UvA

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretarieel Medewerker

Ben jij proactief, secuur en servicegericht? Voel jij je vertrouwt in de universitaire context? Vind je het leuk om te werken in een zeer internationale gemeenschap? Wij zoeken een secretarieel medewerker.

Het Amsterdam Institute for Social Science Research (AISSR) binnen de Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen (FmG) richt zich op onderzoek in historisch, vergelijkend en empirisch perspectief naar wording en werking van hedendaagse samenlevingen in onderlinge vervlechting. Het onderzoeksinstituut verenigt vier afdelingen: Politicologie; Geografie, Planologie en Internationale Ontwikkelingsstudies; Sociologie; en Antropologie. De AISSR biedt een promotieopleiding aan promovendi en is een organisatie voor hoogwaardig onderzoek, blijkend uit een duidelijke wetenschappelijke missie en kwalitatief goede onderzoeksprogramma’s, waarin binnen- en buitenlandse onderzoeksgroepen samenwerken aan maatschappelijk belangrijke thema's.

Wat ga je doen

Je maakt deel uit van het AISSR-secretariaat. Je ondersteunt de organisatie en haar medewerkers in alle secretariële en facilitaire zaken. Je bent daarmee in de meeste gevallen de schakel tussen de medewerker en andere centrale diensten van de universiteit.

Je zorgt in ieder geval voor de volgende zaken:

  • je bent het aanspreekpunt voor vragen van medewerkers;
  • je handelt vragen af per e-mail en telefoon;
  • je biedt facilitaire ondersteuning bij de organisatie van bijeenkomsten, seminars en andere wetenschappelijke activiteiten (zalen reserveren, catering reserveren, hotels boeken, tickets boeken);
  • je ondersteunt buitenlandse promovendi bij praktische zaken als huisvesting, verzekeringen en de visumaanvraag;
  • je beheert de jaarkalender van het AISSR-management en draagt zorg voor het inplannen van vergaderingen en bijeenkomsten aan de hand van die kalender;
  • je zorgt proactief en zelfstandig voor het voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen;
  • je houdt de administratie op orde en verzorgt de archivering van documenten;
  • je zorgt voor een actuele informatievoorziening van alles wat met het secretariaat te maken heeft.
Wat vragen we van jou

Wat heb je hiervoor nodig?

Je hebt:

  • aantoonbare ervaring met en interesse voor secretariaatswerkzaamheden;
  • aantoonbare administratieve ervaring;
  • ervaring met het maken van leesbare notulen in Nederlands en Engels;
  • uitstekende communicatieve vaardigheden en een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift
  • een goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Access, Teams).

Affiniteit met de universitaire context is een pré.

Je:

  • hebt een hands on mentaliteit;
  • bent representatief, proactief, betrokken en service-gericht;
  • kunt uitstekend verschillende ballen tegelijk in de lucht houden en prioriteiten stellen;
  • hebt een positieve instelling;
  • functioneert uitstekend zelfstandig binnen een team;
  • bent gestructureerd en kunt uitstekend plannen en organiseren;
  • beschikt over een flexibele werkhouding;
  • kunt jezelf snel nieuwe dingen eigen maken;
  • bent stressbestendig en past je makkelijk aan indien ad hoc situaties zich voordoen;
  • bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.
Wat bieden we jou

We bieden een fulltime dienstverband voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 10 oktober 2021 of eerder. Bij gebleken geschiktheid is een vast dienstverband mogelijk. Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2367 tot €3196 bruto per maand (salarisschaal 7) op basis van volledige werktijd (38 uur per week), exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

  • En uitdagende functie met afwisselende werkzaamheden en volop ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling bij een inspirerende organisatie.
  • Een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden.
  • Een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s.
  • Een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.
Over ons

De Universiteit van Amsterdam (UvA) is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

De Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen speelt een leidende rol in het adresseren van de grote maatschappelijke uitdagingen waar de wereld, Nederland en Amsterdam mee worden geconfronteerd, nu en in de toekomst.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Uva.

Uren:
38 uur per week
Dienstverband:
fulltime

Vaardigheden

Opleiding

hbo

Wat wij bieden

Salaris:
€ 2.367,- tot € 3.196,- per maand
Contract:
Fulltime