Actief Werkt!

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Management assistent

Ben jij de hardwerkende duizendpoot waar de directie naar op zoek is? Krijg jij energie van ontzorgen? Kijk je steeds vooruit en ben je goed in (complex) agendabeheer in een ambtelijke en dynamische context? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Uren:
36
Dienstverband:
fulltime

Over de werkgever

Voor onze opdrachtgever, een overheidsorganisatie in Delft zijn wij opzoek naar een managementassistent. 

Wat ga je doen? 

  • Jij verzorgt alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor de directie. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Denk hierbij aan het inplannen of verzetten van afspraken en de afspraken maken op basis van urgentie. Voorafgaand aan vergaderingen controleer je de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, en plaatst ze in het administratiesysteem.
  • Je houdt de e-mails van de directeur bij en je kunt de mails zelfstandig behandelen of afhandelen. Je treedt op als contactpersoon voor directeuren naar de interne organisatie en externe omgeving.
  • Daarnaast heb je nog andere secretariële taken, bv. het regelen van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dat varieert van het regelen van lunches, catering en vervoer tot vergaderruimten. En het ontvangen, te woord staan en aanmelden van bezoekers.
  • Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Je ondersteunt ook het managementteam dat onder de directeur valt. Je monitort voor de directeur de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.

Je deelt de ondersteuning van 3 directeuren en de concern-controller met 1 andere collega. Bij afwezigheid vervangen jullie elkaar. Indien nodig word je ook ingezet op de vervanging van het secretariaat van de hoogheemraden, dijkgraaf en secretaris-directeur. De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket.

Wat wij bieden

  • Wij bieden jou een stevig salaris dat afhankelijk is van je opleiding en werkervaring. Deze functie kent een max van €3.560 bruto per maand o.b.v. 36 uur
  • 8,33% vakantiegeld en 25 vakantiedagen o.b.v. 40 uur per week
  • Het betreft een functie van 36 uur per week (fulltime)
  • Het start via Actief Werkt!, wel mogelijkheid tot overname door het bedrijf zelf bij goed functioneren 
  • Mogelijkheden om thuis te werken en op de prachtige locatie in hartje Delft!
  • De mogelijkheid om per week of per 4 weken uitbetaald te krijgen.

Vaardigheden

  • Je hebt mbo werk- en denkniveau
  • Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie
  • Je hebt goede kennis van Microsoft Office en bijbehorende applicaties
  • Aantoonbare ervaring met het eigen maken van nieuwe werkprocessen en systemen
  • Je wilt 4 dagen werken van 9 uur of 4 ½ dag van 8 uur
  • Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten, prioriteiten stellen en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.

Opleiding

mbo

Wat wij bieden

Salaris:
€ 3.560,-
tijdelijk