Pon

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Executive Secretary Support

Wat ga je doen

Coördineren van verjaardagen en jubilarissen, het gereed maken en verzenden van relatiegeschenken, het verzorgen van locaties en catering: in de rol van Executive Secretary Support binnen Pon Holdings zit je geen moment stil!


Pon is een organisatie die wereldwijd opereert in diverse mobiliteitssectoren. Het hoofdkantoor van Pon, genaamd Pon Holdings, bevindt zich in het pand Move aan het Stadionplein in Amsterdam. De Executive Secretary van Pon Holdings ondersteunt de Raad van Bestuur van Pon op het gebied van persoonlijke assistentie (denk aan agendabeheer, coördineren en voorbereiden van vergaderingen en reizen), correspondentie (denk aan afhandelen van binnenkomende en uitgaande communicatie) en administratieve werkzaamheden.


Momenteel bestaat de Executive Secretary uit de twee Executive Assistants en zijn wij op zoek naar ondersteuning van deze twee assistants. In deze ondersteunende rol ben je onder andere verantwoordelijk voor:

  • Het ondersteunen en ontzorgen van de huidige Executive Assistants. Je helpt bij het coördineren van verjaardagen en jubilarissen, maakt personeels- en relatiegeschenken gereed en verzendt ze, helpt bij het organiseren van (virtuele) vergaderingen en eventuele locaties en catering. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld zodat de Executive Assistants meer ruimte hebben voor andere taken;
  • Het verwerken van administratieve werkzaamheden. Je zorgt voor het juist archiveren en documenteren van diverse bestanden. Je hebt te maken met vertrouwelijke documenten en weet daar goed mee om te gaan. Daarnaast zorg je voor de in- en uitgaande post en de voorraad van kantoorartikelen;
  • Het fysiek bezetten van het secretariaat in Amsterdam. We vinden het belangrijk dat het secretariaat fysiek bezet is om verzoeken vanuit gasten, de Raad van Bestuur en overige collega’s uit de organisatie adequaat op te vangen. Samen met de Executive Assistants zorg jij voor die bezetting;
  • Representatieve vertegenwoordiging van de afdeling en organisatie. Met een professionele glimlach help jij gasten en collega’s. Het maakt niet uit in welke situatie je iemand per telefoon, mail of fysiek te woord staat: jij houdt de Pon waarde hoog en zorgt dat men naar tevredenheid wordt geholpen.

In deze rol rapporteer je aan Marlous Roemers, Executive Assistant van de Chief Executive Officer van Pon.

Wat vragen we van jou
  • MBO+/HBO werk- en denkniveau;
  • Je hebt relevante ervaring in secretariële werkzaamheden of een rol waarin plannen, organiseren en hospitality essentieel zijn;
  • Je relevante ervaring heb je bij voorkeur opgedaan in een corporate / multinational omgeving;
  • Je bent minimaal 32 uur beschikbaar waarbij de woensdag en vrijdag een vereiste zijn;
  • Je bent ruim beschikbaar in de schoolvakantieperiodes;
  • Je bent flexibel om buiten de reguliere werktijden werkzaamheden te verrichten;
  • Je bent uitstekend in woord en geschrift in de Nederlandse en Engelse taal.

Hier herken jij jezelf in?

  • Je werkt kwaliteitsgericht waarbij je oog voor detail hebt en een representatieve vertegenwoordiging van de organisatie bent;
  • Je bent goed in plannen en organiseren waarbij je overzicht behoudt, structureert, prioriteert en zaken afmaakt;
  • Je luistert naar anderen en vraagt goed door zodat je bij de essentie terechtkomt. Op die manier maak je contact en sluit je goed aan op de behoefte van de ander;
  • Je bent stressbestendig: jij presteert optimaal onder druk en deadlines én blijft te allen tijde rustig.
Wat bieden wij
  • Een salaris tussen €2.500,- en €4.000,- (full time) op basis van ervaring;
  • Een flexibele werkplek inclusief smartphone en laptop;
  • Een individueel keuze budget waarbij jij bepaalt of je extra verlof of salaris uitkeert;
  • De waarde van het individueel keuze budget bestaat uit 8% vakantietoeslag, 5 bovenwettelijke vakantiedagen, 6 ADV-dagen per jaar en je 13e maand;
  • Ontspanning vinden we belangrijk waardoor je in ieder geval 20 wettelijke vakantiedagen per jaar opneemt;
  • Een collectieve zorgverzekering met bijdrage vanuit Pon;
  • Korting op producten van Pon merken, zoals een Gazelle fiets;
  • Een gezondheidsprogramma vanuit ‘Pon Vitality’.
Over de organisatie

Audi, Swapfiets, LEASE A BIKE, Gazelle, Check, Volkswagen, Caterpillar en Greenwheels. Inderdaad, bekende merken. Maar wist je ook dat dit een aantal merken zijn die bij Pon horen? Pon is één van Nederlands grootste familiebedrijven en een internationale handels- en serviceorganisatie op het gebied van mobiliteit. Wereldwijd werken bij Pon bijna 13.000 collega's verspreid over 450 vestigingen in 33 landen. Als je kiest voor Pon, kies je ook voor ‘de wereld van Pon’ waarin passie voor onze sterke merken en ondernemerschap centraal staan. Onze stoere merken vragen namelijk om ondernemende mensen. Hiermee bedoelen we mensen die de passie hebben om te presteren en die gaan voor concrete resultaten. Daarom bieden wij onze mensen vrijheid, vertrouwen en veel verantwoordelijkheden. Mensen die met plezier werken, presteren beter en komen met nieuwe ideeën

Overige informatie

Ben je enthousiast en ga je graag aan de slag in de functie als Executive Secretary Support met veel kansen om jezelf en Pon verder te ontwikkelen? Wij horen graag middels een motivatie jouw ideeën over hoe jij deze rol zou willen aanpakken en onze organisatie gaat verrassen

Voel je vrij om in plaats van een motivatiebrief, je motivatie op te nemen via een zelfgemaakt filmpje. Mocht het uploaden van het filmpje niet lukken via de website, dan kan je deze mailen naar astrid.vos@pon.com. Het CV dient wel via de website aangeleverd te worden.

Heb je nog vragen over de functie of onze organisatie? Neem dan contact op met Astrid Vos, HR Manager via 06-22897317 of astrid.vos@pon.com.

Je kunt tot en met 2 mei solliciteren op deze functie.

Sollicitatieproces

Het sollicitatieproces bestaat uit de volgende stappen:

  • Je stuurt je CV en motivatie (brief/filmpje) op; na de sluitingsdatum nemen wij binnen 1 week contact met je op over het vervolg van de procedure
  • Indien we je uitnodigen, vindt een eerste gesprek plaats op 10, 11, 17 of 18 mei
  • Als we beide een eerste klik ervaren, voeren we op 19, 20 of 21 mei een tweede gesprek
  • Uiterlijk de week daarna hoor je of je onderdeel uitmaakt van Pon middels de functie van Executive Secretary Support!
Uren:
32 - 40
Dienstverband:
fulltime, parttime
Type vacature:
Intern

Vaardigheden

Opleiding

HBO

Wat wij bieden

Contract:
Parttime - Fulltime