Adecco

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Virtual Assistant

Wil jij graag aan de slag als Virtual Assistant bij een internationaal bedrijf in Rotterdam? En wil jij jezelf graag ontwikkelen als Assistant? Dan kom ik graag in contact met je.


Als Virtual Assistant ondersteun je op afstand senior managers, directors en partners van verschillende locaties in Nederland. Het werken in de pool, vraagt om een flexibele houding en geen dag is hetzelfde.

 

Agendabeheer en communicatie

  • Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van senior managers, directors en partners. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
  • Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

  • Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen.
  • Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
  • Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.
  • In- en uitgaande correspondentie
  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
  • Stelt concepten en/of platte teksten op.
  • Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
  • Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.
  • Archivering
  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Je gaat aan de slag bij een internationale organisatie in Rotterdam. Een succesvol bedrijf, waar je zult werken in de top van het bedrijfsleven. 


Wat bieden zij?

- Een uitdagende functie (detachering) met een tijdelijk contract en uitzicht op een vast dienstverband;

- Startdatum nader te bepalen (zo snel mogelijk); 

- Een kans om fulltime in 40 uur (parttime 32 uur is bespreekbaar) het verschil te maken; 

- Een salaris van maximaal € 2.700,- o.b.v. 40 uur; 

- Een goede werk-privébalans;

- Een laptop & telefoon;

- Flexibele werktijden, je deelt je eigen werktijden in.

  • Je hebt minimaal een relevante MBO-4 opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
  • Het betreft een medior functie, dus je beschikt over 2 tot 3 jaar werkervaring. Enige relevante werkervaring op het gebied van secretariële ondersteuning in een dynamische organisatie is wel gewenst!
  • Je bent 40 uur per week beschikbaar.
  • Je hebt ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • Je bent zorgvuldig en accuraat.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

Contactinformatie 

Ben jij enthousiast en wil jij graag deze functie creëren? Solliciteer dan via de button.

Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met Zoë Roorda - van Stee via 06-30630086.

Uren:
32 - 40

Over de werkgever

Je gaat aan de slag bij een internationale organisatie in Rotterdam. Een succesvol bedrijf, waar je zult werken in de top van het bedrijfsleven. 


Wat bieden zij?

- Een uitdagende functie (detachering) met een tijdelijk contract en uitzicht op een vast dienstverband;

- Startdatum nader te bepalen (zo snel mogelijk); 

- Een kans om fulltime in 40 uur (parttime 32 uur is bespreekbaar) het verschil te maken; 

- Een salaris van maximaal € 2.700,- o.b.v. 40 uur; 

- Een goede werk-privébalans;

- Een laptop & telefoon;

- Flexibele werktijden, je deelt je eigen werktijden in.

Wat wij bieden

Min Salary : || Max Salary :

Vaardigheden

Opleiding

mbo