Senior Executive Assistant (40 uur per week)

Matcht  Rotterdam Rotterdam NL 3-3-2018 04:17:11 18-5-2018 00:00:00

Over deze vacature
  • HBO
  • 40 uur
  • 30+ dagen geleden
  • 398 x bekeken
Over dit bedrijf

Vacature omschrijving

Als Senior Executive Assistant ondersteun je het Senior Management bestaande uit Directors en Partners. Je werkt voor de top van het bedrijfsleven in Nederland en dat vraagt veel van jouw manager en zijn team. Jij zorgt voor een perfecte planning van de dag en organiseert alles tot in de puntjes. Met de kwaliteit waar de organisatie voor staat. 

Agendabeheer en communicatie

  • Plannen, plannen plannen!! De agenda is leading voor de dag. Je maakt afspraken, coordineert deze en zorgt dat deze nagekomen worden. 
  • Je bent op de hoogte van alles, je leest de mail en geeft jouw manager door waar spoed is. Je antwoord, leest, delete spam en onnodige mails, denkt mee en regelt alle acties die nodig zijn.
  • Jij bent het eerste aanspreekpunt, je zorgt dat iedereen eerst jou belt zodat jij beter kunt schakelen en plannen. Je handelt de gesprekken zelf af of zet deze door naar jouw manager.
  • Je bent de ogen en oren van jouw manager. Dit betekent netwerken, praten met collega's, luisteren en de juiste contacten in- en extern leggen. 
  • Jij bent de kern van het team, zorgt dat alles om jou heen draait en je het eerste contact binnen het team bent. Dit doe je met flair en heel veel plezier. Alles draait soepel om jou heen dankzij jouw persoonlijke benadering.
  • Je organiseert en regelt de meetings intern en extern en zorgt dat alles daaromheen geregeld is.
  • De vergaderingen worden door jou georganiseerd en geregeld. Je zorgt dat alles voor deze veraderingen aanwezig is, nodigt deelnemers uit, maakt notulen, zet acties uit, zorgt dat de actiehouders op tijd in actie komen. Kortom jij zorgt dat de vergadering goed verloopt en goed georganiseerd is.
  • Je organiseert bijeenkomsten en evenementen, klein en middelgroot. Bedenkt nieuwe dingen, regelt locaties, nodigt mensen uit, zorgt voor alle informatie. Super leuk!
  • Je regelt zakenreizen en alles daaromheen, de vlucht, het hotel, reisdocumenten, visa. Je denkt na over vluchttijden, hotel, locatie van de meeting zodat jouw manager scherp en uitgerust op locatie komt.

In- en uitgaande correspondentie

  • Alles wat binnenkomt gaat langs jou. Klopt het, is het belangrijk, wie moet het afhandelen?
  • Je zorgt voor de in- en uitgaande documenten en zorgt dat deze bij de juiste mensen komt.
  • Dit alles doe je met respect en vertrouwen voor de informatie die jij voor ogen krijgt.
  • Je maakt concepten op voor jouw team en werkt mail, brieven, memo's en mededelingen uit voor het team.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Waar je kunt geef je inhoudelijke ondersteuning aan het team. Dit kan zijn op het gebied van Sales, Industry, Talent of Projecten. 
  • Je verzamelt, vraagt na en zoekt op internet of in de organisatie naar nieuws en informatie.
  • Je zorgt dat gevraagde rapportages aangeleverd kunnen worden.
  • Alle documenten worden door jou bewaard op een logische plek.
  • Hbo werk- en denkniveau
  • afgeronde secretariële opleiding
  • goede kennis van MS Office
  • uitstekende beheersing Nederlandse en Engelse taal
  • 5-10 jaar werkervaring

Ben jij er aan toe? Werken voor de top van Nederland? Een organisatie waar je alle kansen krijgt om te groeien en jezelf te ontwikkelen. Er wordt veel van je gevraagd maar je krijgt ook veel. In ieder geval leuke collega's, een mooi kantoor, teamwork, internationaal werken en....werken voor 1 van de beste werkgevers. 

Bedrijfsgegevens
Locaties
Den Haag
Bedrijfsgrootte
1-10
Branche
Uitzend/detachering/W&S
Internationaal
Nee
Vacature contactpersoon Matcht

Stel een vraag over deze vacature

Neem contact op met Sylvia Voorhout


Wij versturen jouw vraag naar de contactpersoon van deze vacature


Senior Executive Assistant (40 uur per week)

Solliciteer via bedrijf

Meer van dit bedrijf


Volgen

Vul uw e-mailadres in om updates over vacatures van dit bedrijf te ontvangen.

Vergelijkbare vacatures

Vacature info