UvA

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Assistent Bedrijfsvoering

Houd je van een afwisselende baan, waarin geen dag hetzelfde is? Waarvan de werkzaamheden uiteen lopen van het organiseren van conferenties tot het ondersteunen in het maken van meerjarenbegrotingen en alles er tussen in? Vind je het leuk om midden tussen onderzoekers en studenten te werken? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren op de functie van assistent bedrijfsvoering bij het Korteweg – de Vries instituut voor Wiskunde (KdVI) aan de Universiteit van Amsterdam (UvA).

Voor het bedrijfsbureau van ons instituut zoeken wij een assistent bedrijfsvoering. Dit is een afwisselende en veelzijdige functie. Je assisteert de instituutsmanager bij de efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering en de processen die daarvoor van belang zijn, waaronder die van personeelsbeheer. Daarnaast ondersteun je de medewerkers van het instituut bij diverse niet-wetenschappelijke zaken, zoals huisvesting, ICT, outreachactiviteiten, cursus- en congresorganisatie en faciliteiten. Het bedrijfsbureau vormt tevens de verbinding naar centrale diensten en stafafdelingen van de faculteit. Als assistent bedrijfsvoering werk je nauw samen met het KdVI secretariaat en facultaire ondersteuners.

Wat ga je doen
  • Je draagt zorg voor adequate ondersteuning bij procedures & processen op het gebied van HR, zoals werving, selectie, wijziging dienstverband, uitdiensttreding e.d.;
  • In overleg met de instituutsmanager coördineer je de plaatsing van vacatures en coördineer je de administratieve verwerking van nieuwe arbeidsrelaties. Je bent verantwoordelijk voor de aanlevering van correcte personeelsmutaties bij het KdVI secretariaat en de afdeling P&O;
  • Je treedt op als de ICT-contactpersoon van het instituut en draagt zorg voor een goedwerkende ICT-structuur en bijbehorende informatievoorziening binnen het instituut;
  • Je ondersteunt het instituut bij het implementeren en uitvoeren van het facultaire personeelsbeleid, o.a. de voorbereiding en uitwerking van benoemings- en bevorderingsdossiers;
  • Je ondersteunt de instituutsmanager bij de voorbereiding van de begroting en realisatiecijfers van het instituut en van de extern gefinancierde projecten;
  • Je bent verantwoordelijk voor de (administratieve) uitvoering van de activiteiten van het Landelijk Netwerk Mathematische Besliskunde (LNMB), zoals de organisatie van cursussen, uitvoeren van cursusevaluaties en de organisatie van de jaarlijkse conferentie;
  • Je verzorgt, in samenwerking met de afdeling Communicatie, de externe communicatie van het instituut via de website en social media;
  • Je draagt bij aan de interne communicatie, zodat alle collega’s altijd tijdig en volledig op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen en buiten het instituut;
  • Je coördineert de reguliere activiteiten van het instituut, zoals alumnibijeenkomsten, workshops en outreachactiviteiten;
  • Je ondersteunt de instituutsmanager bij het verzamelen, presenteren en interpreteren van managementinformatie en bij het opstellen van jaarverslagen;
  • Je vervangt de instituutsmanager bij vergaderingen en facultaire overleggen indien nodig.
Wat vragen we van jou

Je hebt:

  • minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
  • werkervaring met taken op het gebied van personeelsbeheer;
  • kennis van de universitaire organisatie of andere organisatie(s) op het gebied van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek is een pre;
  • uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden;
  • een proactieve houding en kan prioriteiten stellen;
  • een integere en accurate mindset;
  • gevoel voor verhoudingen en je bent servicegericht;
  • een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Ons aanbod

Een tijdelijk dienstverband van een jaar voor 24 uur per week voor een jaar, bij voorkeur met ingang van 1 februari 2022. Indien we jouw functioneren positief beoordelen, volgt aansluitend een vast dienstverband. Het functieprofiel Coordinator Bedrijfsvoering met niveau 4 is van toepassing.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.700 tot €4.078 op basis van volledige werktijd (38 uur per week). Dit is exclusief 8 % vakantie- en 8,3 % eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de FNWI.

Over ons

Medewerkers van de FNWI worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.600 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 7.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Korteweg- de Vries Instituut (KdVI) is het instituut voor wetenschappelijk onderzoek in de wiskunde van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica. Daarnaast verzorgt het personeel van het instituut het wiskunde-onderwijs binnen de faculteit en organiseert het KdvI diverse activiteiten voor leerlingen en docenten van de middelbare school. Het KdVI werkt samen met het Centrum Wiskunde & Informatica (CWI), de Vrije Universiteit Amsterdam, de Universiteit Leiden en met de TU Eindhoven en is penvoerder van het Zwaartekrachtprogramma NETWORKS, het Landelijk Netwerk Mathematische Besliskunde (LNMB) en Mastermath.

Uren:
24 uur per week
Dienstverband:
parttime

Vaardigheden

Opleiding

hbo

Wat wij bieden

Salaris:
€ 2.700,- tot € 38,- per week
Contract:
Parttime