende projecten en processen vlekkeloos verlopen. Met jouw scherp oog voor detail en timing anticipeer je op wat nodig is, zodat de directie zich volledig kan richten op strategische beslissingen en het maken van impact. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe partners en weet precies hoe je informatie helder, tactvol en accuraat overbrengt. Tegelijkertijd bewaak je vertrouwelijke processen, signaleer je verbeterpunten en draag je actief bij aan een efficiënte, digitale en goed georganiseerde werkomgeving. Je voegt vooral waarde toe door:

• Agenda & Prioriteiten: Complexe agenda’s en inboxen beheren, prioriteiten stellen en anticiperen op wijzigingen;
• Communicatie & Coördinatie: Eerste aanspreekpunt zijn, notities en beleidsstukken redigeren en zorgen dat iedereen altijd de juiste informatie heeft;
• Slim werken & Digitalisering: Moderne tools zoals MS Teams, Co‑pilot en Office optimaal inzetten en processen continu verbeteren;
• Procesondersteuning: Ondersteunen van projecten, voortgang bewaken en collega’s bijstaan in bedrijfsvoerings- en HR‑processen;
• Vertrouwelijke & Tactische Ondersteuning: Poortwachter zijn voor besluitvormingsprocessen, knelpunten signalen en adviseren over verbeteringen.

Hierdoor ben jij niet alleen organiserend, maar ook verbindend, proactief en een onmisbare steun voor het directieteam. Als directiesecretaresse stem je je ondersteuning af op wat er écht nodig is. De meeste werkzaamheden vinden overdag plaats, maar we zien vooral behoefte aan de randen van de dag en in het weekend. We zoeken daarom iemand die hierin meedenkt en samen met ons het goede gesprek voert over hoe we dit op een verbindende manier organiseren.

Waar kom je te werken?

Je komt terecht in een betrokken en energiek directieteam. Het is een team waarin openheid, vertrouwen en samenwerking centraal staan en waar iedereen vanuit zijn eigen vakmanschap werkt aan toekomstbestendige ouderenzorg. Jij werkt samen nauw met het bestuurssecretariaat, waar je samen deel vanuit maakt. Samen vormen jullie een stevig en warm fundament voor het bestuur en de directie, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun kernactiviteiten. Deze vacature staat op de volgende locatie:

• HilverPoint

“Wat ik bijzonder vind aan deze rol, is dat je als directiesecretaresse helpt om onze organisatie helder, toegankelijk en menselijk te houden. Jij brengt structuur, rust en overzicht, juist op momenten dat het er echt toe doet. Daarmee maak je voor ons als directieteam het verschil: je creëert ruimte, zodat wij met focus en vakmanschap kunnen werken aan toekomstbestendige zorg. Als jij energie krijgt van samenwerking, vooruitdenken en samenbouwen aan een toekomstbestendige organisatie, dan heet ik je van harte welkom.”

Willy - Directeur Bedrijfsvoering

Onze arbeidsvoorwaarden

8,33% eindejaarsuitkering, 8% vakantiegeld, een goede pensioenregeling, een collectieve zorgverzekering en veel ruimte voor je eigen ontwikkeling.

Ons aanbod

• Direct een contract voor onbepaald tijd met een proeftijd van 2 maanden;
• Salaris en arbeidsvoorwaarden conform cao VVT 1 juni 2025, FWG 45 tussen € 3.384,01 – € 4.102,26 bruto per maand o.b.v. 36 uur, afhankelijk van je ervaring;
• Wij vinden het belangrijk dat je zonder zorgen en prettig naar je werk reist. Daarom ontvang je vanaf 1 juni 2025 een reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer meer dan onze cao voorschrijft. Samen maken we het verschil, ook onderweg;
• Omdat je nooit klaar bent met leren, krijg je alle mogelijkheden om je verder te ontwikkelen;
• Bij HilverZorg profiteren medewerkers van extra arbeidsvoorwaarden in het Vitaliteitshuis, een plek waar je kunt werken aan je persoonlijke vitaliteit. Het Vitaliteitshuis is er voor jou, zodat jij de beste versie van jezelf kunt zijn voor de mensen waarvoor en met wie je samenwerkt, zodat je vitaal in lichaam en geest blijft want jij bent en maakt HilverZorg;
• Een mooie werkplek in Hilversum met de allerlekkerste koffie!

Wie ben jij?

Jij bent een medewerker die graag met anderen samenwerkt en de sfeer goed wil houden. Je hebt een scherp oog voor detail en overzicht, waardoor je proactief knelpunten signaleert en zelfstandig oplossingen aandraagt. Stressbestendig en flexibel, weet je ook onder druk prioriteiten te stellen zonder het overzicht te verliezen. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt moeiteloos schakelen tussen verschillende interne en externe gesprekspartners. Integer en discreet ga je om met vertrouwelijke informatie en gevoelige dossiers. Met jouw analytisch vermogen en praktische instelling zie je snel verbanden en weet je acties concreet en effectief om te zetten. Verder:

• Afgeronde mbo-4 diploma in de pocket en minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in een vergelijkbare rol (managementassistent, directiesecretaresse, personal assistent);
• Vaardig in Microsoft Office 365, OneNote, SharePoint, Teams en Outlook; nieuwe systemen maak je jezelf snel eigen;
• Voor deze rol is affiniteit met de publieke sector of maatschappelijke doelen onmisbaar. Ervaring in de ouderenzorg is geen vereiste; enthousiasme, betrokkenheid en het vermogen om bij te dragen aan betekenisvolle zorg vinden we veel belangrijker;
• Je kunt een Verklaring Omtrent Gedrag aanleveren in de eerste werkmaand.

Herken je jezelf in bovenstaande en in onze kernwaarden Moedig – Liefdevol – Gastvrij, dan maken we graag kennis met jou.

Nieuwsgierig?

Vragen over de functie directiesecretaresse? Neem vooral contact op met Joy Steenvoorden en of Tanja Tilburg - corporate recruiters, wij staan jou graag te woord. Telefoonnummers: 06 174 21 042| 06 175 07 879.

Direct solliciteren

Hebben wij jouw interesse gewekt? Stuur ons dan uiterlijk 12 december vóór 12.00 uur jouw cv via de sollicitatiebutton. De gesprekken vinden plaats op vrijdag 19 december.

Belangrijk om te weten: af en toe komt onze mail in je spam. Daarom raden wij je aan dit regelmatig te checken.

Over Hilverzorg

HilverZorg kent drie sterke merken waarbinnen ze haar diensten verleent: HilverZorg in de buurt, HilverZorg thuis en Wonen bij HilverZorg met expertise gericht op dementie, Korsakov en Gerontopsychiatrie+. Onze huizen zijn plekken waar ontmoeten plaatsvindt en waar professionals van de verschillende onderdelen elkaar ontmoeten, kennis delen en zorgen voor verbinding.

Jezelf zijn en blijven, daar staat HilverZorg voor. We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt met een diversiteit aan medewerkers die inclusief in onze organisatie staan. Of het nu gaat om verschil in leeftijd, achtergrond, geaardheid, arbeidsbeperking of iets anders. Maar ook afwisseling in bijvoorbeeld kennis, ervaring en kwaliteiten van medewerkers is belangrijk. Want alleen dan kunnen we de zorg, met én voor de bewoners, nog beter aanbieden. Zo kan ook jij Jezelf blijven.

Bij HilverZorg profiteren medewerkers van extra arbeidsvoorwaarden in het Vitaliteitshuis, een plek waar je kunt werken aan je persoonlijke vitaliteit. Het Vitaliteitshuis is er voor jou, zodat jij de beste versie van jezelf kunt zijn voor de mensen waarvoor en met wie je samenwerkt, zodat je vitaal in lichaam en geest blijft - want jij bent en maakt HilverZorg!

#J-18808-Ljbffr