Start People

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Management assistent Parttime

Per 1 mei start een nieuwe divisiehoofd CFS. Met haar komst is er ook een vacature
voor een management assistent. De management assistent zal dus
samen met zijn/haar manager zich wegwijs gaan maken binnen het NFI.

Als management assistent beheer je de agenda van het divisiehoofd van CFS en ben
je een aanspreekpunt binnen het secretariaat. Je maakt afspraken, stelt de juiste
prioriteiten en draagt bij aan een efficiënte tijdsplanning. Ook organiseer je
vergaderingen, stelt hierbij de agenda’s op en zorgt ervoor dat iedereen de juiste
stukken voor de vergadering op tijd ontvangt. Daarnaast notuleer je het overleg en
verwerkt deze tot duidelijke verslagen. Je bewaakt de naleving van de gemaakte
afspraken en de routing en de termijnen hiervan. Verder volg je de ontwikkelingen
binnen de organisatie en omgeving, en attendeer je het divisiehoofd op de

  • ntwikkelingen en zaken die (extra) aandacht vragen.
    Het beheren van vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten hoort ook tot
    je werkzaamheden. Naast het behandelen van de in- en uitgaande correspondentie
  • ntvang en begeleid je bezoek en verricht je administratieve taken op het gebied
    van het personeel.

We zitten nog steeds in een thuiswerksituatie. Daardoor is het lastig inschatten hoe groot het takenpakket gaat worden. We zien binnen het NFI dat de taken per MA ook wel eens verschillen, dat is afhankelijk van wat het betreffende divisiehoofd “overlaat” aan zijn/haar MA.

En door het thuiswerken vervallen momenteel taken als het plannen van fysieke bijeenkomsten (inclusief boeken van zalen/locaties/catering).

Daarom starten we met 16 uur maar naar gelang de wensen van het divisiehoofd en de mate waarop we weer meer op kantoor mogen gaan organiseren kan dit mogelijk uitgebouwd gaan worden naar meer uren. Dit zou dan dus structureel zijn. Dit is echter geen toezegging.

Uren:
16

Over de werkgever

Ministerie van Veiligheid en Justitie, Het Nederlands Forensisch Instituut Den Haag.

De divisie Chemische en Fysische Sporen (CFS) is een divisie met 8 teams die

  • nderzoek uitvoeren aan verdovende middelen, explosieven, explosies, vuurwerk,
    schotresten, afvalstoffen, milieu, glas, tape, metaal, verf, kunststof, wapens,
    munitie, kras- indruk- en vormsporen, planten, dieren, markers en tracers,
    brandsporen, onbekende deeltjes, stoffen, producten en materialen, textiel en
    vezels en brandstoffen.
Wat wij bieden

  • Een werkweek van 16-32 uur (parttime/fulltime) binnen een uitdagende werkomgeving;
  • Een bruto uurloon tussen €15,53 - €20,25 (inschaling op basis van werkervaring);
  • Een tijdelijk dienstverband van met mogelijke verlengen;
  • De Rijksoverheid hanteert de volgende reiskostenvergoeding: €0,07 cent per kilometer (geen parkeerkosten), €0,19 cent met de fiets en 100% OV-kosten;
  • Werken via een toonaangevende uitzendonderneming met unieke vacatures die gespecialiseerd is binnen de overheid;
  • Werken binnen een organisatie die bijdraagt aan de samenleving voor Nederland;
  • Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste Recruiters & HR-medewerkers;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij gratis online trainingen aan via Good Habitz;
  • Voor deze opdrachtgever is het aanvragen van een VOG noodzakelijk (deze verzorgen wij voor jou);
  • De deadline voor deze vacature is 18-5-2021. Na deze datum word jouw sollicitatie niet meer in behandeling genomen.

Vaardigheden

De volgende taken en verantwoordelijkheden worden onderkend:

  • Het behandelen van in-, en uitgaande MT-correspondentie;
  • Het ontvangen en begeleiden van bezoek;
  • Het invoeren van bestellingen in Leonardo;
  • Het ondersteunen bij personeelsaangelegenheden o.a. administratieve
    afhandeling sollicitaties, NFI-toetsgesprekken en nieuwe medewerkers,
    stagiaires en ziek/betermeldingen;
  • Het organiseren en plannen van vergaderingen en evenementen binnen de
    divisie en met ketenpartners;
  • Het ondersteunen van de MT-overleggen van de divisie.

Eisen:

  • Je hebt een afgronde MBO/HBO opleiding;
  • Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als management assistente;
  • Ervaring met MS office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) Leonardo en P-Direkt;
  • 16 tot 32 uur (op verzoek) beschikbaar.

Opleiding

mbo

Wat wij bieden

Salaris:
€ 3.100,-
tijdelijk