Secretaris Fysieke Leefomgeving

ml. T185842

VNG

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

De directie bestaat uit:
• Team Leefomgeving
• Programma Energie
• Programma Omgevingswet

Opgaven liggen o.a. Op het gebied van bouwen en wonen, vitaal platteland, omgevingskwaliteit, milieu, afval & circulaire economie, mobiliteit, ruimte, klimaatadaptatie & water. Ook worden gemeenten ondersteund bij de energietransitie en het werken met de Omgevingswet.

De komende tijd wordt gewerkt aan verdere doorontwikkeling waarbij uitvoeringsondersteuning aan gemeenten centraal staat. Dit beïnvloedt o.a. De bedrijfsvoering, voorbereiding documentatie, overlegstructuren en inrichting van jaar- en werkplannen.

Je werkt binnen team Leefomgeving als secretaris en bent schakel tussen team, teamleiders, directeur en MT. Je ondersteunt team- en projectleiders bij financiële en contractuele afhandeling van (subsidie)projecten en activiteiten en bewaakt de bedrijfsvoering in een politiek dynamische omgeving. Je adviseert teamleiders in een context van organisatieontwikkeling.

Daarnaast:
• Deelname aan en mede verantwoordelijk binnen het Managementoffice Leefomgeving
• Bewaken van proces, planning en voortgang van activiteiten en programma's
• Procesmatige sturing richting collega's binnen team

• Voorbereiden, bewaken en verslaglegging van bestuurlijke- en directeursoverleggen en stuurgroepen
• Opzetten uitvoerbare structuur, afstemming en archivering
• Implementatie en uitrol Teams Planningstool binnen de directie

• Overzicht en ondersteuning bedrijfsvoeringvraagstukken binnen het fysieke domein
• Onderhouden contact met staf HR, Financiën en Concernstaf
• Administratie team Leefomgeving
• Dossierbeheer
• Rapportages Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering
• Ondersteunen bij risicosturing
• Opstellen en bewaken begroting en subsidieaanvragen
• Ondersteunen bij jaar- en werkplannen
• Monitoring en aanjagen van jaar- en werkplanproces
• Voorbereiden en organiseren van sessies/bijeenkomsten
• Ondersteunen projectleiders bij beleidsvraagstukken
• Rapporteren over resultaten en adviseren teamleiders en MT
• Bevorderen samenhang binnen directie Fysieke Leefomgeving

• Team- en projectleiders zijn volledig ondersteund in bedrijfsvoering
• Bedrijfsvoering is goed gedocumenteerd
• Samenhang tussen team Leefomgeving en directie is vergroot
• Eenduidig monitorings- en archiveringsproces ingericht
• Teams Planningstool geïmplementeerd binnen de directie

Minimaal vereist:

• Afgeronde HBO-opleiding
• Minimaal 8 jaar werkervaring als Programma-, project- of bestuurlijk secretaris binnen gemeenten, regionale samenwerkingsverbanden of koepelorganisatie van gemeenten
• Minimaal 8 jaar ervaring met projectmatig werken in een bestuurlijk dynamische omgeving binnen bovengenoemde typen organisaties

• Motiveren
• Plannen en organiseren
• Netwerken
• Resultaatgericht
• Organisatiesensitiviteit
• Zelfstandig adviserend
• Hands-on mentaliteit
• Cijfermatig inzicht

Onderbouwing aantoonbaar via cv en motivatie:

• Werkervaring als Programma-, project- of bestuurlijk secretaris binnen het fysieke domein bij gemeenten, regionale verbanden of koepelorganisatie
• Werkervaring met bedrijfsvoering (personeel, financiële administratie, rapportages) in vergelijkbare context
• Werkervaring met ondersteunende administratieve systemen (o.a. Verplichtingenadministratie, workflowmanagement, DMS)
• Werkervaring met zelfstandig adviseren van teamleiders, MT of directie van een publieke organisatie

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Afgeronde HBO-opleiding
  2. Minimaal 8 jaar werkervaring als Programma-, project- of bestuurlijk secretaris binnen gemeenten, regionale samenwerkingsverbanden of koepelorganisatie van gemeenten
  3. Minimaal 8 jaar ervaring met projectmatig werken in een bestuurlijk dynamische omgeving binnen bovengenoemde typen organisaties
  4. Werkervaring als Programma-, project- of bestuurlijk secretaris binnen het fysieke domein bij gemeenten, regionale verbanden of koepelorganisatie
  5. Werkervaring met bedrijfsvoering (personeel, financiële administratie, rapportages) in vergelijkbare context
  6. Werkervaring met ondersteunende administratieve systemen (o.a. Verplichtingenadministratie, workflowmanagement, DMS)
  7. Werkervaring met zelfstandig adviseren van teamleiders, MT of directie van een publieke organisatie
  8. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  9. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.