Directiesecretaris VTH / teamleider officemanagement

ml T182933. Gemeente Utrecht

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

Leiderschap tonen, verbinding creëren en koers houden in een dynamische omgeving - dat is waar jij energie van krijgt. Als teamleider officemanagement geef je richting aan een team dat het management ontzorgt en de organisatie draaiende houdt. 

Je bent tevens de rechterhand voor de directeur en het MT en spil in de samenwerking binnen VTH (Vergunningen, Toezicht en Handhaving). Een functie waarin jouw inzicht, daadkracht en oog voor mensen samenkomen om écht iets te betekenen: voor je collega's én voor Utrecht. Ben jij op zoek naar een afwisselende en dynamische functie, lees dan snel verder! 
 
Opdrachtomschrijving (de taken):
Je geeft leiding aan team Officemanagement (10 medewerkers).

Als teamleider officemanagement speel je een cruciale rol bij het leiden van het team officemanagement. Je bent de drijvende kracht achter voortdurende verbeteringen binnen het team en geeft op een directe, coachende en ondersteunende manier leiding. Het creëren van een positieve werkcultuur en een stimulerende werkomgeving staat centraal in jouw rol. Je moedigt niet alleen de individuele groei van medewerkers aan, maar ook de ontwikkeling van het team als geheel. Dit bereik je onder andere door het voeren van constructieve FIT-gesprekken en bilaterale overleggen,vJe werkt nauw samen met de afdelingsmanager en zorgt voor een integrale aanpak en afstemming met andere teams binnen VTH.  

Als directiesecretaris ben je het centrale aanspreekpunt voor het management en hét gezicht van het organisatieonderdeel Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Je coördineert tactische en strategische vraagstukken binnen de organisatie en houdt toezicht op de voortgang. Je bent onderdeel van het MT-VTH en verzorgt de agenda en actie- en besluitenlijst van het wekelijks overleg. Als sparringpartner van het managementteam en de directeur VTH ben je in staat om vragen en opdrachten te coördineren, uit te zetten en te bewaken wat bijdraagt aan een soepele bedrijfsvoering.

Jij hebt/bent:

• Minimaal HBO werk en denk niveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende, bij voorkeur meer jaren.
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau, bij voorkeur meer jaren.

Verder herken je je in de volgende competenties:

• Analytisch vermogen: Je kunt op een tactisch niveau hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. Dit houdt in dat je in staat bent om complexe situaties te ontleden in begrijpelijke delen, relevante informatie te identificeren en verbanden te leggen tussen verschillende factoren. Je neemt verschillende perspectieven in overweging om tot goed doordachte beslissingen te komen.
• Plannen en organiseren: Je geeft prioriteit aan taken op basis van urgentie en maakt optimaal gebruik van beschikbare tijd om taken uit te voeren. Je bent systematisch en gestructureerd in het aanpakken van taken en projecten en communiceert duidelijk over verwachtingen.
• Bestuurlijk sensitief: Je bent je bewust van de belangen en posities van verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en toont begrip voor besluitvormingsprocessen binnen de organisatie. Ook kan je informatie en voorstellen presenteren op een manier die aansluiten bij de (politiek) bestuurlijke context

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in de week van 1 december. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

Hybride werken: dit is mogelijk, maar je wordt geacht om (in ieder geval) ongeveer 3 dagen per week op kantoor te zijn.

Eisen

• Je beschikt over minimaal hbo werk en denk niveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau
• Geef een korte toelichting in welke situatie je leiding hebt gegeven, de context en het team.
• Geef een korte toelichting in welke situatie je coördinerende taken heb gehad, neem hierin de context mee en de onderwerpen die het betrof. 

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je beschikt over minimaal hbo werk en denk niveau;
  2. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende;
  3. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau
  4. Geef een korte toelichting in welke situatie je leiding hebt gegeven, de context en het team.
  5. Geef een korte toelichting in welke situatie je coördinerende taken heb gehad, neem hierin de context mee en de onderwerpen die het betrof. 
  6. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  8. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.