Als interim (assistent) planner is het doel van je functie om de manager, planners en projectcoördinatoren te assisteren door ondersteunende en administratieve werkzaamheden uit te voeren voor de nationale en internationale projecten. Daarnaast ben je primair verantwoordelijk voor het correct afhandelen van transportaanvragen voor theater- en concerttours door heel Europa. Door jouw proactieve en servicegerichte houding bouw je goede relaties op met klanten en collega’s en weet jij goed om te gaan met ad hoc situaties.

Deze functie voer je samen uit met je collega met dezelfde functie. Het hoofdkantoor (jouw werkplek) is gevestigd in Nieuw-Vennep.

Wat ga je doen:

• Je voert op verzoek de dagelijkse en ad hoc taken uit zoals het voorbereiden van reizen, shuttles en het opstellen van documenten.
• Het administratief behandelen van transportaanvragen.
• Het opstellen van passende offertes voor de klant.
• Het zorgdragen voor de overdracht van de bevestigde opdracht aan het planningsteam.
• Je beantwoordt telefonische vragen m.b.t. informatie.
• Je houdt de voorraad bij van trucks en trailers op de PS-terreinen in Nederland.
• Je regelt op verzoek van je planning-collega’s de GMR’s, ATA Carnets, NIWO Eurovignettes en Eurotunnelbookings.
• Je draagt zorg voor het efficiënt en op een prijsbewuste manier boeken van vliegtuig-, trein-, boot- en bustickets voor onze inspiciënten en het communiceren hiervan.
• Je houdt de kosten van reizen en verblijven bij en zorgt voor financieel inzicht.
• Je bent verantwoordelijk voor de reserveringen van Hotel Pieter Smit en de uitgifte van lockers, bedrijfskleding en veiligheidsmiddelen en je bewaakt hierbij het administratieve proces.
• Je draagt zorg dat de planningstool up-to-date is (denk aan het uploaden van documenten en schades en boeten bijhouden en signaleren).
• Het draaien van nooddiensten buiten kantoortijden (ong. 1 week per 6 weken).