Start People

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Management assistent

Voor een grote overheidsinstantie in Den Haag zoeken we een ervaren managementondersteuner bij directie Bedrijfsvoering, afdeling Staf te Den Haag.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee die vragen om aandacht.

Als managementondersteuner geef je secretariële ondersteuning aan de directeur Bedrijfsvoering(BV), de tactisch manager Expertise Centrum Lean (ECL) en de programmamanager Strategische Huisvesting (SHP). De overige managementondersteuners geven secretariële ondersteuning aan de overige MT-leden. De managementondersteuners werken samen om kennis te delen en elkaars back-up te zijn.

  • Je werkt samen met de directiesecretarissen en de overige managementondersteuners aan het uitvoeren van algemene directie-ondersteunende werkzaamheden.
  • Je bent ‘de toegangspoort’ tot de directeur Bedrijfsvoering voor de interne organisatie en externe partijen. Je beantwoordt de telefoon, verstrekt inhoudelijke informatie over de stand van zaken van de in behandeling zijnde onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de medewerker die het onderwerp in behandeling heeft.
  • Je beheert de agenda van de directeur en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Daarnaast beheer je de mailbox van de directeur en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maakt daarvan eventueel samenvattingen voor de directeur.
  • Je bewaakt de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
  • Je signaleert knelpunten en draagt hiervoor proactief verbeteringen aan.
  • De stukken voor de overleggen van de directeur zet je klaar in het administratieve systeem (iBABS). Voor de directeur handel je reisaanvragen en –declaraties af.
  • Je geeft ondersteuning bij het organiseren van directiebrede bijeenkomsten, zoals heidagen of managementbijeenkomsten.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

  • In een ondersteunde rol te zorgen dat de directeur Bedrijfsvoering zijn taken zo goed mogelijk kan uitvoeren.
  • Zorgen dat voortgang van gemaakte afspraken en besluiten worden bewaakt.
  • Dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.
Uren:
36

Over de werkgever

Je komt te werken voor een maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever binnen de Rijksoverheid in Den Haag. Het Team secretariaat bestaat op dit moment uit 3 managementondersteuners. Dit topteam, gevestigd in Den Haag is dynamisch, zelf organiserend en heeft een positieve grondhouding. De enthousiaste informele sfeer staat bij ons hoog in het vaandel!
De locatie ligt in hartje centrum en is perfect bereikbaar met het openbaar vervoer.

Het inwerktraject kan op locatie plaatsvinden, je werkzaamheden zul je daarna vanuit thuis uitvoeren.

Wat wij bieden

  • Zowel een parttime als fulltime werkweek van 32 tot 36 uur in een dynamische omgeving;
  • Je wordt beloond met een marktconform salaris van bruto € 2.420,81 schaal 7, conform cao Rijk.
  • Werklocatie Den Haag
  • Reiskostenvergoeding, 100% van je gemaakte kosten wanneer je reist met het OV;
  • Maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever;
  • Een tijdelijk dienstverband via Start People;
    Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij je talloze, gratis, online trainingen via GoodHabitz.

Vaardigheden

  • MBO werk- en denk niveau bij voorkeur heb je een afgeronde secretariële opleiding.
  • Je bent typevaardig en hebt een goede beheersing van Windows-gestuurde MS Office-applicatie (zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
  • De inrichting en werkwijze van een overheidsinstantie is jou bekend of je bent in staat om deze op korte termijn in de vingers te krijgen.
  • Je bent goed in staat om relevante verbanden te leggen, belangen in te schatten en consequenties af te wegen.
  • Je bent in staat snel te schakelen en kunt prioriteiten stellen.
  • Je werkt zorgvuldig, accuraat en discreet.
  • Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Je beschikt over een redelijke beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
  • Je bent klantgericht en dienstverlenend ingesteld.
  • Je kunt zowel goed zelfstandig werken als samenwerken.
  • Liefst MBO niveau

Wat wij bieden

Salaris:
€ 2.422,-
tijdelijk