DC Engineers B.V.

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Managementassistent (7) 36 u/w

Standplaats: Het Timmerhuis, Halvemaanpassage 90
Duur: 6 maanden, start zsm
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 29 oktober 2021

Waar ben jij van?
Jij bent van structuur en houdt van uitdagingen. Als de hectiek rond jouw afdeling losbarst, weet jij als geen ander om rust te bewaren. Wil jij werken voor de mooiste gemeente van het land? Grijp dan nu je kans!

Jouw functie
Voor de afdeling Onderwijs ondersteun jij net als de andere managementassistenten, de afdeling en het management in het bijzonder secretariële, administratieve en facilitaire zaken. De managementassistenten van het team Bedrijfsvoering en werkprocessen (BW) verdelen het werk onderling. In samenspraak wordt het totaaloverzicht bewaakt en het werk geprioriteerd. Als managementassistent zorg je voor een inzichtelijk opgebouwd en onderhouden archief en documentatiesysteem en ook voor representatieve activiteiten voor de teammanagers.

Hoofdtaken:
•Je verzorgt administratieve ondersteuning, zoals agendabeheer van een of meerdere teammanagers, afspraken maken en beantwoording van diverse vragen (telefonisch of per mail);
•Je notuleert overleggen van teams en ook van teams met het scholenveld, de zgn. sectorkamer overleggen;
•Je verzorgt facilitaire zaken, zoals ruimtes boeken;
•Je verzorgt correspondentie, presentaties en Excel-documenten in opdracht van het
Afdelingshoofd en de teammanagers;
•Je coördineert de afhandeling van mailingen t.b.v. de afdeling;
•Je beheert het archief en documentatiesysteem van de afdeling;
•Je bepaalt op basis van eigen interpretatie de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke
samenstelling van de werkzaamheden en brengt indien nodig aanpassingen aan;
•Je bewaakt de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken;
•Je doet binnen de speelruimte van het eigen vakgebied verbetervoorstellen.

Jouw profiel
Afdeling Onderwijs is opzoek naar een representatieve managementassistent met doorzettingsvermogen, creativiteit, en een frisse positieve kijk op de problemen en uitdagingen van de afdeling. Je hebt een proactieve houding en gaat zelfstandig aan de slag met ondersteunende taken. Wanneer je tegen problemen of complicaties aan loopt, geef je niet direct op. Je hebt immers een doortastende instelling, en komt gemakkelijk tot innovatieve oplossingen. Verder ben je contactueel vaardig en vind je het leuk om met een team samen te werken. Met jouw klantgerichte houding zit het daardoor ook goed. Tot slot, ben je oprecht enthousiast over je vakgebied, en hebt zin om op een dynamische afdeling aan de slag te gaan.

Eisen
•Je hebt een Mbo-opleiding niveau 4 als Directiesecretaresse of Managementassistent afgerond;
•Je hebt minimaal één jaar werkervaring als Directiesecretaresse of Managementassistent, opgedaan in de afgelopen twee jaar;
•Je hebt minimaal één jaar werkervaring met het notuleren tijdens werkoverleggen, het maken van verslagen en het maken van een actie en besluitenlijst;
•Je hebt werkervaring met het inplannen en voorbereiden van vergaderingen in MS-teams of een soortgelijk communicatie en samenwerkingsplatform;
•Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend.

Wensen
•Je hebt werkervaring in het sociaal domein;
•Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente of overheidsinstantie.

De aangeboden kandidaat wordt niet als ZZP-er aangeboden.

CV eisen:
- Volledige naam + voorletters kandidaat
- Beschikbaar voor x aantal uren vanaf startdatum
- Opleiding
- Werkervaring
- Specifieke kennis
- Systeem kennis
- Relevante nevenactiviteiten
- Gevraagde certificaten + naam instituut + datum behaald
- in het Nederlands
- maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
Uren:
40

Over de werkgever

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.

Vaardigheden

  • Er is geen minimale opleiding vereist