Procesmanager archief- en informatiebeheer (digitaal)

ya JOB-2103074. Gemeente Amersfoort

Functieomschrijving 

Voor gemeente Tilburg zijn wij op zoek naar een ervaren procesmanager informatiebeheer. Als procesmanager realiseer je een bedrijfszeker en klantgericht informatie(archief)beheerproces door het inrichten en optimaliseren van efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit van dit proces. Archiefbeheer betreft het opzoeken, opnemen / ingest, preserveren, bewerken, vernietigen of begeleiden vernietiging, overbrengen, vervangen van (digitale) archiefbescheiden. Er wordt samengewerkt met onder andere functioneel beheerders, applicatiebeheerders, softwareontwikkelaars, contactpersonen informatiebeheer van de organisatieonderdelen, adviseurs informatiebeheer, en archiefinspecteur.

Voor de looptijd van de opdracht zoeken we collega die kennis heeft van digitaal archiveren / vernietigingsprocedures, digitaal zaakgericht werken en archiveren, en gemeentelijk processen. De opdracht betreft het onderzoeken van de vernietigingsmogelijkheden in een applicatie (incl. Advies) en het procedureel inregelen en controleren van zogenaamde doorlopende machtigingen in verschillende applicaties.

Het doel van de functie is om een bedrijfszeker en klantgericht informatie(archief)beheerproces te realiseren door het inrichten en optimaliseren van efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit van dit proces. Er wordt samengewerkt met onder andere functioneel beheerders, applicatiebeheerders, softwareontwikkelaars, contactpersonen informatiebeheer van de organisatieonderdelen, contactpersonen Faciliteiten, adviseurs informatiebeheer, en archiefinspecteur. Indien nodig wordt opgetreden als opdrachtgever voor extern ingekochte expertise.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

1. Coördineren, inrichten, optimaliseren en borgen continuïteit proces archiefbeheer zowel analoog als digitaal in samenwerking met taak specifieke afdelingen. Archiefbeheer betreft het opzoeken, opnemen / ingest, preserveren, bewerken, vernietigen of begeleiden vernietiging, overbrengen, vervangen van (digitale) archiefbescheiden. 

2. Op basis van de vergaarde informatie bij punt 1 het vastleggen van een gestructureerd overzicht van de informatie (documenten) binnen de gemeente Tilburg in het daarvoor bedoelde ISP systeem.

3. Opstellen en actueel houden hotspotlijst, handboeken, procedures en werkafspraken.

4. Rapporteren en analyseren van data of prestaties om aanbevelingen te kunnen doen voor procesverbeteringen en deze indien nodig aandragen aan teammanager

5. Bewaken en behandelen van informatieverzoeken /meldingen binnen de streeftermijnen, die via Topdesk, mail of telefonisch binnenkomen.

Kennis van en/of ervaring met:

• HBO werk- en denkniveau op het gebied van informatiebeheer bijvoorbeeld archivistiek, informatiekunde, of LARM (Leergang Adviseur Recordmanagement)
• Kennis van relevante wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, Awb, Avg, Selectielijst)
• Kennis landelijke en Europese ontwikkelingen informatiebeheer
• Kennis van analoog en digitaal archiveren / vernietigingsprocedures
• Kennis op het gebied van digitaal zaakgericht werken en archiveren
• Kennis van de relevante werkprocessen van de organisatieonderdelen
• Kennis van de relevante registratie-, zaak- of archiefsystemen

Competenties:

• Organisatiesensitiviteit

• Plannen, organiseren en voortgangscontrole

• Oordeelsvorming en besluitvaardigheid

• Mondelinge presentatie en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

• Samenwerken

• Klantgericht en flexibel gedrag

• Accuratesse

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. HBO werk- en denkniveau op het gebied van informatiebeheer bijvoorbeeld archivistiek, informatiekunde, of LARM (Leergang Adviseur Recordmanagement)
  2. Kennis van relevante wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, Awb, Avg, Selectielijst)
  3. Kennis landelijke en Europese ontwikkelingen informatiebeheer
  4. Kennis van analoog en digitaal archiveren / vernietigingsprocedures
  5. Kennis op het gebied van digitaal zaakgericht werken en archiveren
  6. Kennis van de relevante werkprocessen van de organisatieonderdelen
  7. Kennis van de relevante registratie-, zaak- of archiefsystemen
  8. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
  9. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  10. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.