Start People

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Bestuurssecretaresse

Vind je een politiek bestuurde organisatie en ontwikkelingen in de stad mateloos interessant? Heb je een goede balans tussen handen, hoofd, hart? En ben je erop gespitst om de vele prioriteiten met het juiste gevoel en verstand op te pakken en op ieder moment goed te besluiten wat er mee te doen?
Dan is het werken voor een wethouder van de 7e grootste stad van Nederland de baan voor jou!

Jouw handelen draagt bij aan het imago van de wethouder, binnen en buiten de organisatie.
Je werkt zelfstandig voor dezelfde wethouder. Ook ben je een een collegiale samenwerkingspartner binnen het cluster van 8 bestuurssecretaresses en werk je op een collegiale manier veel samen met zowel de woordvoerder en de bestuursadviseur van de wethouder in een staf. Samen met jouw collega secretaresses zorgen jullie voor rust, overzicht en de vereiste professionaliteit, je vervangt elkaar; en draagt als cluster bij aan de kracht en uitstraling in onze netwerkorganisatie.

Wat ga je doen?

  • Als doorgewinterde secretaresse ben je een echte duizendpoot. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer.
  • Je fungeert als poortwachter voor de mails en verzoeken die binnenkomen en maakt een eerste afweging wat er met de mails en verzoeken moet gebeuren. Mailbeheer is een essentieel onderdeel van je werk. Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop. Je bent de “oren en ogen” van de wethouder.
  • Je organiseert de inhoudelijke correspondentie van de wethouder (fysiek en online), je registreert, archiveert en bewaakt de voortgang van actiepunten. Daarnaast stel je correspondentie op en redigeer je deze. Uitgaande post laat je ondertekenen.
  • Je voert de regie over de agenda van de wethouder. Regelmatig hebben jullie agendaoverleg. Je bereidt op eenduidige wijze vergaderingen voor: agenda's maken, stukken verzamelen en distribueren, actie- en besluitenlijst opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je adviseert over de vorm van de vergadering en organiseert deze (online, fysiek, hybride).
  • Je maakt diverse planningen en organiseert mede speciale bijeenkomsten (evenementen en dergelijke).
  • Je zorgt voor administratieve ondersteuning, zoals archivering, relatiebeheer en beheer van documenten, relatiegeschenken en inkooporders.

Hoe ziet je dag eruit?
De dag begin je met een dagstart samen met het cluster bestuurssecretaresses. Hier deel je de meest relevante ontwikkelingen uit de organisatie. Je stemt samen bijzonderheden en prioriteiten af voor deze dag. Ideeën voor optimalisering van jullie werkprocessen agenderen jullie voor het wekelijks clusteroverleg. Daarna check je de agenda van die dag. Je kijkt welke aanpassingen je voor die dag moet doorvoeren en neemt hier direct actie op. Door jouw sensitiviteit op gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat weet jij de juiste prioriteiten te stellen en weet jij bij wie je moet zijn voor de juiste actie. Morgen staan er meerdere vergaderingen op de agenda en zet je voor de wethouder alle stukken klaar in iBabs. Vandaag sluit je aan bij het stafoverleg van de wethouder en hoor je wat er speelt, dit helpt jou bij het afstemmen van jouw werk. In de middag heb je een webinar met het Team Secretaresses over efficiënt werken in Outlook en Office. Op het eind van de dag check je nogmaals je inbox immers; prioriteiten en agenda kunnen nogal eens veranderen. Dat betekent opnieuw aan de slag met de digitalisering van vergaderstukken, mails die op het laatst nog verstuurd of gewijzigd worden en het aanbrengen van wijzigingen in de agenda. Met jouw organisatie skills staat de wethouder weer in stelling om zijn werk goed te kunnen doen. Zoals altijd is je dag totaal anders verlopen dan je had verwacht. Maar dit is wat jou uitdaagt. Bovendien heb je naaste collega's die dezelfde passie delen, en, je inzet draagt bij om de stad en de samenleving beter te maken.

Uren:
36

Over de werkgever

De gemeente Tilburg is een netwerkorganisatie in de 7e grootste stad van Nederland. Samenwerken met partners in de stad, in goed overleg naar de beste oplossingen zoeken, is voor de medewerkers van de gemeente vanzelfsprekend. Ervoor zorgen dat de inwoners, bedrijven en bezoekers zich prettig en welkom voelen in de stad hoort tot de belangrijkste taken van de medewerkers. Het spreekt voor zich dat de ambtelijke organisatie er voor moet zorgen dat de doelen van het stadsbestuur worden gehaald.

Wie ervoor kiest te solliciteren naar een functie bij de gemeente Tilburg maakt een goede keuze. Tilburg is een moderne, vooruitstrevende werkgever en in 2019 verkozen tot beste overheidsorganisatie. Het is een platte organisatie en de sfeer is collegiaal en informeel.

Wat wij bieden

  • Je komt te werken in het prachtige nieuwe stadhuis van de Gemeente Tilburg;
  • Een fulltime baan (36 uur) met een tijdelijk dienstverband in het Team Secretaresses. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden. Bij goed functioneren heb je kans op een vast contract bij de gemeente Tilburg!;
  • Waardevolle werkervaring voor op je CV;
  • De gemeente Tilburg besteed aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers middels cursussen en trainingen;
  • Je hebt een leidinggevende die jouw talenten en capaciteiten stimuleert, je hebt veel ruimte om je werk plaats- en tijdonafhankelijk in te delen, je leert veel mensen kennen, je hebt naaste collega's die dezelfde passie delen en wat je doet en bijdraagt is direct merkbaar. Bovenal: je inzet draagt bij om de stad en de samenleving beter te maken;
  • Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 7 (aanloopschaal 6). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.934,- maximaal € 3.176,- bruto per maand op basis van 36 uur per week;
  • Kom je uit de omgeving Eindhoven, Den Bosch, Roosendaal of Breda? Dan is dat geen enkel bezwaar! De werkplek is goed bereikbaar en wanneer je met het openbaar vervoer reist dan worden al je reiskosten vergoed.

Vaardigheden

  • Je beschikt over minimaal een MBO+ opleiding (afgerond) die raakvlakken heeft met het secretaresse vak;
  • Je hebt meerdere jaren werkervaring in een ambtelijke organisatie (gevoel voor politieke verhoudingen) - oftewel je brengt senioriteit mee. Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer; Het MS-Office pakket, zoals MS Teams, OneNote, Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om de applicaties waar de gemeente Tilburg mee werkt je snel eigen te maken.
  • Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig, stressbestending en proactief;
  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal, het schrijven van een formele motivatiebrief maakt deel uit van de sollicitatieprocedure;
  • Je weet goed welke belangen er spelen en hebt sensitiviteit op gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat. Integriteit en verantwoordelijkheid zijn erg belangrijk.
  • Je beschikt over een open en directe stijl van communiceren. Alertheid en snel schakelen zijn essentieel.
  • Je onderkent prioriteiten en acteert daar naar.
  • Liefst MBO niveau

Wat wij bieden

Salaris:
€ 2.170,-
tijdelijk