Adecco

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Secretaresse Universiteit Utrecht

Op zoek naar een leuke fulltime baan met kans op een vaste aanstelling?

En heb je ervaring als secretaresse binnen het onderwijs? Dan is dit mogelijk DE baan voor jou!


Bij Universiteit Utrecht hebben wij een vacature voor een ervaren secretaresse die graag werkt in een omgeving waar men open staat voor verandering en waar je kunt bijdragen aan verbetering.


Bij goed functioneren hoort t.z.t. een dienstverband bij Universiteit Utrecht voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.329,- en maximaal € 3.144,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. 


In deze functie werk je op twee plaatsen in de binnenstad en ondersteun je twee onderzoeksdirecteuren.


De ideale kandidaat voor deze functie is daadkrachtig en bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Verder werk je secuur en ben je goed in staat je eigen werk te organiseren. Affiniteit met het wetenschappelijk bedrijf is een pré.


Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit:

•Complex agendabeheer: plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan.

•Vergaderingen en overleggen: voorbereiden, organiseren en notuleren.

•Schriftelijke communicatie: opstellen, uitwerken, bewerken en afhandelen van e-mails, verslagen en brieven in het Nederlands en Engels.

•Digitale communicatie: opstellen en versturen van de nieuwsbrief (NL en EN), bijhouden van de informatie op de website.

•Overzichten en archivering: verzamelen en verwerken (in digitale systemen) van gegevens ten behoeve van overzichten, rapporten en dossiers, (digitaal) archiveren van stukken.

•Controleren van de door onderzoekers ingevoerde output.

•Het opstellen van overeenkomsten, ontvangen van buitenlandse gasten en contacten onderhouden met HR.

•Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en gastonderzoekers, e-mail bijhouden, post en telefoon.

•Administratieve ondersteuning: kopiëren, beheer kantoorbenodigdheden, catering, bestellingen doen, bijhouden/ontwikkelen lijsten, mailingen, buitenlandse gasten, reisaanvragen, declaraties, sleutelbeheer.


De kernwaarden: vertrouwen, eigenaarschap, veranderbereidheid en toekomstbestendigheid. Men wil werken volgens de Lean-systematiek en vindt het belangrijk dat er in het secretariaatsteam wordt samengewerkt op basis van vertrouwen. Een kritische houding, de bereidheid om te luisteren, openstaan voor verandering en bijdragen aan verbetering worden gewaardeerd. Zij staan open voor initiatieven die jouw ontwikkeling en die van het team ondersteunen. Verder toon je eigenaarschap in je werk en leg je voor jezelf de lat hoog.


Universiteit Utrecht:

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert de wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. De focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

Voor deze baan zoeken wij een secretaresse met:

•een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;

•een uitstekende beheersing van het Office pakket en andere digitale systemen en toepassingen (ervaring met universitaire systemen zoals SAP-SRM en PURE is een pré);

•ervaring met software zoals Maileon of Mailchimp;

•mbo+/hbo-denk- en werkniveau;

•secretariële ervaring, bij voorkeur bij een universiteit of onderwijsinstituut.


Verder zien wij ook graag bij een collega het volgende terug:

•een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;

•een hoge mate van professionele zelfstandigheid;

•plezier in het ondersteunen van processen en collega’s;

•goed overzicht kunnen houden en goed kunnen organiseren;

•een positieve, accurate en proactieve instelling;

•flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.


Uren:
32 - 40

Over de werkgever

Universiteit Utrecht:

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert de wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. De focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

Wat wij bieden

Min Salary : 14.00 || Max Salary : 21.80

Vaardigheden

Opleiding

hbo