Clusterassistent | Secretarieel

Solliciteer op de website van de werkgever

De functie van cluster assistent is zeer divers: je ondersteunt een cluster projectmatig op administratief, logistiek en secretarieel gebied. Je houdt o.a. overzicht over de programmaplanning, signaleert knelpunten en bent aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen. Daarnaast vertegenwoordig je onze opdrachtgever(s) en het (of meerdere) programma('s) naar buiten toe. Je onderhoudt contact en communiceert met betrokken partijen en stakeholders en treedt op als gastvrouw (of -heer) tijdens bijeenkomsten.

Wat ga je doen:

  • projectmatig, administratief, secretarieel en organisatorisch voorbereiden, ondersteunen en afhandelen van verschillende taken binnen een subsidieronde, waaronder: verzorgen van correspondentie, referentenbeoordelingen, commissiebeoordelingen en het monitoren van diverse lopende projecten;
  • plannen van complexe interne en externe vergaderingen, verzamelen van vergaderstukken en bewaken van voortgang van acties/besluiten;
  • administratief ondersteunen van de projecten en programma's;
  • aanspreekpunt, zowel intern als extern voor (internationale) referenten, projectleiders, commissieleden, etc. over algemene projectinformatie en administratief-organisatorische aangelegenheden;
  • organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen in samenwerking met de leden in het clusterteam;
  •  beheren van mailboxen en digitale werkdossiers;
  • hanteert procedures en administratieve werkwijzen.
Uren:
40

Over de werkgever

Onze opdrachtgever is een organisatie die gezondheidsonderzoeken leidt en het gebruik van de ontwikkelde kennis stimuleert om daarmee de zorg en gezondheid te verbeteren.

De afdeling clusterondersteuning

De programma-afdeling bestaat uit 14 clusters. Elk cluster wordt ondersteund door een aantal clusterassistenten. Deze clusterassistenten worden functioneel aangestuurd door de coördinerend cluster assistent. Er zijn 3 teams clusterassistenten. Dit zijn clusterondersteuning 1,2 en 3 en worden (hiërarchisch) aangestuurd door 3 hoofden clusterondersteuning.

Wat wij bieden

  • een leuke uitdagende baan in een enthousiast team en binnen een dynamische organisatie met maatschappelijke relevantie;
  • een detachering overeenkomst van 36 uur 1,0 fte) voor een periode van 1 jaar met uitzicht op een verlenging;
  • een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tot maximaal € 2.891,36 bruto per maand (salarisschaal 6 van de CAO Rijk, salarispeil 1 juli 2020) bij een 36-urige werkweek;
  • een prettige en informele werkomgeving waar flexibele invulling van werktijden tot de mogelijkheden behoort.
  • Startdatum in overleg.

Ben jij de persoon die de taken van de cluster assistent kan doen? Wij ontvangen graag jouw CV. Wil je eerst meer informatie? Dat kan: bel over deze vacature met Peggy Kooper, e-Recruitment Specialist, telefoon +31629537153.

Het sollicitatieproces

Lees meer op onze website over het sollicitatieproces bij Exact.

Exactpi Referentienummer: 3582 .

Vaardigheden

De cluster assistent  / project assistent die wij zoeken heeft (recent) administratieve project ondersteunende ervaring opgedaan. Je kunt projectmatig werken op diverse projecten tegelijk. Je vindt het leuk om te schakelen tussen verschillende taken en programma's. Als geen ander kan jij prioriteiten stellen en bewaak je termijnen en deadlines. Je kunt dus plannen en organiseren waarbij je soms moet improviseren. Je houdt het hoofd koel als het druk is.

  • werk-/denkniveau; MBO/MBO+.
  • Je kunt uitstekend omgaan met MS Office en andere datasystemen;
  • Uitstekende kennis van Nederlands en Engels in woord en geschrift;

Verder ben je

  • iemand die proactief taken oppakt en samen met de inhoudelijke cluster collega's de verantwoordelijkheid draagt voor de projectplanning;
  • in staat met een helicopterview overzicht te houden over het gehele proces;
  • een teamspeler bent die ook goed zelfstandig kan werken;
  • dienstverlenend en nauwkeurig bent en heb je een flexibele werkinstelling;
Ervaring

0 jaar

Opleiding

MBO

Wat wij bieden

Contract:
vast
Nu solliciteren

Solliciteer op de website van de werkgever

Of solliciteer later