Coördinator internationale verzending

Voor deze functie ben je veel in contact met diverse stakeholders. Denk hierbij aan de leveranciers van tabak, klanten, expediteur, verkopers, crediteurenadministratie en collega’s. Vanwege het internationale karakter verloopt alle communicatie in het Engels. Een goede beheersing hierin is dan ook een harde eis!

Maar wat ga je nu eigenlijk doen? Jij zorgt ervoor dat transactieformulieren gecontroleerd worden om vervolgens de verzending volgens de juiste procedures in te plannen. Met iedere klant zijn eigen afspraken gemaakt omtrent verzending en communicatie. Het is van belang dat je hier goed rekening mee houdt. Denk hierbij aan afspraken over markering- en verzendinstructies uitgeven volgens contracten, instructies, Letters of Credit van klanten, aan herkomst en/of leveranciers. Daarnaast beheer je de tarieven en boekingen bij de expediteurs.

Verdere werkzaamheden zijn onder andere:

• Coördineren en de communiceren van de verzendaangelegenheden zoals bijvoorbeeld boeking- en verzendgegevens naar klanten.
• Verzoeken indienen van conceptdocumenten van origines en leveranciers zodat je kan controleren of deze voldoen aan de eisen van de klant.
• Indien nodig het opstellen van interne documentatie als handelsfacturen, verzekeringspolissen, kwaliteitscertificaten zodat het dossier compleet is en ter goedkeuring naar de klant kan worden gestuurd.
• Na ontvangst van de definitieve (originele) documenten, via koeriersdienst, naar de klant verzenden.
• Controleren en versturen van rekeningen