Als ambtelijk secretaris vorm je met twee andere ambtelijk secretarissen het team ambtelijk secretariaat faculteit geneeskunde. Elke secretaris richt zich op een of meer examencommissies binnen de faculteit. Binnen het team werken we zoveel mogelijk met uniforme processen en nemen waar nodig elkaars werkzaamheden over. Je collega’s uit het team zijn jouw sparringspartners bij alle voorkomende verzoeken van studenten aan de verschillende examencommissies. Je bet daarnaast de rechterhand van de voorzitter van de examencommissie. Je geeft adequaat advies en passende ondersteuning aan de commissieleden en de voorzitter.Voor studenten en examinatoren ben je het eerste aanspreekpunt namens de examencommissie.
Als teamlid van het dagelijks bestuur van de examencommissie ben je een belangrijke sparringpartner en eerste adviseur voor de afhandeling van studentcasussen. Zo coördineer je samen met je collega’s het Bindend Studieadvies (BSA) en coördineer je beroeps- en fraude/plagiaatzaken. Je kent het reglement van de examencommissie en bent bekend met eventuele gevolgen van voorgenomen besluiten over verzoeken van studenten.
Je voert beleidsondersteunende werkzaamheden uit binnen wettelijke kaders zoals de Onderwijs- en Examenregeling (OER), de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW) en jurisprudentie. Daarbij zorg je voor bewaking van de diverse wettelijke termijnen. Je organiseert en bereidt de vergaderingen van het dagelijks bestuur en de commissie voor. Je bent verantwoordelijk voor de agendastukken, de jaaragenda, de verslaglegging van de vergadering en het (digitale) archief. Daarnaast zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden nagekomen.
De afdeling onderwijszaken is een onderdeel van een gedreven onderwijsorganisatie, het Onderwijscentrum. De afdeling onderwijszaken (OZ) is verantwoordelijk voor de ondersteunende processen die nodig zijn om het onderwijs van de faculteit geneeskunde en de UMC Utrecht-academie te organiseren. OZ bestaat uit: onderwijs- en studentadministratie, ambtelijk secretariaat examencommissies, studieadvies, Studie-informatiepunt, careerservices en international office.
De medewerkers van OZ ondersteunen de studenten, cursisten en docenten en bepalen samen met hen het gezicht van de opleidingen. Daarbij zijn zij hét loket voor de dienstverlening aan studenten.
Je hebt een afgeronde academische opleiding en affiniteit met juridische onderwerpen en het hoger onderwijs, waar je ook een aantal jaren werkervaring hebt opgedaan. Uiteraard is je beheersing van de Nederlandse taal uitstekend, ben je in staat zelfstandig de schriftelijke communicatie van de examencommissie te verzorgen en ben je communicatief vaardig. Het beheersen van de Engelse taal is vereist. Verder werk je zelfstandig, resultaatgericht en nauwkeurig en heb je overtuigingskracht. Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Ook in complexe situaties behoud je het overzicht, ben je bestand tegen werkdruk en ben je in staat om je snel dingen eigen te maken. Ervaring met een digitaal documentbeheerssysteem en studentvolgsysteem zoals Osiris is een pre.
Het salaris voor deze functie bedraagt maximaal € 4.707 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).